Oficina de Planificación Universitaria FORMULACIÓN PLAN-PRESUPUESTO- EVALUACIÓN 2011

Responsabilidad de OPLAU: Coordinar el proceso. Normas Generales y Específicas para la formulación, ejecución y evaluación del plan-presupuesto Responsabilidad de OPLAU: Coordinar el proceso. Proporcionar a las unidades ejecutoras el sistema de recolección de la información del plan-presupuesto. Revisar y actualizar objetivos generales y específicos de cada Programa. Revisar, analizar, consultar y modificar, con la aprobación de la autoridad de la unidad ejecutora, las solicitudes de plan-presupuesto, con el fin de verificar los requerimientos de información y formatos definidos en esta materia.

Responsabilidad de OPLAU Poner a disposición de las autoridades correspondientes el plan-presupuesto de cada unidad ejecutora. Enviar a la Rectoría la propuesta de Plan-presupuesto para su presentación al Consejo Universitario. Asesorar al Consejo Universitario en esta materia. Remitir el Plan Anual Operativo Institucional y el presupuesto a la CGR, a más tardar el 30 de setiembre.

Responsabilidad de la Unidad Ejecutora Elaborar el Plan-Presupuesto de acuerdo con las políticas institucionales. Remitir a la OPLAU la información solicitada en el Sistema de Formulación, de acuerdo con los requerimientos de información, formatos y las fechas establecidas. De no cumplir con lo estipulado, la OPLAU le asignará, de oficio, el presupuesto ordinario aprobado en el año anterior.

Responsables del Plan Presupuesto AUTORIDAD ESTATUTO ORGÁNICO Vicerrector (a) Artículo 49, inciso h) Decano (a) Artículo 94, inciso p) Director (a) de Escuela Artículo 106, inciso m) Director (a) de Sede Artículo 112, inciso p) Director (a) de Unidad de Investigación Artículo 128, inciso f) Jefe de Oficina Administrativa Artículo 157, inciso b)

IMPORTANCIA DEL PLAN ANUAL OPERATIVO Constituye un instrumento para mejorar la gestión de las unidades y fortalecer los procesos de toma de decisiones. Establecer prioridades de la unidad y las metas por cumplir en un período. Fortalecer la organización de las acciones y los recursos para lograr los objetivos y las metas establecidas. Establecer prioridades tomando en consideración los procesos clave de la Institución. Facilita la rendición de cuentas. Permite optimizar los recursos.

Unidades de Investigación Oficinas Administrativas (5 años) Plan Presupuesto (P.A.O por unidad) Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Plan Estratégico Unidad Académica (5 años) Ejes estratégicos Pertinencia e Impacto Acceso y Equidad Aprendizaje Ciencia y Tecnología Gestión Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Plan Estratégico Unidades de Investigación (5 años) El proceso de planificación institucional se encuentra enmarcado en el Plan de Desarrollo Institucional y del Plan Nacional de Educación Superior Universitaria. Es importante indicar que de acuerdo con lo que establece el artículo 85 de la Constitución Política, le corresponde al CONARE, la elaboración del Plan nacional de la educación superior, para ello actualmente, se cuenta con el 2006-2010, Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Plan Estratégico Oficinas Administrativas (5 años)

Plan-Presupuesto-Evaluación INFORMACIÓN DE CONTEXTO EJECUCIÓN Y CONTROL POLÍTICAS C.U. APROBACIÓN CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECTRICES OPERATIVAS DE CADA PROGRAMA APROBACIÓN DEL CONSEJO UNIVERSITARIO Período previsto para la formulación del Plan-Presupuesto: 6 al 23 de mayo de 2008. Período previsto para la recomendación del Plan-Presupuesto: 23 de junio al 18 de julio de 2008 FORMULACIÓN DE PLAN- PRESUPUESTO CONSOLIDACIÓN DEL P.A.O. Y AJUSTES RECOMENDACIÓN PLAN – PRESUPUESTO (Instancias recomendadoras)

