TEMA XI: ORGANIZACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE COMERCIO EXTERIOR MTRA. DELFINA SÁNCHEZ VALLE 1

La organización es el conjunto de reglas o disciplinas que coordinan los medios necesarios para obtener un resultado determinado con los mínimos gastos y esfuerzos. La organización es un medio y no un fin. Es únicamente un aspecto de la administración, un instrumento al servicio de los objetivos.

Los sistemas de organización Organización Lineal o Militar: Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe. Ventajas: 1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas. 2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. 3. Es claro y sencillo. 4. Útil en pequeñas empresas. 5. La disciplina es fácil de mantener. Desventajas: 1. Es rígida e inflexible. 2. La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos. 3. No fomenta la especialización. 4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de operación.

Organización Funcional o Tayloriana Organización Funcional o Taylor: Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones. Ventajas: 1. Mayor especialización. 2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona. 3. La división del trabajo es planeada y no incidental. 4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual. 5. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización. Desventajas: 1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las ordenes. 2. Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina confusión y conflictos. 3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.

Organización Lineal y Staff Organización Lineal y Staff: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría. Ventajas: 1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de dirección. 2. Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff. Desventajas: 1. Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producir una confusión considerable en toda organización. 2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones. 3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal

El Proceso lógico de la Organización Para organizar debemos tomar en cuenta las siguientes etapas: Fijar objetivos Hacer un listado de actividades. Elaborar otro listado reuniendo todas las actividades homogéneas, es decir, reunir en pequeños grupos todas aquellas actividades que tiene relación entre sí. Formar unidades orgánicas. Contratar el personal adecuado. Delegar al personal contratado la autoridad correspondiente. Organización de la comercialización internacional Organizar la comercialización debe ser antes que ninguna otra decisión. Antes de considerar mercados o productos, se requiere designar al responsable que tomará la decisión respectiva, la política que deberá seguir, la coordinación con las decisiones de otros departamentos, el área de producción, finanzas para considerar la organización de la comercialización internacional como un objetivo.

Decisiones sobre organización La decisión más importante sobre la comercialización internacional, consiste en determinar la relación que tiene ésta área con las otras áreas funcionales de la empresa. Para que una empresa pueda estar acorde con este desarrollo tecnológico, es necesario que perfeccione sus métodos de comercialización. Para ello, algunas organizaciones utilizan técnicas de mercadeo con un enfoque hacia el comercio exterior. S puede afirmar que las formas de organización dedicadas a la exportación han tenido cambios fundamentales como consecuencia de los avances en el comercio. Los principales tipos de organización para el comercio exterior se han desarrollado en el contexto internacional.

Métodos tradicionales de Organización para el Comercio Exterior Generalmente se deben considerar dos tipos de exportación tradicionales: el directo y el indirecto. Método de exportación directa: que requiere que las empresas manufactureras se adentren al sistema de ventas del mercado internacional. Es de vital importancia diferenciar los conceptos que conjuntan los dos métodos directos: comercialización interna y la creación de un departamento de exportación. La dirección general debe reconocer que tal actividad requiere de un nuevo departamento de comercialización con amplia autonomía para evitar retrasos exasperantes debido a una organización demasiado centralizada.

Comercialización Interna Estos mecanismos enmarcan la responsabilidad de toda empresa para aumentar el comercio de exportaciones dentro de las políticas y objetivos de ventas. Las funciones principales de desenvuelven con el estudio planificado y el desarrollo de las ventas en el comercio internacional, así como la comercialización de los productos manufacturados. Formación de un departamento de CE Tendrá la responsabilidad de las actividades inherentes a los mercados internacionales a conquistar. Las actividades de este departamento son muy difíciles y variadas, éste ejecutivo debe tener una mentalidad exportadora, poseer un alto grado de capacidad directiva sin una responsabilidad directa a la ejecución de ventas, para lo cual debe haber un subordinado denominado jefe de ventas.

Sección de Exportación A medida que aumentan las ventas de exportación de la empresa, se considerará la posibilidad de crear una sección independiente que cuide de las operaciones correspondientes. Las funciones de la sección de exportación son las siguientes: Recibir pedidos, calcular costos y cotizar precios. Estudiar las formas de transporte, tramitar las cuestiones relacionadas con el embalaje, el seguro y la expedición, los agentes marítimos y/o aduanales y los expedidores. Establecer métodos de pago apropiados de los productos enviados a clientes en los mercados de exportación y vigilar que las facturas se paguen en su totalidad.

La exportación y la modernización de la empresa La sección de exportación debe estar organizada para funcionar en forma eficiente. El tipo de organización dependerá de las características de la empresa, sus productos y el mercado de exportación que tenga. El personal de la oficina de exportaciones deberá encargarse de las tareas que se requieran bajo la responsabilidad del gerente. Gerente de exportación: se encarga de las solicitudes de información, fijación de precios, de las ofertas, de los pedidos y las condiciones de entrega. Es responsable de las relaciones con los clientes, vendedores, agentes y distribuidores. Cuida también la producción de las mercancías para la exportación y mantiene contacto con la fábrica o los proveedores.

La exportación y la modernización de la empresa Empleado encargado de la expedición: desempeña dos funciones principales: el transporte y el coro de las exportaciones, ello incluye la documentación requerida. Secretaria de la sección de exportación: lleva los registros de ventas y realiza los trabajos de mecanografía y demás tareas de secretariado. La estructura de la organización de las operaciones de exportación depende en parte del número de pedidos, y no de su valor total, aunque debe haber una relación razonable entre el valor del volumen de exportación y el número de empleados de la sección.

De acuerdo a la SE la estructura de un departamento de Comercio Exterior debe ser: La primera sugerencia a una empresa es no crear el departamento de exportación si no se tiene suficiente carga de trabajo como para que sea autofinanciable; o peor aún, si no se tiene capacidad exportadora. Una segunda cuestión de importancia es recordar que en la exportación no hay sustituto a la experiencia y, por lo tanto, no se improvisa al gerente de exportación, y contratarlo no transforma automáticamente la empresa en una de rango internacional. Primero hay que crear la cultura para la exportación y luego se podrá intentar acceder al mercado externo. La cultura exportadora se puede evaluar averiguando la situación de los productos. El exportador debe examinar si existe integración gerencial, efectuar ensayos con opciones menos onerosas (consorcios, empresas de comercio exterior, consultorías) y cuando esté listo contratar al gerente de exportación, pues éste es un trabajo de equipo.

De acuerdo a la SE la estructura de un departamento de Comercio Exterior debe ser: El tamaño, estructura y dinámica de operación de un área o departamento dedicado a la exportación se define por el volumen de las operaciones desarrolladas y a desarrollar, el mercado objetivo al cual se dirigen los productos, el tipo de productos que se comercializan. Las funciones de un departamento de exportación son gerenciar las tres bases de la gestión de la exportación: mercado (investigación, promoción, identificación de oportunidades, negociación y gestión del mercado), infraestructura (contactos con bancos, contactos con consejerías, contactos con consultores, contactos con despachos, contactos con aduanas, contactos con transportistas, contactos con entidades de promoción) y empresa (elaboración de oferta, confirmación de pedido, programación de la producción, producción, control de calidad, inspección, documentación y desarrollo de producto).