Mtra. Cora Yolanda Narcia Constandse CURSO – TALLER Diagramación Mtra. Cora Yolanda Narcia Constandse FCA-UNAM

OBJETIVO Comprender los elementos de un procedimiento y la forma en que se puede representar gráficamente para su mejor entendimiento y poder proponer una mejora del mismo.

TEMAS ¿Qué es un diagrama? ¿Qué es un procedimiento? ¿Cómo se analizan los procedimientos? ¿Qué tipos de diagrama hay? ¿Qué simbologías existen? ¿Cómo se diagrama? ¿Cómo se presentan en un manual de procedimientos? FCA-UNAM

Definicion ABC http://www.definicionabc.com/general/diagrama.php ¿Qué es un diagrama? es un gráfico que presenta en forma esquematizada información relativa e inherente a algún tipo de ámbito, como ser la política o la economía de alguna nación o empresa y que aparecerá representada numéricamente y en formato tabulado. Definicion ABC http://www.definicionabc.com/general/diagrama.php

Por lo que… Un procedimiento es un conjunto de tareas que muestran la consecución de pasos para lograr un objetivo determinado

¿Para qué nos puede servir entender los procedimientos? Para conocer el funcionamiento interno de una unidad administrativa Para evaluar el desempeño de los empleados Para detectar las necesidades de capacitación Para poder definir las medidas de rendimiento de lo que se hace en la organización Para poder conocer la cadena de valor Para poder hacer una auditoría Para poder hacer una mejora continua Para conocer la importancia de los proveedores e insumos Para identificar la forma de satisfacer las necesidades de los clientes FCA-UNAM

Características de los sistemas…por lo tanto de los procedimientos Homeostasis Mantener el equilibrio entre las partes Un ejemplo puede ser que una organización al incrementar sus ventas, requiere reestructurarse y contratar más personal para garantizar su participación en el mercado, para cumplir con las funciones que generalmente hace tendría que revisar sus procesos y su estructura. FCA-UNAM

Características de los sistemas Entropía Cuando las partes tienden al desgaste. Cuando se hace un producto en una fábrica, se determina las características físicas (tamaño, color, textura, etc.) y las características del diseño y fabricación (manufactura, empacado, etiquetado, etc.) Si alguna característica se altera o afecta de alguna forma los resultados provoca un afectación del orden o funcionamiento

Características de los sistemas Entropía negativa (neguentropía o negentropía también se le conoce como sintropía) Es el desgaste pero con daño menor, permite que el sistema no muera o no caiga en el total desorden Una organización abastece sin problemas al mercado, si aumenta la demanda no está preparada para abastecer al mercado, entonces entrará en problemas. La organización analizó sus insumos y elaboró un plan para incrementar su stock de materiales para no tener problemas con el incremento de la demanda.

Características de los sistemas Se tienen muchos caminos para lograr el objetivo general Equifinalidad Una organización se plantea incrementar sus utilidades, para lograrlo puede: reducir los costos de producción, aumentar el margen de ganancia o aumentar las ventas FCA-UNAM

Características de los sistemas Holístico Observar el sistema como un todo, en forma de unidad o total Un consultor quiere mejorar los procedimientos de una organización, para hacerlo elabora un diagnóstico de la situación actual de la organización FCA-UNAM

Característica de los sistemas Recursividad Cuando un sistema mayor contiene subsistemas y un sistema menor está contenido en uno mayor En el sector educativo, existen diversos tipos de escuelas , al ser organizaciones estas a su vez están divididos en departamentos FCA-UNAM

Características de los sistemas Isomorfismo Significa construir o representar sistemas al modelo original para aumentar o mejorar al sistema Cuando una organización realiza un procedimiento y lo terciariza, este proceso sería isomórfico a como lo hacía la organización original. FCA-UNAM

Características de los sistemas Sinergia Cuando la suma de las partes es más que el todo, es decir, cuando dos o más elementos se unen , crean un resultado que aprovecha o maximiza las cualidades de cada uno de los elementos. en una organización, se realizan procesos, para la ejecución de los mismos se requiere del trabajo en equipo para que se logre los objetivos esperados. FCA-UNAM

Otras características de los sistemas Todos persiguen un objetivo Se les puede analizar considerando sus entradas – procesos y salidas Todos tienen límites para analizarse Todos tienen una caja negra Todos tienen retroalimentación Las funciones de los sistemas dependen de su estructura Lo que le pasa a un elemento del sistema afecta a todas las demás partes del sistema No hay sistema que no esté en un medio y está condicionado por él.