Proyectos para el Plan Presupuesto 2011 No. de Proyectos Descripción 001 Presupuesto ordinario 002 Presupuesto adicional de la unidad 003 Adquisición de equipo 801 al 810 Acreditación de docencia e investigación 921 al 929 Posgrados 930 al 945 Museos y colecciones institucionales de Investigación y Acción Social 951 al 961 Mantenimiento preventivo, correctivo y remodelaciones 970 al 972 Seguridad institucional Instancias recomendadoras: Proyecto 001: Refleja la actividad sustantiva de la unidad. Lo recomienda la Vicerrectoria a la que pertenece la unidad, por ejemplo, si la unidad es una escuela lo recomienda la Vicerrectoría de Docencia, si es un Centro de Investigación o Instituto, lo recomienda la Vicerrectoría de Investigación, si es de Dirección Superior, lo recomienda la Rectoría y así sucesivamente. Proyecto 002: En este proyecto se solicitan los recursos adicionales que la unidad requiere para llevar a cabo su actividad sustantiva. El procedimiento de recomendación es similar al proyecto 001. Proyecto 003: En este proyecto se plantean las necesidades de maquinaria, equipo y mobiliario. Lo puede recomendar la Vicerrectoria a la que pertenece la unidad, la Rectoría a las unidades de Dirección Superior, y la Comisión Institucional de Equipamiento (CIEQ) recomienda las solicitudes realizadas por todas las unidades en las partidas 5010501(Equipo de Cómputo), 5010502 (Software), 5010600 (Equipo educacional y cultural) y 5010701 (Equipo de Laboratorio). Proyecto 004: Permite a la unidad convertir en un periodo determinado de tiempo plazas docentes o administrativas en recursos de operación. Se recomienda igual que proyectos 001 y 002. Proyectos 801 a 810: En estos proyectos se plantean las necesidades de las unidades que se encuentran en procesos de autoevaluación, acreditación o reacreditación. Los recomienda la Vicerrectoría de Docencia o de Investigación según corresponda. Proyectos 921 a 929: En estos proyectos se plantean los requerimientos de los programas de posgrado de las unidades académicas. Los recomienda la Vicerrectoría de Investigación. Proyectos 930 a 945: Estos proyectos los plantean las unidades que tienen a su cargo museos o colecciones institucionales. Los recomienda la Vicerrectoría de Investigación o de Acción Social según lo haya planteado la unidad. Proyectos 951 a 961: En estos proyectos se presentan las necesidades de mantenimiento preventivo, correctivo y remodelaciones pequeñas. Los recomienda la Vicerrectoría de Administración. Proyectos 970 a 972: En estos proyectos se debe indicar únicamente la necesidades de seguridad de la unidad. Los analiza la Vicerrectoría de Administración. Proyectos 975 a 980: Se incluyen los proyectos de planta física cuyo monto supere el monto mínimo de la contratación directa ……) o que afecte la estructura de los edificios. Los analiza la Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones (O.E.P.I) 9

Objetivo general Fin principal que la unidad pretende alcanzar. Actividad sustantiva Debe responder al ¿qué? y ¿para qué? Sirve como eje orientador para la asignación de los recursos Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo, ser coherente, clara, concisa, realista y que pueda traducirse en acciones concretas

Objetivo específico Se deriva del objetivo general para operacionalizarlo Enunciado que expresa logros concretos que se pretende alcanzar Debe responder al ¿qué? y al ¿para qué? Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo, ser coherente, clara y concisa, realista y que pueda traducirse en acciones concretas

Metas Se desprenden de los objetivos específicos Sirven de parámetro para la medición de los logros, en magnitud (¿cuánto?) y tiempo (¿cuándo?) Se expresan por medio de resultados, productos parciales, subproductos o productos finales Constituyen la base sobre la cual se fundamenta la evaluación de un proyecto “Tan importante es formular como lograr.” Anónimo

