Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT 001.

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1 Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT 001 Enero, 2009 1 1 1

2 Objetivos Instalación física de los expedientes de los archivos de trámite de la SCT a partir del Cuadro General de Clasificación Archivística. Asegurar en los archivos de concentración, la disponibilidad y localización de los documentos y expedientes de los archivos resguardados, evitando la saturación documental provocada por expedientes que han perdido sus valores administrativos, legales y contables. Valoración del archivo de concentración estableciendo una estructura documental que permita la formación del archivo histórico de la SCT. 002 2

3 Fases del proyecto Fase I: Instalación y depuración de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT. Fase II: Valoración de los Archivos de Concentración, tanto en áreas centrales como en los 31 Centros SCT. Fase III: Detección e Instalación de los expedientes con Valores Históricos. . 003 3

4 Actividades realizadas en el 2008
A finales del mes de julio se llevó a cabo la contratación del Instituto de Estudios Históricos Carlos Sigüenza y Góngora para el desarrollo del proyecto. Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación. Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. 4 4 4

5 Actividades realizadas en el 2008
Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental. Se realizó la baja definitiva de la documentación contaminada, producto de los siniestros naturales en el Centro SCT Tabasco, de acuerdo al procedimiento normativo del Archivo General de la Nación. 5 5 5

6 Actividades realizadas en el 2008
Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. Se identificaron 52 cajas que se tenían resguardadas desde 1996, pertenecientes al Órgano Interno de Control, en el archivo de concentración del Centro SCT de Querétaro, misma que se encuentran en proceso de transferencia al área responsable. 5 6 6

7 Resultados Generales Archivo de Trámite
Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite. Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA). Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado. Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA. Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración 5 7 7

8 Resultados Generales Archivo de Concentración
Se llevó a cabo la capacitación del personal del Archivo de Concentración de las Bombas y de los 31 Archivos de Concentración de los Centros SCT. Se lograron instalar e identificar 24,504 expedientes, contenidos en 1,702 cajas. Se identificaron y prepararon para el proceso de baja documental a 2,425 expedientes contenidos en 180 cajas. Se identificaron un total de 238 series documentales resguardadas en los Archivos de Concentración. 5 8 8

9 EXPEDIENTES CAPTURADOS
AVANCES EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA CENTROS SCT REGION NORTE-NOROESTE ESTADO TOTAL DE SERIES SERIES SIN REGISTROS SERIES CON REGISTROS EXPEDIENTES CAPTURADOS 3 DE NOV 2008 12 DE ENE 2009 BAJA CALIFORNIA SUR 57 46 11 205 BAJA CALIFORNIA 44 43 13 14 33 36 SONORA 40 39 17 18 38 SINALOA 30 27 41 67 NUEVO LEON 55 16 37 49 CHIHUAHUA 52 32 34 20 25 24 COAHUILA 53 TAMAULIPAS 2 3 82 DURANGO 510 598 FUENTE: SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO

10 Resultados por Unidad Administrativa
Nivel central y en los 31 Centros SCT 001 1 10 10

11 Acciones 2009 DF Edo. de Méx. 77 Quintana Roo 95 Michoacán 22 Jalisco
Zacatecas Durango Nayarit Chihuahua Coahuila Sonora Sinaloa Nuevo León Tamaulipas San Luis Potosí Ags. Guanajuato Veracruz Colima DF Guerrero Oaxaca Chiapas Tabasco Puebla Querétaro Hidalgo Tlax. Campeche Yucatán Baja California Sur Baja California Mor. Acciones 2009

12 39.- CENTRO SCT DURANGO ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS
SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Administración 19 Permisos y concesiones al autotransporte federal 2 Análisis de laboratorio Subdirección de Transporte 7 Control de presupuesto 1 Expediente clínico 5 Subdirección de Comunicaciones 4 Control de cuentas Procedimientos administrativos 3 Unidad de General de Servicios 200 Estudios 17 Unidad de Asuntos Jurídicos Contratos de servicios de laboratorios 14 Nómina de pago del personal Subdirección de Obras 16 Síntesis informativa Departamento de Informática Expedientes de personal interno 367 Juicios amparos Mantenimiento del equipo de cómputo Permisos a radioaficionados Radiocomunicación privada Servicio social TOTAL 53 598 30 CENTRO SCT DURANGO Es importante señalar que de 52 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 13 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

13 39.- CENTRO SCT DURANGO Avances en la elaboración del Inventario General del Archivo de Concentración. Contable Administrativo Legal Estado físico de la s carreteras 83 1993- 2002 2 X Seguimiento de gestión 71 2001 Denuncias 7 1996- 1998 1 Procedimientos administrativos 32 1995- 1999 Juicios de amparo 31 2000 Programa de empleo temporal 155 1998- 2003 11 347 1997- 18 Expediente de personal externo 672 1967- 17 Inspección de vías generales de comunicación 9 4 Permisos de cruces 90 Prestaciones del personal 6 2005 Incidencias de 46 2004- TOTAL 1549 64 CENTRO SCT DURANGO INVENTARIO GENERAL DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Series documentales Valor documental # Cajas Año # Expedientes

14 39.- CENTRO SCT DURANGO Avance en el Inventario de Baja Documental
Contable Administrativo Legal Captación de ingresos 3 1999 1 X TOTAL CENTRO SCT DURANGO INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL Series documentales # Expedientes Año # Cajas Valor documental

15 Acciones a desarrollar para el 2009
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16 Acciones a desarrollar para el 2009
Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite. Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios. Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración. Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG. 001 1 16 16

17 …Acciones a desarrollar para el 2009
Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos. Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero. Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT. …Acciones a desarrollar para el 2009 001 1 17 17

18 …Acciones a desarrollar para el 2009
A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT. Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas. Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos. 001 1 18 18