GESTIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE FUENTES 22/5/2018 Rafael N. Taylor, Departamento de Asuntos de Veteranos Charles G. McCarthy, Administración de Servicios Generales IAS

GESTIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE FUENTE El precio más bajo técnicamente aceptable vs. Compensación Personalizar criterios de evaluación para diferentes tipos de compras Creación de juntas de evaluación y equipos técnicos para revisar las propuestas

PRECIO MÁS BAJO TÉCNICAMENTE ACEPTABLE VS. COMPENSACIÓN Métodos de Evaluación El mejor valor se decide en una de dos maneras : Método de compromiso: los factores que no son de precio tienen un papel más importante El precio más bajo, técnicamente aceptable: el precio tiene el rol mas importante

PRECIO MÁS BAJO TÉCNICAMENTE ACEPTABLE VS. COMPENSACIÓN Al realizar decisiones de compensación, los beneficios percibidos de la propuesta de mayor precio deben ameritar el costo adicional, y la justificación de las compensaciones debe documentarse en el archivo de contrato. Para usar de manera efectiva el proceso de compensación : Debe indicar claramente todos los criterios de evaluación y los sub-criterios significativos y su importancia relativa en la solicitud. La licitación debe indicar si todos los criterios de evaluación que no sean el costo o el precio, cuando se combinan, son significativamente más importantes que, aproximadamente iguales o significativamente menos importantes que el costo o el precio.

PRECIO MÁS BAJO TÉCNICAMENTE ACEPTABLE VS. COMPENSACIÓN Criterios y subcriterios de evaluación utilizados para : Evaluar qué tan bien el enfoque de cada licitante cumple con los requisitos de la Redacción de Solicitudes de Propuestas (RFP, según sus siglas en inglés). Identificar fortalezas y debilidades en las propuestas. Distinguir significativamente entre propuestas para que podamos elegir el mejor valor para el gobierno. Ejemplos: costo, calidad, enfoque técnico, experiencia, capacidad de gestión, desempeño pasado, calificaciones del personal, etc.

PRECIO MÁS BAJO TÉCNICAMENTE ACEPTABLE VS. COMPENSACIÓN El precio más bajo, técnicamente aceptable (LPTA) El precio tiene el papel más importante y debe ser justo y razonable Basado en presupuestos competitivos Si solo una cotización, otras comparaciones son posibles Factores determinantes del precio Condiciones de mercado Cantidad o tamaño Ubicación geográfica Poder adquisitivo del dólar Alcance de la competencia Tecnología Requisitos gubernamentales únicos

Personalizar criterios de evaluación para diferentes tipos de compras PERSONALIZAR LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN POR TIPO DE ADQUISICIÓN Personalizar criterios de evaluación para diferentes tipos de compras Los tipos de contrato varían según El grado y el momento de la responsabilidad asumida por el contratista por los costos de desempeño; El grado de supervisión ejercido por el gobierno sobre el desempeño del contratista; y La cantidad y naturaleza del incentivo de beneficio ofrecido al contratista por alcanzar o exceder los estándares u objetivos especificados. Dos tipos de contratos son Precio fijo (FFP) El riesgo de rendimiento / costo recae principalmente en el contratista. Reembolso de los gastos (CR) El riesgo de rendimiento / costo recae principalmente en el gobierno.

PERSONALIZAR LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN POR TIPO DE ADQUISICIÓN Precio Fijo Los contratos FFP por sus siglas en ingles, son adecuados para adquirir artículos comerciales o suministros, o servicios basados en especificaciones razonablemente definidas. Los contratos FFP son apropiados cuando el riesgo de desempeño es bajo (por ejemplo, tecnología madura, procesos probados, materiales ampliamente utilizados, etc.). Puede ser basado en entregables o basado en rendimiento. Los contratos FFP generalmente no son apropiados para la mayoría de los proyectos de I + D. El funcionario de contrataciones debe ser capaz de establecer precios justos y razonables al principio : Mediante una adecuada competencia de precios, A través de comparaciones razonables de precios con compras anteriores, o El costo disponible o la información de precios permite estimaciones realistas de los costos probables del desempeño.

Reembolso de los Gastos PERSONALIZAR LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN POR TIPO DE ADQUISICIÓN Reembolso de los Gastos El contratista solo acepta proporcionar los "mejores esfuerzos", incluso si esto no genera entregables, el contratista quedará indemne. Los ahorros de costos se devuelven al gobierno. El sobrecosto es pagado por el gobierno. Los contratos de excedentes costo son apropiados cuando el riesgo de desempeño es alto (por ejemplo, tecnología de vanguardia, procesos no probados, materiales no procesados, etc.).

