UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR ESCUELA DE RELACIONES INTERNACIONALES GESTION, MONITOREO Y EVALUACION DE PROYECTOS CICLO II/2008 AGOSTO DE 2008

Seguimiento o Monitoreo Algunos prejuicios más comunes: El monitoreo es considerado una tarea compleja, que requiere de una alta inversión de recursos y tiempo. El monitoreo no tiene mayor utilidad para el proceso de gestión. Es un requisito que se debe llenar, ya que lo plantea el cooperante. (“No” es una herramienta estratégica de gestión)

Seguimiento o Monitoreo Claves fundamentales Ajustar la estructura del sistema de monitoreo a las necesidades del proyecto. Tener clara la función que debe cumplir el sistema de monitoreo. (GTZ, 2007)

Seguimiento o Monitoreo Algunas funciones: El sistema de monitoreo puede ser: Un instrumento de gestión, que apoya a los responsables del proyecto a conocer el actual estado del mismo y orientar su trabajo hacia los resultados pretendido, mejorando de esta manera el desempeño del proyecto.

Seguimiento o Monitoreo Algunas funciones: Un proceso organizado de comunicación y entendimiento entre los diferentes participantes (Grado de objetividad). Un instrumento para fomentar la co-responsabilidad de diversos actores. El monitoreo aumenta el compromiso y facilita la coordinación. Un instrumento de desarrollo organizacional, con el que se inicia un proceso de aprendizaje y desarrollo. (GTZ, 2007)

Seguimiento o Monitoreo El seguimiento de proyectos es una función que consiste en, utilizar un sistema de información, basado en la formulación del proyecto de desarrollo (matriz de planificación y plan de ejecución de las actividades), para que apoyándose en la utilización de tres tipos de datos (sobre el progreso físico y financiero de las actividades, sobre el contacto entre el proyecto y los usuarios y sobre la evolución de los factores externos), recogidos de forma continua y expresados en tres tipos de informes (registros, actividad y coyunturales), la dirección del proyecto pueda comparar lo planificado y ejecutado, en el nivel de recursos y actividades. (UCM, 2006) El monitoreo exige un análisis de la información recopilada

Seguimiento o Monitoreo “El monitoreo es un procedimiento sistemático empleado para comprobar la efectividad y eficiencia del proceso de ejecución de un proyecto, para identificar logros y debilidades y recomendar medidas correctivas para optimizar los resultados deseados” (BID, 2005)

DEBE PRESTAR ATENCION A: Seguimiento o Monitoreo Características. Orientado hacia hitos importantes Liviano ( bajo dinero y poco tiempo) Proceso concertado Integrador (cuantitativo-cualitativo) Finalidad Conocer el estado de ejecución del proyecto. Proponer medidas reconductoras o alternativas. GOMEZ y SAINZ DEBE PRESTAR ATENCION A: Cumplimiento de los planes de actuación o calendario. Actividades y productos obtenidos. Responsabilidades y funciones Resultados y efectos. Indicadores y mediciones Dificultades Situación financiera y gastos Situación de la contraparte Nivel de implicación y participación de los beneficiarios Entorno del proyecto. Suministro de informes periódicos AMBITOS DE INCIDENCIA

Requisitos del monitoreo Los objetivos expresados en términos de resultados concretos, deben permitir establecer indicadores meta a lograrse en ciertos momentos. Durante la planificación de programas y proyectos se debe asegurar que cada uno de éstos tenga: - Objetivos y cronogramas específicos. - Existencia del marco adecuado para monitorear.

Criterios para construir un buen sistema de monitoreo UTILIDAD CREDIBILIDAD EFICIENCIA PARTICIPACION IMPARCIALIDAD (GTZ, 2007)

Del monitoreo tradicional al monitoreo de impacto Monitoreo de actividades Va más allá de las actividades y de servicios o productos y servicios o productos. puestos a disposición de los Busca la observación de impactos beneficiarios. que las intervenciones del proyecto generan entre los beneficiarios. MONITOREO TRADICIONAL MONITOREO DE IMPACTO “Ámbito de gestión del proyecto” Garantizar y rendir cuentas “Cambios generados con las intervenciones” (GTZ, 2007)

Diversos nombres, igual significado MONITOREO BASADO EN RESULTADOS MONITOREO ORIENTADO HACIA EL IMPACTO MONITOREO DE IMPACTO (GTZ, 2007)

