LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO POR ADMINISTRACIÓN EN LA SEP 2009-2010

OBLIGACIÓN NORMATIVA NORMA DÉCIMA SEGUNDA Los Oficiales Mayores y equivalentes en las dependencias establecerán las medidas necesarias para realizar inventarios físicos totales cuando menos una vez al año y por muestreo físico cuando menos cada tres meses, cotejando los bienes contra los registros en los inventarios Manual de Procedimientos para la Administración de Bienes Muebles en Unidades Administrativas y Planteles Educativos de la Secretaría de Educación Pública

ALCANCE Todas las unidades responsables de la SEP 1,300 CENTROS DE TRABAJO Todas las unidades responsables de la SEP Todos los bienes muebles instrumentales propiedad de la SEP, que se encuentran en los centros de trabajo ubicados tanto en el D. F. como en el interior de la República 3.6 MILLONES

ANTECEDENTES RESULTADOS OBTENIDOS Un Levantamiento Físico por año desde el 2004 y hasta el 2007 Dos Levantamientos Físicos en el 2008 RESULTADOS OBTENIDOS Cifras parciales Levantamiento físico incompleto Cifras NO confiables Observaciones del O. I. C. que comprueban los tres puntos anteriores

RESULTADOS ESPERADOS Conocer el inventario real de la SEP, tanto en cantidad como en valor Que el inventario físico sea igual al inventario electrónico registrado Que todos los bienes muebles instrumentales de la SEP estén etiquetados y resguardados Que no existan “pendientes antiguos” respecto a movimientos de alta o baja Que se realicen conciliaciones entre las áreas de inventarios y financieros

Director de Almacenes e Inventarios CONTROL Y SEGUIMIENTO Director de Almacenes e Inventarios Responsable de conducir la organización general del proyecto Atender y resolver las dudas o problemática que se presente Facilitar las reuniones para la información de avances, de la Operación y Control General

CONTROL Y SEGUIMIENTO Reuniones de Trabajo S E S OF. C SRIO S E M S Coordinadores Administrativos D A I O I C S E B Informa respecto de los avances y problemática O M U P E P E Se levanta acta de la reunión sancionándola los que en ella intervengan

RECOMENDACIONES OPERATIVAS El proceso de Levantamiento Físico no cambia la operación y entrega de información obligatoria El Levantamiento Físico se circunscribe sólo a bienes muebles instrumentales El proceso de Levantamiento Físico se realiza ligado al contenido del Manual de Procedimientos vigente, NO deberán quedar pendientes de documentar bienes sobrantes o faltantes, la documentación que se genere formara parte del expediente Los Coordinadores Administrativos y los titulares de los Centros de Trabajo son los directamente responsables de que se lleve a cabo Levantamiento Físico, así como de la documentación soporte Todos los Bienes Muebles Instrumentales deberán estar resguardados, tanto electrónica como documentalmente; en opinión de la DGAJ, es valido que personal de honorarios firme resguardos

RECOMENDACIONES OPERATIVAS Los bienes que se hubieren entregado para su uso a Entidades Federativas ó a otras instancias, (Dependencias, Órganos Desconcentrados, Descentralizados etc.) y que no se hubieran formalizado, se tomarán como verificados físicamente El Titular del Centro de Trabajo o en su caso el Coordinador Administrativo, deberá formalizar el levantamiento Físico del Inventario, un Informe Circunstanciado, el cual se integra con todas las actas y documentación soporte del proceso Los bienes no localizados, de los cuales no exista evidencia documental, deberán formalizarse de inmediato como baja por extravió y el Coordinador Administrativo solicitará su autorización a la DAI, anexando la documentación soporte Los bienes que resulten como sobrantes, de los cuales no exista evidencia documental de su origen, deberán formalizarse como alta por indocumentación y el Coordinador Administrativo solicitará su autorización a la DAI, anexando la documentación soporte

RECOMENDACIONES OPERATIVAS Los bienes que resulten como sobrantes, de los cuales exista evidencia documental, deberán formalizarse de inmediato como alta por el concepto que le corresponda: por Entrada de Almacén SEP, por Compra Directa, por Donación, por Producción, por Reposición o por Transferencia y el Coordinador Administrativo solicitará su autorización a la DAI, anexando la documentación soporte Los bienes que resulten como faltantes, de los cuales exista evidencia documental, deberán formalizarse de inmediato como baja por el concepto que corresponda: Robo o Siniestro; o bien como movimiento al inventario: por Cambio de Adscripción, por Duplicidad y el Coordinador Administrativo solicitará su autorización a la DAI, anexando la documentación soporte En el caso de bienes que resulten como faltantes, que sean parte de algún proceso autorizado en curso, pendiente de concluir o afectarse, se deberá documentar e incluirse en el Informe Circunstanciado El titular del Centro de Trabajo y/o el Coordinador Administrativo, será el responsable de certificar que a cada uno de los bienes muebles que corresponda a su CT o UR, les sea colocada una etiqueta especial del Levantamiento Físico del Inventario 2009-2010

RECOMENDACIONES OPERATIVAS Las etiquetas especiales que no sea posible adherir a los bienes por sus características o tamaño, deberán pegarse en una hoja con la imagen del bien Cada UR deberá hacerse cargo de los gastos que genere el Levantamiento Físico del Inventario, incluyendo la capacitación que se requiera Para el Levantamiento Físico del Inventario se deberán utilizar exclusivamente las “etiquetas especiales” y deberán ser de un color distinto al que ordinariamente utilizan. En aquellas regiones o zonas en las que por las condiciones climáticas, las etiquetas tienden a despegarse rápidamente o bien en las adheridas a mobiliario escolar que los alumnos despegan a propósito; deberá contarse con una reseña fotográfica como documento soporte de haber cumplido con el etiquetado

PROCEDIMIENTO TRABAJO DE CAMPO Ordenar los bienes de acuerdo con las áreas de trabajo en las que se ubican, con los usuarios y/o resguardantes que los utilizan Formar grupos de trabajo de acuerdo a estructura, cantidad de bienes, número de instalaciones, extensión territorial de la instalación, etc.

FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 1.- Ordenar los bienes de acuerdo al Área de Trabajo y resguardantes de los mismos 2.- Formar Grupos según extensión territorial, instalaciones y la cantidad de bienes

PROCEDIMIENTO TRABAJO DE CAMPO Imprimir etiquetas especiales para el inventario por (Centro de trabajo, Área, Clave CABM, etc.) a través del sistema SIBI-SEP, así como listado de bienes Formar paquetes de etiquetas de acuerdo con los grupos de trabajo; entregar los paquetes a cada grupo mediante recibo, anotando folios de las etiquetas que entrega

FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 3.- Imprimir etiquetas por Centro de Trabajo a través del SIBI-SEP Generar Etiquetas de Levantamiento 2009 4.- Formar paquetes de etiquetas para entregar a los grupos de trabajo, anotando los números de folio de las mismas VALE Etiquetas de la 1 a la 1,000

PROCEDIMIENTO TRABAJO DE CAMPO Pegar en los bienes localizados las etiquetas impresas, y marcar en el listado SIBI-SEP, los mismos, relacionando aquellos bienes para los que no existen etiquetas, así como aquellos que teniendo etiqueta no fueron localizados

FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 5.- Pegar en los bienes Todas las etiquetas, relacionando aquellos bienes que teniendo etiqueta no se localizaron, así como los que existen físicamente pero no tienen etiqueta Fue Desalojo, o se deberá hacer la Baja por Extravío, Destrucción, Robo, Etc. Por Indocumentación Entrada por Almacén Compra Directa Transferencia Donación Producción Reposición No se localizó físicamente Bienes que no tienen Etiqueta, solicitar su Alta según su procedencia

PROCEDIMIENTO MESA DE TRABAJO Compulsar listados de bienes faltantes y sobrantes para certificar diferencias; verificar (un segundo conteo) el etiquetado de bienes en las áreas con diferentes grupos de trabajo Realizar investigación exhaustiva de búsqueda de bienes faltantes y de antecedentes documentales de bienes sobrantes

FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 6.- Cotejar listados de bienes faltantes y sobrantes para determinar diferencias con distintos grupos de trabajo Listados de Bienes Sobrantes Listados de Bienes Faltantes 7.- Realizar búsqueda exhaustiva de bienes faltantes y antecedentes documentales de bienes sobrantes

PROCEDIMIENTO MESA DE TRABAJO Levantar actas de bienes faltantes y sobrantes, así como elaborar los folios SIBI-SEP, además de actualizar o resguardar todos los bienes, tanto electrónica como documentalmente

FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 8.- Levantar actas de bienes faltantes o sobrantes, así como solicitar el alta o baja en el SIBI-SEP, además de resguardar electrónica como documentalmente los mismos ANEXOS Actas Administrativas de Bienes Faltantes y Sobrantes Alta Desalojo y BAJA Resguardo Solicitud de Alta Solicitud de Baja RESGUARDOS

PROCEDIMIENTO MESA DE TRABAJO Elaborar informe circunstanciado del levantamiento físico Conformar expediente del levantamiento físico y turnarlo a la coordinación administrativa de la unidad administrativa Turnar expediente completo a la Dirección de Almacenes e Inventarios (DAI)

FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ANEXOS Informe Circunstanciado de Levantamiento Físico del Inventario 9.- Elaborar Informe Circunstanciado de Levantamiento Físico del Inventario Actas Administrativas de Bienes Expediente de Levantamiento Físico del Inventario 10.- Conformar expediente del Levantamiento Físico para turnarlo a su Coordinación Administrativa de cada Dirección General Coordinación Administrativa de cada Dirección General Dirección de Almacenes e Inventarios 11.- Turnar Expediente completo a la Dirección de Almacenes e Inventarios

INFORME FINAL DEL LEVANTAMIENTO FÍSICO POR CT Actas Administrativas de Bienes Sobrantes por (SI, EA, CD, DO, NP, TR y RP ) y folios SIBI-SEP ANEXOS ANEXOS Actas Administrativas de Baja por Bienes (Duplicados) y folios SIBI-SEP Informe Circunstanciado de Levantamiento Físico del Inventario Actas Administrativas de Baja por Bienes Faltantes (Robo, Extravió y Siniestro) y folios SIBI-SEP ANEXOS ANEXOS Actas Administrativas de Bienes Faltantes por (Cambio de Adscripción) y folios SIBI-SEP ANEXOS Actas Administrativas de Bienes Faltantes por (Desalojo) y folios SIBI-SEP Actas Administrativas de Bienes Faltantes por (Donación, Transferencia y Destrucción) y folios SIBI-SEP ANEXOS

QUE SIGUE ? Las UR’S sin Planteles Educativos u oficinas en el Interior de la República, a partir de esta fecha pueden iniciar con el proceso de Levantamiento Físico de su Inventario Las UR’S con Planteles Educativos u oficinas en el Interior de la República, deberán presentar su Estrategia de Operación (Programa Calendarizado de Operación Multiplicador) Independientemente de lo anterior, puede iniciar el proceso de Levantamiento Físico de su Inventario en sus Oficinas Centrales