ES MOMENTO DE UN CONCURSO FCA-UNAM

TIPOS DE GRÁFICOS Y DIAGRAMAS FCA-UNAM

Cursograma analítico del proceso Este tipo de gráfico se le conoce también como OTIDA o Gráfico con simbología ASME (American Society of Mechanical Engineers) FCA-UNAM

Cursograma analítico Es un diagrama que muestra la trayectoria de un producto o procedimiento señalando todos los hechos sujetos a examen mediante el símbolo correspondiente. FCA-UNAM

"circulación o sucesión de los hechos en un proceso" Al cursograma analítico se le conoce como diagrama de flujo o curso de proceso, ya que expone la  "circulación o sucesión de los hechos en un proceso" FCA-UNAM

Representa gráficamente el orden en que suceden las operaciones, las inspecciones, los transportes, las demoras y los almacenamientos incluye información adicional, tal como el tiempo necesario y la distancia recorrida. FCA-UNAM

SÍMBOLOS DEL CURSOGRAMA ANALÍTICO O TAMBIÉN LLAMADO ASME FCA-UNAM

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CURSOGRAMA ANALÍTICO (OTIDA/SIMBOLOGÍA ASME) Este tipo de diagrama se utiliza para procesos productivos fundamentalmente. El antecedente son los THERBLIGS (18 micromovimientos que propusieron los esposos Gilbreth) FCA-UNAM

¿qué nos puede permitir observar esta simbología? ACTIVIDADES PRODUCTIVAS ACTIVIDADES NO PRODUCTIVAS OPERACIÓN INSPECCIÓN TRANSPORTE DEMORA ALMACÉN FCA-UNAM

CURSOGRAMA SINÓPTICO El diagrama sinóptico se conoce también como diagrama de operaciones del proceso.  Es ideal para la descripción y entendimiento de procesos de manera general antes de realizar sobre ellos estudios minuciosos ya que permite dividir el proceso en sus operaciones principales y visualizarlo en detalle. FCA-UNAM

CURSOGRAMA SINÓPTICO Los símbolos que se utilizan son: OPERACIÓN.- Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento. Por lo común, la pieza, materia o producto en estudio, se modifica durante la operación.   Operación.- Para cambiar INSPECCIÓN.- Indica que se verifica la calidad, la cantidad o ambas.   Inspección.- Para verificar   FCA-UNAM

Las operaciones o inspecciones de un proceso se deben enlistar en la secuencia adecuada para cada componente en forma vertical de arriba hacia abajo. FCA-UNAM

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OTRO CONCURSO FCA-UNAM

No se usa el símbolo de inspección Diagrama bimanual No se usa el símbolo de inspección FCA-UNAM

GRÁFICOS CON ESCALA DE TIEMPO FCA-UNAM

Diagrama de actividades múltiples Es un diagrama que registra actividades de varios objetos de estudio FCA-UNAM

Simograma El uso de los therbligs que usaban la filmación de los micromovimientos FCA-UNAM

GRÁFICAS QUE INDICAN MOVIMIENTO FCA-UNAM

Diagrama de recorrido o de circuito Es un diagrama que presenta un plano de la zona de trabajo, muestra la posición de las máquinas y los puestos de trabajo. A partir de observaciones in situ se trazan los movimientos del producto o de sus componentes, utilizando los símbolos de las acciones FCA-UNAM

Gráfico de trayectoria Es un cuadro donde se consignan datos cuantitativos sobre los movimientos de trabajadores, materiales y equipo entre cualquier npumero de lugares durante cualquier periodo de tiempo FCA-UNAM

Diagrama de hilos Es un plano o modelo a escala en que se sigue y mide con un hilo el trayecto de los trabajadores, de los materiales o del equipo durante una sucesión determinada de hechos FCA-UNAM

CICLOGRAMA Registro de un trayecto, habitualmente trazado por una fuente luminosa continua en una fotografía CRONOCICLOGRAMA Es una variedad de ciclograma trazado con una luz intermitente regulada de tal modo que el trayecto quede marcado por una serie de trazos en forma de lágrima cuya punta señale la dirección y cuyos espacios indiquen la velocidad del movimiento FCA-UNAM

Existe también otra clasificación al diagramar Por su presentación Por su formato Por su propósito Fuente: Franklin, E. (2014) Organización de empresas. México:McGraw Hill FCA-UNAM

