Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia

COMPLEMENTARIEDAD DEL MECI Y EL SIGC PRODUCTOS RESULTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN

BASES NORMATIVAS MECI - SGC LEY 872 DE 2003 Constitución Política 1991, arts. 209 y 269 SGC LEY 87 DE 1993 MECI Decreto 1599 de 2005 Decreto 2913de 2007 Decreto 4110 de 2004 2 Años 20 mayo 2007 8 diciembre 2008 4 Años 8 diciembre 2008 MECI 1000:2005 NTCGP 1000: 2004

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (L87/93) El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTROL DE GESTIÓN CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL ESTRATÉGICO MÉTODOS PROCEDIMIENTOS ACTUACIONES ACCIONES ADM. INFORMACIÓN ADM. RECURSOS ESQUEMA DE ORGANIZACIÓN PLANES PRINCIPIOS NORMAS Mecanismos de Evaluación y Verificación MECANISMOS DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN CONTROL DE EVALUACIÓN

ACTUAR VERIFICAR HACER PHVA MECI - SGC 4. Requisitos generales 5. Responsabilidad de la Dirección 6. Gestión de recursos SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO SUSBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN ACTUAR 8. Medición, Análisis y Mejora PLANEAR VERIFICAR HACER SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 7. Realización del producto o servicio

PROPOSITO MECI 1000:2004 SGC – NTCGP 1000:2004 Proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades, con el fin de orientarlas hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. Orientado a dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades

AUTOCONTROL FUNDAMENTOS AUTORREGULACIÓN Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo detectar desviaciones y efectuar correctivos. AUTOCONTROL FUNDAMENTOS Aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del SCI. AUTORREGULACIÓN Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada AUTOGESTIÓN

Cultura vs. Políticas Las políticas oficiales especifican que es lo que quieren los directores que suceda. La cultura de la organización determina lo que sucede en la realidad, y que reglas se obedecen o ignoran.

Factores de Control Informales vs. Formales Manuales Políticas Procedimientos Burocracia Jerarquía Regulaciones Leyes Normas Alto AB AA BB BA Bajo Bajo Alto Informales: Etica, Liderazgo, Competencia, Comunicación, Moral, Trabajo en equipo, Confianza.

“Esperanza firme que se tiene de algo o de alguien” Confianza Resultado de tres clases de Juicios “Esperanza firme que se tiene de algo o de alguien” Juicio de veracidad: Coherencia entre lo que se dice y lo que se hace. Juicio de competencia: Se conoce la idoneidad del otro para el desempeño. Juicio de inclusión: Se hace parte de la planeación hacia el futuro. Se tienen en cuenta mutuamente, preocupación por el bienestar común.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PRINCIPIOS MECI - SGC CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD IGUALDAD Enfoque hacia el cliente Participación activa de los servidores públicos MORALIDAD Liderazgo EFICACIA Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones ECONOMÍA Mejora continua Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CELERIDAD Enfoque basado en los procesos Mejora continua IMPARCIALIDAD Participación activa de los servidores públicos PUBLICIDAD Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores Coordinación, cooperación y articulación RESPONSABILIDAD Enfoque hacia el cliente Enfoque del sistema para la gestión. Liderazgo EFICIENCIA Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.

ELEMENTOS COMUNES Responsabilidad Alta Dirección Comité de Coordinación Equipo MECI- Calidad Representante por la Dirección Principios Gestión por procesos Capacitación Equipos y servidores Administración del Riesgo Controles Información Comunicación Satisfacción usuarios clientes Necesidades grupos de interés

ROLES Y RESPONSABILIDADES COMITÉ DE COORDINACION Informa en tiempo real los inconvenientes detectados COMITÉ DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO Evaluador Independiente Establecer, Desarrollar y Mantener GOBERNANTE O GERENTE PUBLICO JEFE DE CONTROL INTERNO Diseñar Métodos y Procedimientos NIVEL DIRECTIVO Responsabilidad De Implementar El SCI SERVIDORES PUBLICOS Aplicarlos Mide el Grado de Avance y Desarrollo del SCI

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO PRODUCTO AMBIENTE DE CONTROL PRODUCTO SGC MECI Documento con principios y valores construido con participación. Socialización de a todos los servidores P. Transparencia 6.2 Talento Humano Acuerdos, compromisos y protocolos éticos (Estandar de conducta) 6.2.2. Competencia, toma de conciencia y formación

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO Desarrollo del Talento Humano AMBIENTE DE CONTROL PRODUCTO MECI SGC Plan Institucional de Formación y Capacitación. Manual de funciones Programa Inducción Programa Bienestar Plan incentivos Selección Meritocrática Evaluación desempeño 6.2 Talento Humano Desarrollo del Talento Humano 6.2.2. Competencia, toma de conciencia Y formación