Indicadores (Definiciones) Son enunciados que permiten medir el logro de las metas. Variables que se desean controlar, miden el cumplimiento de las metas, de acuerdo con los resultados esperados en un proyecto o programa. “Si no lo puedes medir, no lo puedes controlar. Si no lo puedes controlar, ¿cómo saber si lo vas a lograr?” John Seaner (adaptación)

Indicadores (Algunos usos) Proporcionan una escala con la que puede medirse un cambio real logrado Ofrecen información para la toma de decisiones (Importante construir un registro histórico de indicadores) Facilitan la autoevaluación, evaluación y retroalimentación

Indicadores (Consideraciones para su formulación) Ser consistentes y coherentes con los objetivos y metas Reflejar el aspecto medular de la meta Tener asociada una unidad de medida (Cuantificable) Definir el indicador en términos de lo que se desea medir y la forma de cálculo Incluir ejemplos:

Construcción del indicador Se parte del objetivo específico y las metas correspondientes definidas previamente en el Plan.

OBJETIVO GENERAL (Unidad docencia): Desarrollar un proceso de innovación académica en la formación de profesionales en el área de …. desde una perspectiva humanista comprometida con el desarrollo sostenible, el proceso social, económico y político del país, mediante la articulación orgánica y sostenida de la investigación, docencia y acción social en consonancia con los desafíos y un posicionamiento que permita promover la competencia tanto a nivel nacional como internacional. OBJETIVOS ESPECÍFICOS METAS INDICADORES Gestionar los procesos de ejecución, actualización e innovación curricular y pedagógica, en forma permanente, desde una perspectiva humanista de la profesión, para garantizar un proceso de enseñanza aprendizaje actual En grado se impartirán: I ciclo: 165 cursos, con 6600 cupos de matrícula, con atención de 1325 estudiantes equivalentes de tiempo completo, con 46.25 docentes equivalentes de tiempo completo. II ciclo: 175 cursos, con 7000 cupos de matrícula, con atención de 1325 estudiantes equivalentes de tiempo completo, con 48.75 docentes equivalentes de tiempo completo. Cursos impartidos Cupos de matrícula Estudiantes equivalentes de tiempo completo Docentes equivalentes de tiempo completo

OBJETIVO GENERAL (Unidad investigación): Aportar soluciones a los problemas educativos mediante la producción de conocimiento científico y la divulgación de resultados a la comunidad nacional e internacional para promover el mejoramiento de la educación costarricense. OBJETIVOS ESPECÍFICOS METAS INDICADORES Divulgar los resultados de investigación y acción social mediante actividades de extensión docente e investigación, para promover el mejoramiento de la educación costarricense. Realizar al menos una jornada de investigación con la participación de visitantes extranjeros y cinco actividades de divulgación de resultados. Jornadas de investigaciones realizadas. Actividades de divulgación realizadas.

OBJETIVO GENERAL (Unidad administrativa): Promover el desarrollo institucional mediante la investigación e innovación de estudios de prospectiva para el fortalecimiento de una cultura de planificación estratégica. OBJETIVOS ESPECÍFICOS METAS INDICADORES Proporcionar a las autoridades universitarias, la información necesaria para el proceso de toma de decisiones y brindar los servicios de apoyo administrativo para el cumplimiento de las funciones sustantivas. Brindar 50 asesorías a las comisiones permanentes y sesiones plenarias del Consejo Universitario. Asesorías brindadas.

Proceso Formulación Plan - Presupuesto Objetivo general Objetivos específicos Metas Indicadores Expresión financiera del plan (cuentas de gasto) Plan Anual Operativo

Formulación de presupuesto La etapa de formulación comprende una serie de acciones debidamente coordinadas para elaborar el proyecto de presupuesto, el cual es la expresión financiera del plan anual operativo institucional. Los instrumentos utilizados para la formulación del presupuesto son: La estructura programática (código presupuestario de la unidad). El manual de cuentas por objeto del gasto. www.oaf.ucr.ac.cr Normas generales y especificas para la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto de la Universidad de Costa Rica.