Por su presentación De bloque De detalle Este diagrama se presenta en términos generales para comprender en una vista todo el procedimientos con pocos símbolos De detalle Este diagrama presenta el procedimiento con mayor detalle las actividades, se utilizan la mayoría de los símbolos FCA-UNAM

DIAGRAMA DE BLOQUE FECHA DE ELABORACIÓN AUTORIZÓ FORMULÓ PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES Pide material mediante solicitud de material Departamento solicitante Soicita material mediante requ-isición de compra Pide material mediante orden de compra Utiliza material Comunica deficiencia al proveedor Surte material FIN Almacén Proveedor Departamento de compras ¿Material requerido? ¿Origen del materia?l B A Comunica deficiencia al almacén SI NO Existencia suficiente

DIAGRAMA DE DETALLE FECHA DE ELABORACIÓN AUTORIZÓ FORMULÓ PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES Pide material mediante solicitud de material Departamento solicitante Soicita material mediante requ-isición de compra Pide material mediante orden de compra Utiliza material Comunica deficiencia al proveedor Surte material FIN Almacén Proveedor Departamento de compras ¿Material requerido? ¿Origen del materia?l B A Comunica deficiencia al almacén SI NO Existencia suficiente

Por su formato Vertical Horizontal Tabular Arquitectónico El diagrama se genera de arriba a abajo El diagrama se genera de izquierda a derecha El diagrama se genera por medio de columnas según sean los responsables involucrados en el procedimiento Muestra el flujo de las personas y materiales, no es propiamente un diagrama de flujo de un procedimiento FCA-UNAM

DIAGRAMA DE FORMATO HORIZONTAL FECHA DE ELABORACIÓN AUTORIZÓ FORMULÓ PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES Pide material mediante solicitud de material Departamento solicitante Soicita material mediante requ-isición de compra Pide material mediante orden de compra Utiliza material Comunica deficiencia al proveedor Surte material FIN Almacén Proveedor Departamento de compras ¿Material requerido? ¿Origen del materia?l Existencia suficiente B A C Comunica deficiencia al almacén SI NO

DIAGRAMA DE FORMATO TABULAR FECHA DE ELABORACIÓN AUTORIZÓ FORMULÓ PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES Pide material mediante solicitud de material INICIO Soicita material mediante requ-isición de compra Pide material mediante orden de compra Comunica deficiencia al proveedor Surte material FIN ¿Origen del materia?l ¿Existencia suficiente? B A Comunica deficiencia al almacén SI Proveedor NO Almacén DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR Utiliza material ¿Material requerido?

DIAGRAMA DE FORMATO ARQUITECTÓNICO FECHA DE ELABORACIÓN AUTORIZÓ FORMULÓ PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES 14 Proveedor 11 10 Departamento solicitante Bodega Almacén 3 1 12 15 13 7, 18 6, 17 2 8 5, 16 4 9

Por su propósito De forma De método De labores Analítico De espacio Combinados De representación con texto e imágenes Con diseño asistido con computadora FCA-UNAM

Labores, explica con diagramas lo que se hace en un puesto Por su forma, son diagramas que casi no contienen las descripciones de las operaciones, por ejemplo puede ser del formato, el flujo del formato desde su unidad administrativa de origen hasta su unidad final Labores, explica con diagramas lo que se hace en un puesto Método, explica cómo se hace, se pueden usar para la capacitación FCA-UNAM

Analítico, explica para qué se hace, puede consignarse el tiempo y/o distancia. Espacio, explica dónde se hace el procedimiento, muestra el recorrido de una persona, o del material. Combinados , es la combinación de dos de cualquiera de los diagramas antes mencionados. Imágenes y textos, a veces una imagen dice más que mil palabras, los textos y las imágenes pueden expresar de otra forma lo que con símbolos se expresa Asistido por computadora, usar software que permita realizar procesos es importante y práctico. FCA-UNAM

SIMBOLOGÍA ANSI American National Standards Institute FCA-UNAM

Esta simbología se utiliza fundamentalmente, para procesos administrativos FCA-UNAM