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO 5. Responsabilidad de la Dirección AMBIENTE DE CONTROL PRODUCTO SGC MECI 5. Responsabilidad de la Dirección Acuerdos de Gestión suscritos y evaluados en las entidades. Evidencias que soporte el compromiso de la alta dirección Procesos de Comunicación 5.1 Compromiso de la Dirección Estilo de Dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO DIR EC. ESTRATÉGICO SGC PRODUCTO MECI Planes y Programas 5.Responsabilidad de la Dirección 5.3 Política de calidad 5.4.2 Planificación del sistema de calidad La misión y visión institucionales Objetivos institucionales Cronogramas, responsabilidades y metas Definición de indicadores 5.4 Planificación 7.1 Planificación del producto/servicio

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO DIR . ESTRATÉGICO PRODUCTO SGC MECI 4. Sistema de gestión de la calidad Procesos caracterizados Mapa de procesos Divulgación del Modelo de Operación por Procesos Gestión por procesos 4.1 Requisitos generales Modelo de operación por procesos 4.2 Gestión Documental 5.4.2 Planificación del sistema de calidad

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO DIR . ESTRATÉGICO PRODUCTO MECI SGC Estructura organizacional flexible. Estructura con planta de personas, funciones, competencias, niveles de responsabilidad y autoridad Los perfiles de los cargo. 5. Responsabilidad de la Dirección 5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación Estructura organizacional 6. Gestión de Recursos 6.1. Provisión de recursos 6.2. Talento Humano

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO ADMON. DEL RIESGO SGC MECI 4.1(g) Identificar puntos de control sobre riesgos Contexto estratégico Identificación de riesgos Análisis de riesgos Valoración de riesgos Políticas de administración de riesgos PRODUCTOS 5.6.2 (h) Riesgos como entrada a revisión por la Dirección 7. Realización del producto o servicio 8. Medición, Análisis y Mejora

Mapa de riesgos institucional (Plan de manejo de riesgos) CONTEXTO ESTRATÉGICO Identificación de los factores internos y externos de riesgo IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Identificación de los riesgos con base en los objetivos de los procesos institucionales ANÁLISIS DE RIESGOS Análisis de la probabilidad de ocurrencia de los riesgos Análisis del impacto de las consecuencias de los riesgos Evaluación del riesgo frente a los procesos VALORACIÓN DE RIESGOS Mapa de riesgos institucional (Plan de manejo de riesgos) POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Definición y divulgación de las políticas de administración del riesgo a todos los servidores de la entidad

SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN ACT IVIDADES DE CONTROL SGC PRODUCTO MECI 4.1. Requisitos generales 4.2. Gestión documental 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio 7.5 Producción y prestación Políticas de Operación adoptadas por procesos y documentadas Divulgación de las políticas de operación Políticas de operación 8.2.4. Seguimiento y medición del producto y/o servicio 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos

ACTIVIDADES DE CONTROL SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN SGC PRODUCTO MECI 4.1. Requisitos generales 4.2. Gestión documental 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio 7.5 Producción y prestación Procedimientos adoptados y divulgados Procedimientos 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5.3. Acción preventiva

SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN ACTIVIDADES DE CONTROL PRODUCTO SGC MECI 4.1. Requisitos generales 4.2. Gestión documental Incorporar los controles preventivos riesgos. Indicadores definidos por proceso 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio 7.5 Producción y prestación Controles Indicadores 8.2.4. Seguimiento y medición del producto y/o servicio. 8.2 Seguimiento y medición 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos

SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN ACTIVIDADES DE CONTROL PRODUCTO SGC MECI 4.1. Requisitos generales 4.2. Gestión documental 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio 7.5 Producción y prestación 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio 7.5 Producción y prestación Manual de Operaciones adoptado y divulgado Manual de Procedimientos/ Operación 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos

Normas que establecen objetivos, estructura y funciones de la entidad. Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia MANUAL DE OPERACIÓN Normas que establecen objetivos, estructura y funciones de la entidad. Acto Administrativo de adopción o modificación del Sistema de Control Interno. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. Misión y Visión. Objetivos. Mapa de Procesos. Caracterización de Procesos incluyendo los indicadores y controles. Normograma de la entidad. Descripción de procesos. 28

SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN PRODUCTOS SGC MECI INFORMACION 4.2.3 ( f) Control de documentos de origen externo Recepción y registro de la ciudadanía Fuentes de información primaria Mecanismos para la obtención información para la gestión Información Primaria 5.2. Enfoque al cliente

Información Secundaria SGC PRODUCTOS 4.1. b, Determinar secuencia e interacción de procesos Recibir sugerencias o recomendaciones de servidores Tablas de retención documental Información primaria procesada (manuales informes, actos administrativos, registros) MECI INFORMACION 4.2. Gestión Documental Información Secundaria 4.2.4. Control de registros 8.2 Seguimiento y Medición 8.4. Análisis de datos SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN

SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN Sistemas de Información PRODUCTO SGC MECI INFORMACION 4.1 (d) Recursos e información para apoyo a la operación Sistematización de la correspondencia Medios para la atención de quejas y reclamos. Sistema documental institucional Sistemas de Información 6.3. (b) Equipo para los procesos 4.1. (d) Recursos e información para apoyo a la operación

SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN Comunicación Organizacional PÚBL I CA SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN PRODUCTO SGC MECI POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Comunicación entre la dirección y los servidores Comunicación entre los responsables de los procesos 5.1 Compromiso de la Dirección 5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.5.3. Comunicación interna Comunicación Organizacional

SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN COMUNICACIÓN PÚBL ICA PRODUCTOS SGC MECI Medios de Comunicación entre la entidad y cliente, organismos de control y los grupos de interés Informe de resultados de gestión de la Entidad Rendición anual de cuentas. Publicación trámites y formularios oficiales 7.2. Procesos relacionados con el cliente Comunicación informativa 7.2.3. Comunicación con el cliente

Medios de comunicación SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN PÚBLICA PRODUCTO SGC 5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación MECI Medios de comunicación entre la dirección de la entidad y los servidores Area de atención al usuario. Medios de acceso a la información con la que cuenta la Entidad 5.5.3. Comunicación Interna Medios de comunicación 6.3. (c) Servicios de apoyo comunicación 7.2. Procesos relacionados con el cliente 5.5.. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación 7.2.3. (a), Información sobre producto / servicio SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN

SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN SGC PRODUCTO MECI 4.1. c, Requisitos generales Actividades de sensibilización sobre la cultura de la autoevaluación. Procedimientos de autoevaluación definidos Autoevaluación del control 8.2.3. Seguimiento y medición De los procesos 8.2.4. Seguimiento y medición del producto y/o servicio

SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN PRODUCTO SGC MECI Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación. Procedimientos de autoevaluación de gestión definidos Seguimiento a los indicadores 5.6. Revisión por la Dirección 8.4. Análisis de datos Autoevaluación de Gestión 8.5.1. Mejora continua

SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN EVALUACION INDEPENDIENTE SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN PRODUCTO SGC MECI Informe ejecutivo anual del sistema de control interno. Procedimiento de auditoria interna 5.6. Revisión por la Dirección Evaluación del sistema de control interno Auditoría interna 8.2.2. Auditoría interna 8.4. Análisis de datos 8.5.3. Acción preventiva

PLANES DE MEJORAMIENTO SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO MECI SGC PRODUCTO 5.6. Revisión por la Dirección INSTITUCIONAL PLANES DE MEJORAMIENTO Institucional 8.4. Análisis de datos Procedimiento definido para la elaboración del plan de mejoramiento institucional 8.5.1 Mejora continua 8.5.2. Acciones Correctivas 8.5.3. Acciones Preventivas 6.2.2., d Competencia, Toma de conciencia y formación

PLANES DE MEJORAMIENTO SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO MECI SGC PRODUCTO 5.6. Revisión por la Dirección INSTITUCIONAL Procedimiento definido para la elaboración del plan de mejoramiento por procesos e individual 8.4. Análisis de datos PLANES DE MEJORAMIENTO Procesos Individual 8.5.1 Mejora continua 8.5.2. Acciones Correctivas 8.5.3. Acciones Preventivas 6.2.2., d Competencia, Toma de conciencia y formación

VENTAJAS Y RIESGOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL MECI

VENTAJAS DE IMPLEMENTAR EL MECI Facilita que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de la política y objetivos de calidad Define y aplica medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones Mejora el servicio y atención al usuario, destinatario o beneficiario

VENTAJAS DE IMPLEMENTAR EL MECI Mejora la rentabilidad de la entidad en cuanto a la administración de sus áreas Garantiza la estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación. Evita la duplicidad de acciones y desgaste administrativo Permite unificar criterios

RIESGOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Falta de liderazgo y apoyo de la alta gerencia Deficiencia en las actividades previas a la implementación: Sobredimensionar o subestimar del alcance del proyecto No disponibilidad del equipo de trabajo humano adecuado Ausencia de compromiso del personal de la entidad

RIESGOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Entrega de información pobre, incompleta o tardía No preparación adecuada en la capacitación No asignación de recursos Baja disposición al estudio y autocapacitación Distribución inadecuada de responsabilidades

“ TODO LO QUE USTED HAGA O SUEÑE QUE PUEDE HACER, COMIENCELO YA, LA OSADIA CONTIENE EN SI, PODER Y MAGIA” GOETHE

E_mail: meci@dafp.gov.co Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia Direccción de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites WWW.dafp.gov.co Carrera 6 No. 12 – 62. Piso 5 PBX: 3344080 a 87 Extensión 165, 126,146 y 135. FAX: 3412120 Teléfono Directo: 3360686 E_mail: meci@dafp.gov.co