NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC LINEAMIENTOS GENERALES PARA ANÁLISIS DE RESULTADOS DE AUTOEVALUACIÓN SEGÚN LA CARTA IBEROAMERICANA.

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1 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC LINEAMIENTOS GENERALES PARA ANÁLISIS DE RESULTADOS DE AUTOEVALUACIÓN SEGÚN LA CARTA IBEROAMERICANA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA (CICGP) Y PARA PLANTEAMIENTO DE PLANES DE MEJORA Secretaría para Asuntos Estratégicos Subsecretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado

2 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC El informe de resultados de la Autoevaluación debe contener una presentación gráfica (gráfico de barras) de las preguntas que han alcanzado menor puntaje, separada por capítulos. Estas preguntas representan las brechas que la Institución debe acortar a fin de encaminarse hacia una gestión de calidad, convirtiéndose en nuestras oportunidades de mejora. ANÁLISIS DE RESULTADOS Secretaría para Asuntos Estratégicos Subsecretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado

3 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC El primer paso consiste en determinar las brechas a nivel de capítulos de la CICGP. El segundo paso consiste en determinar las brechas a nivel de preguntas. Se sugiere prestar una especial atención a la autoevaluación del Capítulo Segundo (Principios Inspiradores) y a la de la Sección II del Capítulo Cuarto (Acciones e Instrumentos). ANÁLISIS DE RESULTADOS (cont.) Secretaría para Asuntos Estratégicos Subsecretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado

4 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC Tercer paso. A partir de esta brechas se identifican los “cómo” para acortar o cerrar estas brechas, los que vienen a ser acciones estratégicas, muy concretas, que nos encaminen al objetivo deseado. En algunas ocasiones estas acciones pueden ser proyectos de envergadura superior (Ej.: Diseño e implementación de sistemas tecnológicos informáticos; Diseño, construcción y operación de unidades operativas, etc.) ANÁLISIS DE RESULTADOS (cont.) Secretaría para Asuntos Estratégicos Subsecretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado

5 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC Primer paso. Nuestro autodiagnóstico o autoevaluación ha partido de un modelo sugerido en la CICGP, que es un modelo general que se aplica a cualquier Institución, lo que puede generar que algunas acciones o proyectos previamente identificados no hayan aparecido en el proceso. Este primer paso consiste en revisar y agregar aquellas acciones o proyectos que ya estén identificados en la Institución, y que no aparecieron en la autoevaluación. ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA Secretaría para Asuntos Estratégicos Subsecretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado

6 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC Segundo paso. Con el listado completo de “cómos”, acciones estratégicas y/o proyectos de envergadura, se sugiere hacer una primera priorización basada en una serie de factores (matriz de priorización en base a factores) (VER FORMATO 1 DE ARCHIVO EXCEL) Además se sugiere que las acciones que se decidan realizar no tengan un horizonte de terminación mayor a los dos años, es más, lo preferible es que sean acciones que se estime realizarlas en un año o menos. ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA (cont.) Secretaría para Asuntos Estratégicos Subsecretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado

7 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC Tercer paso. A partir de la priorización se procede a trabajar cada una de las acciones estratégicas, determinando para cada una lo siguiente: Meta final a alcanzar (qué y cuándo) Duración (incluye la programación en el tiempo) Indicador de cumplimiento (cómo saber si la forma en que se está realizando la acción permitirá alcanzar la meta) Equipo de Trabajo (Responsable y colaboradores directamente involucrados. En gestión de calidad no existen los colaboradores indirectos) Costo o presupuesto ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA (cont.) Secretaría para Asuntos Estratégicos Subsecretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado

8 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC Tercer paso (continuación). Para desarrollar lo anterior se recomienda irlo trabajando de una vez en dos Tablas. La primera es una matriz que contiene la información resumida por acción, que viene a ser una matriz de “n” filas y 6 columnas (VER FORMATO 2 DE ARCHIVO EXCEL). La segunda es un Gráfico tipo Gantt o Cronograma, al que se le agreguen las columnas correspondientes a la meta, al equipo de trabajo y al costo o presupuesto (VER FORMATO 3 DE ARCHIVO EXCEL). ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA (cont.) Secretaría para Asuntos Estratégicos Subsecretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado

9 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC Cuarto paso. Se procede a realizar una revisión y nivelación final del Plan de Mejora. Los elementos hasta aquí trabajados nos permitirán revisar al menos tres aspectos: El orden lógico secuencial de nuestra programación Los montos presupuestados (por acción y global) La carga de trabajo asignada a los equipos de trabajo (esta es una nivelación que debe guardar una íntima relación con la programación en el tiempo y el presupuesto) ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA (cont.) Secretaría para Asuntos Estratégicos Subsecretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado

10 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC Quinto paso. Una vez se esté satisfecho con lo trabajado se genera el Documento Final que contendrá la parte de los resultados de la Autoevaluación y el Plan de Mejora formulado. Esto es lo que deberá ser presentado a consideración de los Titulares. La clave es obtener el compromiso y apoyo de ellos. ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA (cont.) Secretaría para Asuntos Estratégicos Subsecretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado

11 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC Como podrá observarse, el Plan de Mejora es un conjunto de Proyectos de Mejora, por lo que debe garantizarse su coordinación y articulación institucional. El Plan de Mejora resultante deberá integrarse al Plan Estratégico Institucional. Es importante tomar en cuenta que el Plan de Mejora resultante deberá estar acorde con la Metodología presentada por la Subsecretaría a la Red de Calidad el 16 de Septiembre pasado. CONSIDERACIONES FINALES Secretaría para Asuntos Estratégicos Subsecretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado

12 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC MODELO SALVADOREÑO DE EXCELENCIA SGC (ISO 9001/2008) Servicio al cliente 5 “S” Sistema Integrado de Gestión (al menos): SGC / SIGMA (ISO 14001) / SIGPRE (OHSAS 18001) EL CAMINO A LA EXCELENCIA

13 NOV 2010 Equipo Técnico Interinstitucional de Calidad - ETC EN EL CAMINO HACIA LA CALIDAD Y LA EXCELENCIA NO HAY OBSTÁCULOS SÓLO EXCUSAS