Uso correcto del manual de cuentas por el objeto de gasto Cuenta de gasto PARTIDA GRUPO SUBPART SUBPART DETALLE DESCRIPCIÓN 5 BIENES DURADEROS. 5-01 MAQUINARIA, EQUIPO Y MOBILIARIO. 5-01-04 Equipo y mobiliario de oficina. 5-01-05 Equipo y programas de cómputo.  5-01-05-01 Mobiliario y equipo de computación. 5-01-05-02 Adquisición de programas de cómputo. 5-01-06 5-01-06-00 Equipo sanitario de laboratorio e invest.  5-01-07 Equipo y mobiliario educac, deport y recreat. 5-01-07-01 Equipo educacional y cultural. 5-01-07-02 Adquisición de libros Selección correcta de la Cuenta de gasto. Justificación de la Cuenta de gasto. Detalle obligatorio de artículos que recomienda el CIEQ. 2-04-02-00 (Repuestos y Accesorios)

PARTIDAS INSTITUCIONALES Ejemplos de cuentas de gastos que no deben ser incluidas en su presupuesto: 1-01-01-00 Cuenta de gasto “Alquileres de edificios, locales y terrenos” 1-02- Grupo de subpartidas “Servicios básicos” (agua y alcantarillados, energía eléctrica, correo, telecomunicaciones y otros servicios básicos) 1-06-01 Subpartida “Seguros” (edificios, equipo, mobiliario, riesgos profesionales, vehículos, etc.) 1-07-03-00 “Gastos de representación institucional”

Mantenimiento y reparación Partidas restringidas (De acuerdo con las normas generales y específicas para la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto de la UCR) 1-01 Grupo de subpartidas Alquileres 1-08 Subgrupo de partidas Mantenimiento y reparación 2-01-01 Cuenta de gasto Combustibles y lubricantes 2-03 Materiales y productos de uso de la construcción y mantenimiento 2-04-02 Repuestos y accesorios Solo podrán ser utilizadas para el fin que fueron creadas, excepto Sedes Regionales

Justificación de partidas Cuantificación tanto del material como del equipo solicitado. Indicar claramente la cantidad de artículos, material y equipo (Plan de Compras Institucional y la programación de la contratación de bienes y servicios para el 2010, Según VRA-472-2008 y OS-29-2008). -Utilice la lista de precios que facilita la Oficina de Suministros, como referencia.

Variaciones presupuestarias Transferencias: Aumentos o disminuciones en las cuentas de gasto que pertenecen al mismo programa y al mismo “Grupo de subpartidas”. Nivel de aprobación: Autoridad superior de cada unidad ejecutora. Responsable de su ejecución: OAF Modificaciones: Variaciones al presupuesto ordinario de la Institución entre cuentas de gastos que no pertenecen al mismo programa o al mismo grupo de cuentas de gasto. siempre y cuando no posean alguna restricción específica. Niveles de aprobación: - Consejo Universitario - Rectoría -Vicerrectorías Es responsabilidad de cada oficina la correcta formulación de su presupuesto, por lo tanto la OPLAU no llevará a cabo el proceso de revisión de todas las unidades en el plan-presupuesto 2010, solamente revisará algunas unidades de forma aleatoria. Normas Generales y específicas aprobadas por el Consejo Universitario. Las unidades ejecutoras deben remitir a la OPLAU copia de las variaciones en sus planes operativos y justificar las modificaciones presupuestarias que estas generen (Normas G-4.6)

Aspectos importantes al formular el presupuesto Disponer de un manual de cuentas actualizado Justificar correctamente las partidas Verificar que el monto solicitado en el objeto de gasto, sea igual al monto total general solicitado en la lista de artículos incluidos

¡Muchas Gracias! Para mayor información les invitamos a visitar nuestra página Web http://oplau.ucr.ac.cr Central telefónica ext. 1155 Ubicación: 3° Piso, Edificio Administrativo C