El Cuadro de clasificación funcional del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat Roser Latorre Tafanell Jefa de Archivo y Documentación Ajuntament de Sant Boi de Llobregat (Barcelona)

Índice Escenario / fuentes Qué es, usos y características del CdC Elementos del CdC: jerarquía, títulos, codificación La descripción del CdC La proyección interna y externa El futuro del CdC

Escenario Fuentes Cursos de archivística Máster de archivística Archivo administrativo Generalitat Los CdC de la Generalitat Archivo administrativo Municipal de Sant Boi de Llobregat CdC existentes Obras de referencia archivística Normativa referida a la administración local Normativa de archivos La propia documentación municipal

¿Qué es y para qué sirve el CdC funcional? Es una estructura lógica y jerárquica, en forma de árbol que, tomando un elemento como criterio de clasificación, identifica en su nivel superior la institución hasta llegar a las series documentales. Elemento de clasificación: Materias Orgánico Funcional

Características del CdC funcional: Corporativo Único Personalizado Dinámico General para los documentos Fácil y amigable Creador de fidelidades Integrado Escalable

Los elementos del CdC: la jerarquía Para entender una estructura compleja Establecer relaciones Inferir y deducir: descripción multinivel Elemento de jerarquización: función / actividad / tarea Funciones: más estables Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen local. Art. 11.2. Son elementos del municipio el territorio, la población y la organización.

El Cuadro de clasificación funcional: Documentos de gestión Organización del gobierno municipal Organización administrativa Relaciones externas, representación y protocolo Gestión de los recursos humanos Marco normativo y asuntos jurídicos Gestión del patrimonio y de los bienes municipales Gestión de los recursos económicos Documentos de explotación Gestión del territorio y urbanismo Gestión de los servicios a la ciudadanía

Gestión interna y organización Organización administrativa Relaciones externas, representación y protocolo Gestión de los recursos humanos Marco normativo y asuntos jurídicos Gestión del patrimonio y de los bienes municipales Gestión de los recursos económicos Gestión del territorio y urbanismo Ordenación del territorio y urbanismo Protección del entorno y control sanitario Ordenación de la actividad económica y del transporte Información del territorio Gestión de los servicios a la ciudadanía Información y registros de población Servicios culturales Servicios para la educación Servicios para el ocio y el deporte Servicios para el bienestar y la salud Seguridad y protección de la legalidad

Los elementos del CdC: los títulos De la archivística tradicional Terminología ISAD(G) Identifica los diferentes niveles Claros, precisos, representativos Normaliza Coordinación con el Departamento de Organización y Unidades gestoras Unificación cultura administrativa

Los elementos del CdC: la codificación ISAD(G): “identificar de un modo único la unidad de descripción” Códigos únicos y unívocos Tipos de códigos, ventajas e inconvenientes: Numéricos jerárquicos Alfabéticos significativos Alfanumérico pseudos¡gnificativo y secuencial Identifica los grupos de funciones y las funciones Permite cambios de niveles sin tener que modificar el código El tratamiento de los organismos dependientes

La descripción del CdC: el Cuadro de descripción Diferentes normas: ISAD(G), ISAAR, ISDF, ISDIAH, NODAC, NEDA, NOGADA, METS, ISO15489, ISO 23081, MOReq, etc Descripción de fondo: ISAD(G) y NODAC Descripción de series documentales: ISAD(G) y NODAC Descripción del Ayuntamiento como institución: ISDF Descripción de grupo de funciones, funciones y actividades: ISDF Metadatos: Vocabulario de metadatos, ISO 23.081, METS, EAD

La proyección interna del CdC Integración en la cultura administrativa de la organización Registro general: 1996 Organización de las carpetas de windows Gestión de los acuerdos municipales Difusión selectiva de la información Repositorio electrónico de documentos Gestores de expedientes Aprobación del CdC por el Pleno Municipal junto con el Sistema de gestión documental, julio 2008.

Evolución del CdC funcional Permanente actualización Las TIC para la gestión del CdC Tendencia a la simplificación Alineado con las normas ISO y MOReq Vistas diferentes según las necesidades

La proyección externa del CdC Adoptado y adaptado en otros ayuntamientos Funcionalidades extraarchivísticas: Como estructura para integrar servicios interadministrativos Mapa de la interoperabilidad municipal Mapa de la interoperabilidad semántica

Gracias por vuestra atención, Roser Latorre Tafanell - mrlatorre@santboi.cat www.santboi.cat/ayuntamiento/archivoadministrativo