Qué deben hacer las organizaciones para tener un buen D.O.? Conseguir los fines y objetivos perseguidos Adaptarse al medio y a la situación dentro de la que han de desenvolverse Conservar su equilibrio interno Mantener su cohesión interna (permanecer integrados)

DIMENSIONES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

El siguiente paso para entender las organizaciones es determinar las dimensiones que describen las características específicas del diseño organizacional. Estas dimensiones describen a las organizaciones de la misma manera en que la personalidad y características físicas describen a una persona.

Las dimensiones organizacionales se dividen en dos tipos: Estructurales y contextuales. Las dimensiones estructurales describen las características internas de una organización. Ellas establecen las bases para medir y comparar a las organizaciones. Las dimensiones contextuales caracterizan a toda la organización incluyendo el tamaño, la tecnología, el ambiente externo y los objetivos. Ellas describen el conjunto organizacional que influencia y da forma a las dimensiones estructurales. Las dimensiones contextuales representan un conjunto de elementos en la que yacen las estructuras y los procesos de trabajo. Para entender y evaluar a las organizaciones, uno debe examinar tanto las dimensiones contextuales como las estructurales. Estas dimensiones del diseño organizacional interactúan entre sí y pueden ser ajustadas para lograr los objetivos de la organización.

Dimensiones estructurales 1. Formalización: representa la cantidad de documentación escrita en la organización 2. Especialización: es el grado por el cual las tareas organizacionales son subdivididas en funciones separadas. 3. Estandarización: Es la extensión en la cual actividades con trabajos similares son desarrolladas de una manera uniforme. 4. Jerarquía de autoridad: Describe quién reporta a quién y el tramo de control de cada administrador.

5. Complejidad: Se refiere al número de actividades o subsistemas dentro de la organización. 6. Centralización: Se refiere al nivel jerárquico que tiene una autoridad para tomar una decisión. 7. Profesionalismo: Es el nivel formal de educación y entrenamiento de empleados. 8. Razones de personal: Se refiere a la designación de personas a varias funciones y departamentos. Incluyen razones administrativas, de personal directivo, personal profesional y razones de empleados directos e indirectos.

Dimensiones contextuales 1. Tamaño: es la magnitud de la organización representada por el número de empleados. 2. Tecnología organizacional: es la naturaleza del subsistema de producción, e incluye las acciones y técnicas usadas para cambiar las entradas de la organización en salidas. 3. El ambiente externo: incluye los elementos fuera de los límites de la organización. 4. La estrategia y objetivos de la organización: definen el propósito y técnicas competitivas que las diferencian de otras organizaciones similares. 5. La cultura de la organización: es el fundamento de un conjunto de valores claves, creencias, entendimientos y normas que comparten los empleados.

Las trece dimensiones contextuales y estructurales señaladas anteriormente son interdependientes. Por Ejemplo una organización de tamaño grande, con una tecnología rutinaria y un ambiente externo estable, tienden a crear una organización que tiene una mayor formalización, especialización y centralización. Estas dimensiones proveen las bases para la medida y análisis de las características de una organización y ellos revelan información importante en la misma.

Niveles de la empresa Si consideramos a la empresa como un sistema, donde todas las partes están interrelacionadas y son interdependientes, de tal modo que lo que sucede en una afecta el desempeño de las otras, se requiere una estructura y una organización de las funciones y actividades que permita el mejor desempeño de las competencias individuales en beneficio de la colectividad. No importa si su empresa maneja el modelo de los equipos auto dirigidos de alto desempeño y se organiza de manera holística, en relaciones interdependientes e interconectadas, o sigue el modelo tradicional piramidal, de líneas de mando y dependencias directas, de acuerdo a niveles jerárquicos

Nivel de la alta dirección: Su competencia principal radica en su visión y liderazgo, para infundir a toda la organización el espíritu y el clima laboral. Su función principal es la planeación estratégica, es quien tiene la visión del negocio, establece la misión o razón de ser y los objetivos estratégicos a largo plazo. Junto con los niveles medios y con apoyo de la base operativa, realiza el análisis del entorno para determinar las acciones a realizar como equipo, dentro de la organización. Nivel de los mandos medios: En la estructura organizacional son los niveles como gerencias, jefaturas y supervisión. A este nivel le corresponden la planeación táctica, es decir, bajar a nivel de planes y programas las estrategias. Este nivel es responsable del Desarrollo Organizacional, es “el jamón del sándwich”. En gran parte depende de este nivel la creación del clima laboral y la relación que establece el nudo de comunicación entre la base operativa y la Alta Dirección.

Nivel operativo: Es la parte más numerosa de personas. Los remeros en el barco. Quienes ejecutan las operaciones. Llevan a la práctica y realizan las acciones que corresponden a los procesos del sistema para convertir los insumos en productos o servicios. Y es en este nivel donde se debe trabajar intensamente a fin de lograr el clima de satisfacción, responsabilidad y participación, que incremente la productividad de la empresa.

Ambiente externo: Dominio ambiental, incertidumbre ambiental, adaptaciónón a la incertidumbre ambiental Dominio Ambiental Las organizaciones muchas veces intentan cambiar el entorno. Hay cuatro técnicas para influir o cambiar el dominio del entorno de una empresa. Las organizaciones deciden en que negocio estar, en que mercado entrar y que proveedores, bancos, empleados o sitios utilizar y su dominio puede cambiar. La organización puede buscar nuevas relaciones en el entorno y desechar las antiguas. Una organización puede tratar de encontrar un dominio donde haya poca competencia, pocas regulaciones gubernamentales, clientes adinerados y barreras para mantener fuera a la competencia.

