ESTRATEGIA PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE ENTREGA-RECEPCIÓN DEL SEMS Febrero de 2016.

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1 ESTRATEGIA PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE ENTREGA-RECEPCIÓN DEL SEMS Febrero de 2016

2 ASPECTO NORMATIVO Acuerdo emitido por la Contraloría General No. 01/2004 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la entrega-recepción (E-R) en la UdeG. Cuarto.- Son obligaciones del funcionario saliente, las siguientes: I. Cumplir con este ordenamiento, así como con las demás disposiciones que gire la Contraloría General en materia de E-R. II. Comparecer a entregar, el día y hora previamente establecidos. III. Integrar el expediente de E-R, el cual deberá estar concluido al menos un día antes de la fecha en que deje el cargo. IV. Asegurarse que el expediente de E-R contenga toda la información y esté actualizada al día que se entrega.

3 ASPECTO NORMATIVO V. Realizar las aclaraciones que se le soliciten posteriores al acto de E-R, previa solicitud de la persona que recibe o de la Contraloría General. VI. Comprobar la totalidad de los recursos financieros recibidos, o bien efectuar la devolución de los recursos no ejercidos a la fecha en que se realice la E-R. VII. Exhibir el estado de cuenta expedido por el área de finanzas correspondiente con el que acredite que el saldo registrado en el formato denominado “Partidas Pendientes de Comprobar”, está debidamente conciliado. VIII. Cancelar las cuentas bancarias institucionales con las que venía operando los recursos financieros y entregar a la persona que recibe, el documento de cancelación expedido por la institución bancaria correspondiente. IX. Entregar las chequeras que tenga a su cargo, debidamente canceladas, acompañadas de los estados de cuenta respectivos así como de las conciliaciones bancarias y demás documentos relacionados con las cuentas bancarias.

4 ASPECTO NORMATIVO X. Precisar en los formatos correspondientes, los asuntos en trámite, señalando la situación actual de cada uno de ellos, así como el nombre de la persona responsable de su seguimiento. Deberá precisar con exactitud cuáles asuntos requieren de atención inmediata. XI. Identificar con precisión en los formatos correspondientes los bienes que tenía asignados en forma directa.

5 INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE E-R Sexto.- La información será estructurada de conformidad con los niveles de organización establecidos en la normatividad universitaria. El expediente de E-R se integrará del nivel inferior al superior de la dependencia correspondiente. Para el caso del SEMS: dependencias de la DG del SEMS, escuelas preparatorias y módulos. El expediente de E-R de las escuelas preparatorias deberá incluir lo de sus módulos y extensiones. Séptimo.- El expediente de E-R se integrará con los formatos debidamente llenados, los cuales deberán contener la información detallada de los recursos humanos, financieros, materiales, de control escolar, documentos, archivos y asuntos administrativos, incluyendo los que requieren de atención inmediata. Octavo.- La integración del expediente de E-R deberá realizarla el funcionario saliente, quien podrá designar a una persona que coordine las acciones de planeación, organización e integración del expediente de E-R.

6 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Décimo cuarto.- La revisión que la Contraloría General realice en el proceso de E-R no implica la validación de la exactitud de los datos asentados, lo cual es responsabilidad del funcionario correspondiente. Décimo quinto.- El acto de E-R no libera al funcionario saliente de las obligaciones y responsabilidades que surjan con motivo de un acto de fiscalización.

7 SISTEMA DE E-R UNIVERSITARIO La CGTI desarrolló la primera parte del “Sistema de Entrega-Recepción Universitario” que será utilizado para la integración del expediente correspondiente a este periodo. Los formatos con información relativa a recursos humanos y activos fijos de la dependencia ya vendrá pre-cargada en sistema. Los demás formatos será necesario hacer la captura manual directamente en sistema. Los formatos serán igual en número y contenido a los ya conocidos por todos. Debido al período vacacional de primavera (domingo 20/marzo al domingo 03/abril), los tiempos para la elaboración e integración del expediente se verán reducidos. El expediente de E-R deberá estar terminado el viernes 15 de abril.

8 ESTRATEGIA PARA SEMS ACTIVIDADFECHA Y HORALUGAR Sesión informativa con Directores de Escuela, Coordinadores de Módulo y Responsables de Extensión Miércoles 10/febrero 16:30 horas “Terraza Bonalta”, ubicada en Avenida La Paz No. 2557, esquina con Francisco de Quevedo, Col. Arcos Vallarta, Guadalajara, Jalisco Sesión informativa con Directores de Área de la Dirección General Jueves 11/febrero 10:00 horas Sala de Juntas de la Dirección General Edificio VGF Sesión de capacitación con personal designado por los titulares de las dependencias de la DG del SEMS para el llenado del expediente de E-R Viernes 12/febrero 11:00 a 14:00 horas Sala de cómputo del piso 6 del Edificio VGF Sesiones de capacitación con personal designado por los titulares de las escuelas y módulos del SEMS para el llenado del expediente de E-R Del 16 al 18 de febreroDiversas escuelas preparatorias

9 Detalle capacitación por sedes ZONASESCUELA/SEDE DONDE SE IMPARTIRÁ LA CAPACITACIÓN DIA Y HORA Zona AltosEPR de TepatitlánMartes 16/febrero 10:00 horas Prepas metropolitanas y Zona Norte DG del SEMSMartes 16/febrero 11:00 horas Zona SurEPR de Ciudad GuzmánMates 16/febrero 12:00 horas Zona Ciénega y otras prepas cercanas a ZMG DG del SEMSMiércoles 17/febrero 10:30 horas Zona Costa SurEPR de AutlánJueves 18/febrero 11:00 horas Zona VallesEPR de AmecaMiércoles 17/febrero 10:00 horas

10 ACCIONES A REALIZAR ENTRE EL 10 Y EL 11 DE FEBRERO 1) Definir persona responsable del llenado del expediente de E-R en su dependencia. 2) Enviar a más tardar el jueves 11/febrero, un correo al Servicedesk de la CGTI (servicedesk@cgti.udg.mx), con la siguiente información para que les sean otorgados los derechos y puedan capturar la información en el sistema:servicedesk@cgti.udg.mx * Nombre completo de la dependencia * Número de URE (4.1.1, 4.3.23, 4.3.42.3, etc.) * Nombre del titular * Nombres y códigos de los empleados a quienes autoricen. 3) Reenviar el correo enviado al Servicedesk a adriana.quezada@sems.udg.mx, para integrar en la SAD, una base de datos de responsables del llenado del expediente de E-R.adriana.quezada@sems.udg.mx