Importancia de los sistemas de información administrativo

Sistema de Información Administrativa “Combinación de distintos recursos (base de datos, intranet, pagina web) por los cuales la empresa llega a manejar situaciones u otras cosas de manera eficaz y mantener un record continuo de aquello de lo que la empresa realice.”

¿Por qué son importantes? Su importancia recae en el simple hecho de que ofrecen mecanismos que permiten que la empresa/organización logre conseguir la información exacta y adecuada por la que puedan alcanzar los objetivos de la empresa.

Empresas actuales que los utilicen La mayoría de las empresas del mundo cuentan con sistemas de información administrativa puesto facilitan el trabajo de la mayoría de la gente en la oficina. Además, suele suceder que no todas las empresas usen los mismos sistemas de información lo que trae variedad al asunto.

Ejemplo práctico Si un investigador privado desea conocer detalles de la vida personal de su “proyecto”, lo único que necesitaría es acceso a las bases de datos pertenecientes al Estado puesto es allí el medio principal para que el investigador logre encontrar la información que necesita mientras realiza varios casos policiacos a la vez.

Beneficios de los sistemas de información administrativa

Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la organización, pues es diferente hacer el análisis desde el punto de vista de una empresa comercial a una de tipo académico que pretende prestar un servicio social como lo es la salud o educación pública.

Debe cumplir con las funciones: Recibir, procesar y almacenar los datos Transferir y difundir la información conforme la necesita. Producir informes y copias según sea la necesidad del momento.

Beneficios Acceso rápido a la información y por ende mejora en la atención a los usuarios. Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas. Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual. Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de información que presentan elementos claros y sustentados.

beneficios Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para encontrar y manipular la información. Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la comunicación Organización en el manejo de archivos e información clasificada por temas de interés general y particular. Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo electrónico, multimedia, teleconferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales.

Beneficios Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales. Aumento de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda y generación de información repetida.

Los Medios de un Sistema de Información Administrativo

Teleconferencia Se ofrece mediante cámaras y monitores de televisión ubicados en determinadas instalaciones. Es una conferencia simultánea con varias personas a la vez, puede ser en sus computadoras utilizando un software especial.

Telefax Es una herramienta tecnológica utilizada en las oficinas para enviar cualquier documento de una terminal a otra, utilizando la línea telefónica. Actualmente, existen varios modelos, de acuerdo a las necesidades y a la frecuencia de uso de los clientes.

Las Videoconferencias Permiten llevar a cabo el encuentro de varias personas ubicadas en sitios distantes y establecer una conversación como si se encontraran reunidas en una sola. Es una comunicación en dos sentidos: en señales de audio y de vídeo.

El Vídeo Teléfono Permite a los usuarios mantener una conversación vía telefónica y visualizar a la persona que está al otro extremo de la línea telefónica.

Conclusión En conclusión, los medios de comunicación ayudan mucho a las empresas hoy en día, con ellas estas pueden comunicarse de manera eficaz y rápida con otras empresas de cualquier parte del mundo. Ayudan a los negocios o reuniones con socios que estén en otro lugar sin necesidad de reunirse en un lugar en específico.