Instructivo diligenciamiento plan de mejoramiento

Plan de mejoramiento Herramienta metodológica que permite identificar, analizar y definir acciones de mejora dentro del S.I.G.A.

Objetivo del plan de mejoramiento “Integra las acciones de mejoramiento que buscan fortalecer el desempeño, misión y objetivos institucionales, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas, así como la evaluación de la Oficina de control Interno y las autoevaluaciones realizadas”

¿Donde formulo el plan de mejoramiento? Formato PE-GS-2.2.1-FOR-26 plan de mejoramiento aplicativo LVMEN

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento Factor Tipo Calidad Administrativa Calidad Académica Control Interno Selecciona desde el listado de opciones la procedencia de las oportunidades de mejora o no conformidades que se van a registrar

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento Detalle Elemento o circunstancia, que contribuye al mejoramiento del proceso, programa o el sistema de gestión, para lo cual seleccione de la lista de opciones la casilla que le corresponda Detalle Auditoría Interna Auditoría Externa

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 1. Descripción de la oportunidad de mejora o no conformidad Oportunidad de mejora No conformidad Acciones orientadas a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos en un proceso, actividad o proyecto Incumplimiento ante un requisito (estudiante, legal, institucional, normativo) Descripción de la oportunidad que pretende mejorar en el proceso, actividad o proyecto Descripción de la oportunidad de mejora / hallazgo de la no conformidad Descripción de la no conformidad que debe corregir

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 2.Causa Solo aplica para la no conformidad El análisis de causa raíz (ACR) se utiliza para investigar cuáles son las causas que han originado en un determinado problema o incidencia frente a la acción correctiva (No conformidad) Causas ACR Análisis Causa Raíz Para los casos de trabajar una oportunidad de mejora, no es necesario realizar análisis de causas.

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 3. Proyecto o actividad Proyecto o acción En esta celda se diligencia el nombre del proyecto o acción a emprender, para superar la no conformidad o trabajar la oportunidad de mejora. ¿Qué voy hacer? Definir una o más acciones de mejora para subsanar o corregir la causas de la no conformidad u oportunidad de mejora

Descripción de la actividad Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 4. Descripción de la actividad Descripción de la actividad ¿Cómo lo voy hacer? Describa actividad(es) especificas a emprender o desarrollar para trabajar el proyecto o acción. Nota: Pueden ser más de una

Responsable proceso y/o subproceso Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 5. Responsable de proceso y/o subproceso Citar el responsable (Cargo) de trabajar las acciones Ejemplo: Rector… Vicerrector… Director… Jefe… Responsable proceso y/o subproceso

Indicador / denominación de la unidad de medida de la actividad Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 6. Indicador/ denominación de la unidad de mediad de la actividad ¿Cómo se mide? Nombre de la unidad resultante de la actividad a realizar, puede ser: Ejemplos: Cuantitativo: Número o porcentaje… Cualitativo: Procedimiento, reunión, registro de asistencia… Indicador / denominación de la unidad de medida de la actividad

Cantidad de medida de la actividad Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 7. Cantidad de medida de la actividad En esta casilla se cuantifica la actividad, establecida en unidades o porcentajes de acuerdo a su denominación. Ejemplo: Un procedimiento… Dos reuniones… Tres capacitaciones… Cuatro visitas de campo… Cantidad de medida de la actividad 4 1 3 7 8

Periodicidad o frecuencia de realización de la actividad Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 8. Periodicidad o frecuencia de realización de la actividad En esta casilla se debe determinar con que frecuencia se va a ejecutar la actividad: Ejemplo: Semanal Mensual Trimestral, Semestral Anualmente Bianual Periodicidad o frecuencia de realización de la actividad Semanal Mensual Trimestral Semestral Anual Bianual

Porcentaje del nivel de avance de cumplimiento de la meta % Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 9. Meta Nivel de avance Porcentaje del nivel de avance de cumplimiento de la meta % Meta Registre el % de avance de la actividad o el plan que se viene desarrollando. Registre el % total que quiere lograr (Meta) de acuerdo la actividad o acción Nota: Este campo se diligencia por Centro de Gestión de Calidad y Acreditación Institucional o la Oficina de Control Interno

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 10. Recursos Identifique que recursos requiere para el desarrollo de la actividad:: Talento humano Recursos financieros Recursos físicos (tecnológicos o de infraestructura) Recursos Especifíquelos

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 11. Situaciones que afectan el plan de mejoramiento Riesgos Identifique dos posibles riesgos que pueden afectar el desarrollo del proyecto o la acción.

Evidencia de cumplimiento Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 13. Evidencia de cumplimiento Cite las evidencias que dan respuesta a la oportunidad de mejora o la no conformidad trabajada. (Evidencias) Ejemplo: Listado de… Registro de… Documento de… Informe de… Evidencia de cumplimiento

Fecha de inicio programada Fecha de finalización programada Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 14. Fecha de inicio programada 13. Fecha de finalización programada Fecha de inicio programada Fecha de finalización programada Diligencie: DIA-MES-AÑO que se dará inicio al proyecto o actividad Diligencie: DIA-MES-AÑO que se dará fin al proyecto o actividad

Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento Esta celda se llena únicamente para Acreditación: Realizar una priorización, asignándole un peso a cada proyecto de una escala de 0 a 100, teniendo en cuenta que la sumatoria de todas las actividades realizadas deben dar como resultado un 100% Ejemplo: Sensibilización del PEI: 20% Modificación del programa: 70% Propuesta cambios normativo: 10% 15. Peso del proyecto Peso del proyecto

Cierre de la oportunidad de mejora y/o no conformidad Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 16. Cierre de la oportunidad de mejora y/o no conformidad Verificación de la eficacia de la acción trabajada, con el fin de evaluar si las acciones emprendidas o trabajadas cumplen satisfactoriamente. Esto lo hace el Centro de Gestión de Calidad y Acreditación Institucional o la Oficina de Control Interno Cierre de la oportunidad de mejora y/o no conformidad