De que hablaremos: Centro de servicios compartidos CSC Del rol administrativo al rol estratégico. Estrategias en contratación. Gobierno de proveedores. Liderando el proyecto de reducción de costos.

Historia del Grupo Más de 130 años de historia y tradición 1875 Banco de Colombia inicia operaciones. 1945 El Banco Industrial Colombiano S.A. (BIC) inicia operaciones. 1995 BIC lista su ADR en NYSE 1998 El BIC adquiere y posteriormente se fusiona con el Banco de Colombia S.A. Nace Bancolombia S.A. 2003 Apertura de la Agencia en Miami y adquisición de Sufinanciamiento. 2004 Primera calificación internacional del riesgo (FITCH Ratings) 2005 Bancolombia se fusiona con Conavi y Corfinsura. 2006 Adquisición de (Hoy Factoring Bancolombia) 2007 Adquisición del Conglomerado Financiero Internacional Banagrícola

Grupo Bancolombia Líderes en Colombia y El Salvador. Equipo de ventas integrado y altamente especializado. Gran potencial de cross-selling. Modelo de negocio centrado en el cliente. Portafolio integral de soluciones financieras apoyado en una amplia red de distribución (red regional). Filiales en Panamá, Cayman, Puerto Rico, Perú y una agencia en Miami. El Salvador Colombia

Outsourcing Outsourcing TOTAL:   #Empresas Proveedoras                             113         Grupo Bancolombia #Servicios Tercerizados                               92         Grupo Bancolombia #Administradores                                          69         Grupo Bancolombia

Centro de Servicios Compartidos , estrategia de eficiencia “Compartir entre las diferentes compañías que hacen parte del grupo, una unidad de PROPÓSITO Y DIRECCIÓN, ejecutando algunos procesos bajo los lineamientos de la matriz. Lo anterior, con el objetivo de ganar sinergias y lograr economías de escala.” Características Cada compañía sigue pagando la Nómina 1. Ubicación Geográfica 2. CSC no es un Outsourcing No hay cobros No Facturamos 3. En el CSC no se presta Servicios Facturación Directa 4. No hay subsidios Cada uno paga lo propio Reembolso x Cta de Cobro

Características y principios generales de los CSC Tema nuevo para los entes de control a pesar de su amplio desarrollo en otros países No existe normatividad específica que regule, ni la estructuración, ni la operación de los CSC. Respetar objeto social, especialidad del negocio y operaciones autorizadas. Conservar relación laboral de empleados.

Estructura cadena de abastecimiento Dirección Cadena de abastecimiento Gerencia de contratación y compras Sección estrategia de contratación Sección de proceso integrado de abastecimiento Gerencia de estrategia de outsourcing Gerencia de logística Procesos administrativos Procesos de logística Gerencia contable administrativa Sección contable del gasto y recaudo Sección contable del activo

Recibir Bienes y Servicios MACROPROCESO Gestionar Servicios Corporativos PROCESO GESTIONAR CONTRATACIÓN Y COMPRAS Planear Abastecimiento Recibir Requerimiento de Bienes Y Servicios Seleccionar Proveedores y Formalizar la Negociación Comprar Bienes y Servicios Recibir Bienes y Servicios Administrar Inventarios Administrar Relación con Proveedores MACROPROCESO GESTIONAR ACTIVOS FIJOS PROCESO GESTIONAR DOCUMENTOS DE COBRO PROCESO GESTIONAR SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Realizar Pago a Proveedores Realizar Recaudos Administrativos Administrar Servicios de Viajes para Empleados Administrar Servicios Especiales PROCESO GESTIONAR ACTIVOS Administrar Activos Administrar Retiro Activos Gestionar Mantenimiento de Activos

Rol administrativo (antes) Como cada área compra y contrata Como cada filial igualmente compra y contrata Presupuestos independientes Área de compras operativa

Rol estratégico (actual) Proceso centralizado. Proveedor como aliado. Ahorros en la contratación. Transparencia. Paso a paso con áreas internas. Las áreas de producto aun no.(franquicias o millas en las tarjetas).

Rol estratégico La planeación de la demanda. Integración con la oficina de proyectos. Optimización del precio a través de subastas. Mejores análisis conducen a mejores negociaciones y potencialmente mejores precios. Integración entre procesos . Gestión por procesos. Supervisión en cumplimiento de condiciones con el proveedor .

