Proceso Administrativo PlanearOrganizarDirigirControlar

Etapa de la Planeación Concepto Características Componentes

Planeación Proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento para el establecimiento formal de planes o proyectos, para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado. Aplicable a los administradores de todos los niveles de la empresa. La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia.

Características de la planeación Permanente y Continuo Orientada al futuro Racionalidad en la toma de decisiones Selecciona entre varias alternativas Sistémica Cíclica Repetitiva Interactúa con las demás etapas Coordina e Integra Técnica de Innovación

Permanente y continúo: Se realiza continuamente en la empresa. Es mas una actitud de mentalidad orientada hacia el futuro que un conjunto de planes y programas de acción.

Orientada hacia el futuro: Ligada a la previsión, aunque no se deben confundir Relación entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello El aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra implícito en el concepto de planeación.

Racionalidad en la toma de decisiones: Al establecer esquemas para el futuro, la planeación funciona como un medio orientador del proceso decisorio Da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión. La planeación limita las alternativas de decisión y reduce gran parte de la libertad para decidir, pero en compensación infunde mayor dosis de seguridad y consistencia en las elecciones realizadas.

Selecciona entre varias alternativas: Un curso de acción escogida entre varias alternativas o caminos potenciales. Se dejan a un lado todas las alternativas que fueron rechazadas por algún motivo o razón. Puede tener duración corto, mediano o largo plazo Su elección debe estar siempre en función de las consecuencias futuras y de las posibilidades de ejecución y realización.

Sistémica: Debe tener en cuenta el sistema y los subsistemas que lo conforman Debe abarcar: La organización como totalidad (si la planeación se elaboro en el nivel organizacional) Una unidad como totalidad (si se elaboro en el nivel de ejecución). Sin omitir las relaciones externas e internas.

Repetitiva: Incluye pasos o fases que se suceden. Forma parte del proceso administrativo. Debe ser: Flexible para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya ejecutando. Iterativa: supone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones, en función de los eventos inesperados que ocurran en los ambientes interno o externo.

Cíclica: Se convierte en realidad a medida que se ejecuta. Permite condiciones de evaluación y medición para establecer nueva planeación Con información Perspectivas más seguras y correctas Reduce la incertidumbre

Interactúa con demás Etapas Esta estrechamente ligada a las demás funciones Organización Dirección Control Sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.

Coordina e integra Permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previos. La eficacia se haya ligado al logro de los objetivos deseados Es necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de los distintos órganos o unidades para conseguir los objetivos finales.

Técnica de cambio e innovación: Mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, Definidos y seleccionados con anticipación Debidamente programados para el futuro

Componentes de la Planeación. Componentes de un Plan Propósito o Misión Investiga- ción Premisa Objetivos Estrate- gias Política s Reglas Procedi- mientos Progra- mas Presu- puesto

Propósito o Misión Las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna. Generalmente es la producción y distribución de bienes y servicios. Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social Aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo Que persigue en forma permanente o semi-permanente Cont.

Proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico. Se expresan genéricamente Su elaboración es una función reservada a los altos funcionarios de la empresa Se establecen en forma paralela al inicio de la misma No indican una limitante de duración en el futuro. Tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa Algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan. Los propósitos son parte de la acción inicial de un organismo social

Diferencia con los objetivos. Son básicos o trascendentales Constituyen el fundamento de los demás elementos. Genéricos o cualitativos No se expresan en términos numéricos. Semi-permanentes Pueden abarcar un periodo determinado.

Investigación Mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. Es trascendental en la planeación Proporciona información para que se lleve a cabo racionalmente.

Premisas Suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan. Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser: Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (F y D). Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades (O y A).

Objetivos Representan los resultados que la empresa espera obtener, Son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente Determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico. ACRÓSTICO MEDIBLE ALCANZABLE DESAFIANTE ESPECIFICO REALISTA ACOTADO

Clasificación de acuerdo a su Periodo Corto Plazo: X <= 1 año Inmediatos: X < 6 m Mediatos: 6m < X < 12m Mediano Plazo: 1a < X < 3ª Largo Plazo: 3a < X Por Cobertura

Clasificación de los objetivos: Estratégicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo. Tácticos o departamentales: se refieren a un área o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo. Operacionales o específicos: se establecen en niveles o secciones más específicas, son a corto plazo, se clasifican en dos rubros: Seccionales: cada una de las unidades de la org. Individuales: cada persona de cada unidad o sección.

Estructura Jerárquica Presidente, Director ejecutivo, o Gerente general Alta Gerencia Recurso Humano, Mercadeo, Ventas, Producción u Operación, Finanzas, Contabilidad Administración Tecnología, I+D+I Gerencia Media Jefes Coordinadores Supervisores Operarios Mandos Operativos

Metas Estas consideran los puntos concretos, mesurables, establecidos en tiempos determinados para el cumplimiento de los objetivos. Se establecen para periodos cortos, (un trimestre o menos). Pueden dejar de ser significativas si se cambian con demasiada frecuencia y no representan un resultado bien meditado y planeado

Estrategias Son rutas de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos. Nacen como unas respuestas para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida de la empresa en sí. Cont.

Deben ser Consistentes Contribuyan al logro del objetivo. Claras No confundir las estrategias con las tácticas (combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo). Considerar las experiencias pasadas Permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción. Analizar las consecuencias Auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación.

Establecimiento de Estrategias Determinación Buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. Evaluación Analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas. Selección de la estrategia En cuanto a factibilidad y ventajas.

Políticas Declaraciones, practicas o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son oficializadas. Ejemplo El presidente de una compañía puede seguir estrictamente (tal vez por conveniencia más que como política) la práctica de ascensos internos

Reglas Describen la acción o no acción (omisión) requerida y específica, no permiten discreción. Se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar una secuencia temporal. Procedimiento Establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras. Describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas.

Presupuestos Estado de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Programa con expresión monetaria. Al presupuesto de operación financiera se le denomina a veces "plan de utilidades". Puede expresarse en términos: Financieros Horas-hombre Unidades de producto Horas-máquina Cualquier otro término numéricamente mensurable.

Programas o Calendarizaciones Conjunto de: Objetivos y Metas Políticas Reglas y Procedimientos Recursos a emplear Otros elementos necesarios Estableciendo las fechas de inicio o finalización y los responsables de llevar a cabo un curso de acción