Actividad Política, Regulación: La política comprende las técnicas para influir en la legislación y regulaciones gubernamentales. La estrategia política puede utilizarse para reducir barreras gubernamentales en contra de nuevos competidores. Asociaciones Comerciales: Gran parte del trabajo para influir en el entorno se logra junto con otras organizaciones que tienen intereses similares. Actividades Ilegitimas: Las actividades ilegitimas representan la última técnica que algunas veces utilizan las compañías para controlar su dominio del entorno. Ciertas condiciones, como bajas utilidades, presión por parte de los altos directivos o recursos escasos en el entorno pueden llevar a los directivos a adoptar comportamientos que no se consideran legítimos.

Modelo Integrado organización – entorno: La incertidumbre mayor se resuelve a través de una mayor flexibilidad estructural y la asignación de departamentos y funciones adicionales de frontera. Cuando la incertidumbre es baja. Las estructuras directivas pueden ser más mecánicas y el número de departamentos y funciones de fronteras es mínimo.

Incertidumbre ambiental Los patrones y eventos que ocurren en el entorno se pueden explicar a partir de diferentes dimensiones. dimensiones, como si el entorno es estable o inestable, homogéneo o heterogéneo, simple o complejo la munificencia, o cantidad de recursos disponibles para sustentar el crecimiento de la organización; si esos recursos están concentrados o dispersos; y el grado de consenso en el entorno concerniente al dominio intentado por la organización. Estas dimensiones se resumen en dos formas esenciales en que el entorno influye en las organizaciones :

a)La necesidad de información acerca del entorno b) La necesidad de recursos del entorno. Las organizaciones deben enfrentar y administrar la incertidumbre para ser efectivas. Las incertidumbres significan que las personas encargadas de tomar decisiones no cuentan con la información suficiente de los factores del entorno, y la predicción de los cambios externos es difícil. La incertidumbre incrementa el riesgo de fracaso de las respuestas organizacionales y dificultad de cálculo de los costos y de las probabilidades asociado a las alternativas de decisión.

La organización también está interesada en los recursos materiales y financieros y en la necesidad de asegurar la disponibilidad de los recursos. A pesar de que los sectores del entorno general pueden creara incertidumbre para las organizaciones, por lo general, determinan la incertidumbre del entorno organizacional implica centrarse en los sectores del entorno de tareas. Las organizaciones deben enfrentar y administrar la incertidumbre para ser efectivas. Las incertidumbres significan que las personas encargadas de tomar decisiones no cuentan con la información suficiente de los factores del entorno, y la predicción de los cambios externos es difícil. La incertidumbre incrementa el riesgo de fracaso de las respuestas organizacionales y dificultad de cálculo de los costos y de las probabilidades asociado con las alternativas de decisión. Dimensión Simple – Compleja: Está relacionada con la complejidad en el entorno, la cual se refiere a la heterogeneidad, el número y las diferencias de los elementos externos relevantes para las operaciones de la organización. Cuanto más factores externos influyan en la organización y mayor sea el número de empresas en el dominio organizacional, mayor será la complejidad.

Dimensión Estable – Inestable: Se refiere al dinamismo en los elementos del entorno. Un dominio del entorno es estable si es el mismo durante el periodo de mes o años. Las condiciones inestables representan elementos del entorno que cambian con la brusquedad. Los dominios del entorno parecen ser cada vez más inestables para la mayoría de las organizaciones.

Adaptación a la Incertidumbre ambiental La incertidumbre del entorno representa una contingencia importante para la estructura organizacional y comportamientos internos. Una organización en un entorno determinado puede ser administrada y controlada de manera diferente de una organización en uno incierto en lo referente a sus puestos y departamentos, a su diferenciación organizacional, integración, sus procesos de control y la planeación y pronósticos para el fututo. Las organizaciones necesitan un ajuste correcto entre su estructura y entorno.

Puestos y Departamentos: A medida que se incrementa la complejidad y la incertidumbre en el entorno externo, también lo hace la cantidad de puestos y departamentos dentro de la organización cada sector en el entorno requiere un empleado o departamento que se responsabilice de el. Al departamento de recursos humanos le corresponde el manejo de la gente desempleada que desea trabajar para la compañía. El departamento de marketing encuentra a los clientes. El personal de compras obtiene materia prima de ciertos proveedores. El grupo de finanzas trata con banqueros. Amortiguamiento e interconexión de fronteras: El método tradicional para hacer frente a la incertidumbre del entorno ha sido el establecimiento de departamento de amortiguamiento. El propósito de las funciones de estos es absorber la incertidumbre del entorno.

Diferenciación e integración: La diferenciación organizacional implica a “las diferencias en las orientaciones cognitivas y emocionales entre los directivos en distintos departamentos funcionales y la diferencia en la estructura formal entre los departamentos. Cuando el entorno es complejo y cambia rápido, las divisiones organizacionales se especializan en un nivel más alto para manejar la incertidumbre en un sector externo. Análisis comparativo de los procesos: En entornos muy cambiantes, las organizaciones internas eran mucho más espontaneas, con flujos mas libres y adaptables. Con frecuencia las reglas y las regularizaciones no estaban escritas o si lo estaban, eran ignoradas. Las personas tenían que encontrara su propia forma de manejarse a través de un sistema para saber que hacer.

Fuentes de consulta Franklin, Enrique Benjamin. (2008) Organización de empresas. Tercera Edición. Ed. Mc Graw Hill. Facultad de Contaduría y Administración, UNAM. México. Koontz Weuhrich, Cannice. (2008) Administración una perspectiva global empresarial. Ed. Mc Graw Hill.