Gobierno de proveedores Gestión de los procesos de abastecimiento del Grupo Bancolombia, a través de la cual la Alta Dirección pueda certificar que el comportamiento de los diferentes roles responsables de dichas relaciones, cumple con los lineamientos corporativos y que el proveedor cumple con los compromisos contractuales adquiridos con el Grupo.

Sistema de Administración Estrategia Sistema de Administración Gobierno Indicadores (Calidad, Oportunidad, Eficiencia, Precio, RSE, Servicio) Roles y Responsabilidades KPI´s (Indicadores Estratégicos) Proceso Evaluación 360° Proveedor Entrenamiento Habilidades, Capacidades, Experiencia Actividades Integrales Macroproceso Abastecimiento Directrices: Normas y Políticas Desarrollo de Proveedores Evaluación de Desempeño (Descendente) Matriz RACI

Roles Usuario Administrador Asesor Negociador

Administrador Tiene funciones de planeación, ejecución, control y acción de cara a la prestación del servicio Es el eje central del Gobierno del Abastecimiento

Ciclo de Vida del Abastecimiento Existe una necesidad de un Bien o Servicio Le es aprobado un presupuesto Selecciona y Formaliza una Negociación Reevaluación, mejoramiento, cambio, renegociación, etc. Compromiso adquirido por el administrador Rol Administrador a Uso del Bien o del Servicio Acompañado Rol Asesor Acompañado Rol Negociador Acompañado Rol Asesor Acompañado Rol Negociador Realiza estudio de Viabilidad Evaluación de Candidatos Recibe el Bien o Servicio y se hacer responsable de la Relación

Perfil de un Rol Administrador Responsable Liderazgo al servicio del Equipo Pensamiento generador de Valor Aptitud intercultural Adaptabilidad Influencia / Persuasivo Innovación Capacidades Liderazgo de equipos Administración de la Programación Conocimiento Global de la operación Gerenciamiento de las Relaciones Administración del Cambio Experiencia Habilidades Habilidad Fuerte de Comunicación Análisis de los Procesos del Negocio y su información Visión Estratégica del Negocio Análisis Financiero Negociación

Evaluación del desempeño Rol Administrador Desarrollar la competencia Orientación a Resultados en la administración del servicio tercerizado a través del desarrollo profesional de las habilidades de pensamiento generador de valor, administración de la programación, habilidades fuertes de comunicación y análisis financiero

Representante Proveedor Retroalimentación Proveedor – Grupo Bancolombia Rol Negociador Reunión para la Gestión del Abastecimiento Rol Negociador Rol Asesor Representante Proveedor Sistema de Administración

Dimensión Estratégica Sincronización del Gobierno del Abastecimiento proveedor Abastecimiento Administrador Estrategia Corporativa

Indicadores Calificación del Proveedor Para monitorear Relaciones CON PROVEEDORES Calidad Oportunidad Precio Servicio Eficiencia Responsabilidad Social Empresarial Calificación del Proveedor * Gestión del Día a Día

Indicador Estratégico Para monitorear Relaciones de Outsourcing KPI Indicador Estratégico Financiero Indicadores Aprendizaje y Crecimiento Cliente

Gobierno Para monitorear la Gobernabilidad del Abastecimiento + + Resultado Evaluación 360° Resultado Evaluación KPI Evaluación de Desempeño a la Administración Matriz Roles y Responsabilidades Dirección Cadena de Abastecimiento Gerencia de Contratación y Compras Gerencia Estrategia de Outsourcing Equipo Interdisciplinario Gestión Humana Grupo Bancolombia ( Formación, Selección, Compensación) Auditoría Interna Jefe Directo Estrategia + Administración Sistema de + Proceso

Liderando el proyecto de reducción de costos. Integración con el área de gestión de presupuestos. Estrategias de tercerización. Innovación. Desarrollo de Proveedores.

Liderando el proyecto de reducción de costos. AHORROS ANUALES Negociaciones Mercado Digital Negociaciones Contratos (Gestión de Contratos) Renovaciones Contratos Negociaciones Compras TOTAL Miles de millones

GRACIAS