Pasos para la implementación del monitoreo Para emprender la fase del seguimiento o monitoreo, es fundamental contar con un sistema de monitoreo: “La implementación de un Sistema de Monitoreo es un PROCESO SOCIAL en el que participan muchos actores, sea en la fase de diseño, en el mantenimiento o como usuarios de la información generada” Por eso la implementación se sugiere se lleve a cabo de manera estructurada …

Pasos para la implementación del monitoreo ACORDAR LOS OBJETIVOS DEL MONITOREO Identificar actores involucrados en el monitoreo Acordar los objetivos de manera participativa Construir un mandato de “implementación” Se podría iniciar con un proceso de sensibilización Paso 2 ACORDAR UN PRESUPUESTO PARA EL MONITOREO Establecer un marco presupuestario Acordar el monto de recursos que serán aportados para ello Revisar criterios de agencias de cooperación (GTZ 3 al 6% y otras sugieren hasta un 5% del presupuesto del proyecto) Paso 3 DETERMINAR LAS ÁREAS DE IMPACTO A OBSERVAR Es imposible monitorear todas las aristas del proyecto Es necesario priorizar aspectos Es importante consensuar una selección de áreas de impacto prioritarias. Paso 4 CONSTRUIR LAS CADENAS DE RESULTADOS E HIPOTESIS DE IMPACTO Resultados e hipótesis = teoría del proyecto Teoría del proyecto responde a “la manera en que los productos o prestaciones del proyecto serán aprovechadas por los usuarios o beneficiarios, y de qué manera este aprovechamiento producirá los resultados propuestos”.

Pasos para la implementación del monitoreo CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES Es importante construir indicadores que registren el grado de avance en el logro de los resultados propuestos. Paso 6 ELABORACIÓN DE UN PLAN PARA EL LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS Un levantamiento de datos estructurado de manera detallada Es necesario definir: fuentes de datos, construcción de herramientas para el levantamiento de los mismos, reglas para periodicidad de mediciones, pautas para el procesamiento de datos. Paso 7 ELABORACIÒN DE UN PLAN PARA EL USO Y LA DIFUCIÒN DE LOS DATOS El monitoreo es útil si se socializa y aprovecha por parte de los involucrados. Se debe contemplar un plan para la socialización y utilización de los mismos; estableciendo a quiénes se les dará a conocer, cuándo y el medio a través del cual se logrará dicha socialización. (GTZ, 2007)

Planificación de un sistema de monitoreo o seguimiento (UPV, 2003) ¿Qué debería ser monitoreado?: ¿Cómo?: ¿Quién y cuándo?: Es necesario identificar el objetivo de la actividad y la población beneficiaria. Seleccionar indicadores que limiten y enfoquen la recolección de datos. Se debe seleccionar los métodos, técnicas e instrumentos para rastrear los indicadores. Observación, entrevistas, informes rutinarios, etc. Identificar a los generadores, recolectores y analistas de la información y definir la periodicidad

Planificación de un sistema de monitoreo o seguimiento ¿Cuáles recursos son necesarios y si están disponibles?: Consulta y capacitación: Preparación del plan de trabajo: Se debe asignar fondos y recursos humanos. Es importante consideras este aspecto antes de ponerlo en práctica. Es necesario prepararlo e implementarlo de manera participativa y con resultados concretos.

Plan de monitoreo o seguimiento (UCM, 2006) El plan de monitoreo debe especificar: ¿Quién recolecta la información? ¿Para qué propósito? ¿En qué forma? ¿Cuándo y cómo se utilizará? Incluye fortalecer sistemas de monitoreo existentes

Advertencias: Es necesario contrarrestar la tendencia a recolectar demasiada información. * Se debe seleccionar cuidadosamente unos pocos indicadores, que se enfoquen en el proceso y resultados.

Instrumentos de recogida de datos Se pueden utilizar todos aquellos medios y herramientas que se consideren pertinentes, sin embargo, los más comunes son: Informes periódicos (Dirección del proyecto) Fichas de situación (créditos, stock, etc.) Documentos contables y de gestión (presupuesto, facturas, documentos justificativos de gastos, etc.) Visitas de supervisión a la zona de intervención Observación directa (constatación de actividades y resultados) Entrevista con responsables de áreas Reuniones con beneficiarios del proyecto Formularios específicos de seguimiento

¿Quién debe encargarse del monitoreo? ¿Cuándo es el momento pertinente para implementar el sistema de monitoreo? ¿Quién debe encargarse del monitoreo?

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