Jugadores clave para la selección de fuentes JUNTAS DE EVALUACIÓN Y EQUIPOS TÉCNICOS DE SELECCIÓN DE FUENTES Creación de juntas de evaluación y equipos técnicos para revisar las propuestas Jugadores clave para la selección de fuentes Autoridad de selección de fuente (ASF) Consejo Asesor de Selección de Fuentes (CASF) Junta de evaluación de selección de fuente (JESF) Otros [jefe de proyecto, oficial de contratación (OC), asesor legal, asesores]

ASF CASF JESF Organización de selección de fuente simple JUNTAS DE EVALUACIÓN Y EQUIPOS TÉCNICOS DE SELECCIÓN DE FUENTES Organización de selección de fuente simple ASF CASF JESF Equipo de gestión Equipo técnico

Plan de selección de Fuente (PSF) JUNTAS DE EVALUACIÓN Y EQUIPOS TÉCNICOS DE SELECCIÓN DE FUENTES Plan de selección de Fuente (PSF) Un documento que describe cómo se organizará y realizará la selección de fuente. Especifica el enfoque del gobierno para solicitar y evaluar propuestas. Describe la estructura organizacional de selección de fuente. Designa quién realizará las evaluaciones. Después de que la autoridad de selección de fuente (ASF) aprueba, es el "Plan de juego".

Autoridad de Selección de Fuente (ASF) JUNTAS DE EVALUACIÓN Y EQUIPOS TÉCNICOS DE SELECCIÓN DE FUENTES Autoridad de Selección de Fuente (ASF) Se designa al OC como ASF a menos que el jefe de la institución delegue esta autoridad a otra persona para una compra en particular o un para un grupo de compras. Establece un equipo de evaluación. Aprueba la estrategia de selección de fuente o el plan de compras. Asegura consistencia en la solicitud. Asegura que las propuestas se evalúen como se indica en la solicitud. Considera "recomendaciones" de juntas / asesores. Selecciona el mejor valor para el gobierno.

Consejo Asesor de Selección de Fuente (CASF) JUNTAS DE EVALUACIÓN Y EQUIPOS TÉCNICOS DE SELECCIÓN DE FUENTES Consejo Asesor de Selección de Fuente (CASF) Se asegura que los recursos y el tiempo no sean excesivos. Revisa y aprueba los factores de evaluación. Determina la importancia de los factores. Aprueba la membresía del CASF. Asegura la capacitación del CASF. Prepara el análisis de los resultados de la evaluación del CASF. Recomienda fuentes si se solicitan. Prepara el documento de decisión de selección de fuente.

Consejo de Evaluación de Selección de Fuente (CESF) JUNTAS DE EVALUACIÓN Y EQUIPOS TÉCNICOS DE SELECCIÓN DE FUENTES Consejo de Evaluación de Selección de Fuente (CESF) Revisa y evalúa las propuestas en profundidad, de manera justa e imparcial. Identifica los aspectos que requieren aclaraciones o tienen deficiencias. Califica cada propuesta en relación con los estándares de evaluación. Prepara y envía el informe de evaluación. Asiste al OC. Participa en las sesiones de información. Los deberes del CESF tienen prioridad. Conflictos de intereses reales / potenciales (CDI). Experiencia adecuada. Papel de asesores externos / requisitos para los informes. Comprende la no divulgación y la confidencialidad. Seguridad en la comunicación Comprende los hitos.

Información de Selección de Fuentes JUNTAS DE EVALUACIÓN Y EQUIPOS TÉCNICOS DE SELECCIÓN DE FUENTES Información de Selección de Fuentes Información cuya divulgación pondría en peligro la integridad o la finalización exitosa de la compra. Información sensible del gobierno perteneciente a la selección de fuente, tales como POE, Hojas de trabajo de análisis, Contenido de la propuesta Informes, Evaluaciones de paneles de selección de fuente, Consejos

Protección de la Información de Selección de Fuente JUNTAS DE EVALUACIÓN Y EQUIPOS TÉCNICOS DE SELECCIÓN DE FUENTES Protección de la Información de Selección de Fuente Todos los miembros de la CESF deben evitar la divulgación no autorizada de información relacionada con la evaluación, e incluso la aparición de Conflictos de Interés (CDI). Cada miembro es personalmente responsable de la seguridad de los datos. El oficial de contratación sirve como único punto de contacto entre los licitantes y el gobierno después de la solicitud de propuesta (SDP). Nunca discutir información sobre procedimientos de selección de fuente con personas que no sean miembros.

GESTIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE FUENTES Gracias! Para más información, favor de contactar a: Rafael Taylor: rafael.taylor@va.gov Charles McCarthy: charles.mccarthy@gsa.gov