Principales símbolos FCA-UNAM

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Siempre se inicia con inicio el símbolo es un óvalo 2. Después de cada símbolo va una flecha, y después de ella va una operación, la cual se representa con un rectángulo 3. Siempre se debe considerar la disfunción del proceso, con una decisión. Las decisiones se representan con un rombo, este es el único símbolo que le llega una flecha y salen dos. Arriba de las flechas se pone si y no , dentro del símbolo de decisión se pone una pregunta corta que indique lo que se tiene que considerar en caso de que se presente una disfunción del proceso. Se puede poner las flechas del lado izquierdo y la otra del derecho o bien, se puede poner una de lado y la otra para abajo, las dos son igual de correctas FCA-UNAM

5. Los documentos se representan con este símbolo 4. A veces el procedimiento, en alguna parte se vuelve a repetir alguna actividad que ya se había hecho, en lugar de repetir los pasos se pone un conector de procedimiento, que se representa con un pequeño círculo 5. Los documentos se representan con este símbolo 6. Este símbolo siempre se representa por debajo del símbolo de operación, sea uno o varios, al primero se le pone una o de documento original y los demás se les enumera, dentro del documento va el nombre del documento FCA-UNAM

Archivar o guardar algo se representa con el símbolo Cuando se guarda se pone para abajo, cuando se extrae para arriba Al igual que los documentos se ponen por debajo del símbolo documentos o cualquier objeto que se tenga que guardar o extraer como es materia prima, dinero, etcétera. 10. Se termina los procedimientos con el símbolo que se utilizó para inicio FCA-UNAM

11. Cuando a un documento lo consideramos en un procedimiento, se tiene que diagramar hasta que se archive o se rompa, no puede ponerse en una actividad y en la siguiente no ponerse. 12. Los documentos se desaparecen archivando o rompiéndose, para ello se tendría que representar con una línea quebrada sobre el documento incorrecto FCA-UNAM

12. Cuando un documento se pasa de un responsable a otro tiene que representarse como si fueran personas que están juntas así FCA-UNAM

responsables y de los procedimientos. 13, La línea de interconexión es importante para identificar los límites de frontera de los responsables y de los procedimientos. V V FCA-UNAM

Recomendaciones finales o Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama. o Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales. o No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos. o No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores. o Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Sólo el símbolo de decisión salen dos líneas del flujo No se inicia con una decisión ningún procedimiento Cuando se incia página no se inicia con una decisión siempre con una operación Se deben incluir todas las decisiones necesarias para mostrar las posibles disfunciones del procedimiento o Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha. o En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes. o Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. o Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial ., final y el de decisión o Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad. o Cada flecha representa el flujo de una información FCA-UNAM

o Deben utilizarse frases cortas, pero completas. Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo hace, cuándo hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo. o Deben utilizarse frases cortas, pero completas. o Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc. oDeben utilizarse todos los términos técnicos de tal forma que el personal que vaya a realizar el procedimiento se involucre con ellos. De ahí la importancia que se incluya un glosario de términos para su mejor comprensión. FCA-UNAM

¿CÓMO SE PRESENTAN EN UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? Nombre del procedimiento Objetivo Alcance Responsable Referencia Normativa Glosario SIPOC Procedimiento descriptivo Diagrama de flujo Formato Indicadores FCA-UNAM

IMAGINEMOS UN PROCEDIMIENTO Nombre del procedimiento: Pago a proveedores Objetivo: Realizar el pago a los proveedores por los recursos adquiridos para el logro de los objetivos. Alcance: Compras y Finanzas Responsable: Área de Finanzas/ Contaduría Referencia: Políticas de pagos o Reglamento interno de trabajo Normativa: Pago de facturas todos los viernes de cada semana FCA-UNAM

Seguimos… Glosario Factura documento que entrega el proveedor para constatar que entregó los insumos o recursos solicitados Póliza de cheque documento que registra el cheque elaborado para realizar el pago correspondiente a la factura del proveedor SIPOC FCA-UNAM

Procedimiento descrito (se hace en forma de libreto) FCA-UNAM

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seguimos Diagrama de flujo (simbología ANSI) FCA-UNAM

Seguimos… FCA-UNAM

Seguimos… FCA-UNAM

Seguimos… Formato FCA-UNAM

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Instructivo de llenado Se anota el nombre de la organización Se anota la dirección de la organización, especificando la calle, número, colonia, delegación y código postal Se anota la unidad de el producto Se anota la cantidad que se compró Se anota el precio de lo comprado por unidad Se anota el precio específico Se anota el precio total con descuentos del ISR e IVA Se anotan observaciones que se requieren hacer oara descontar el IBA Y el ISR FCA-UNAM

SEGUIMOS… Indicadores Costo (suma del costo de operación del procedimiento/ total del presupuesto anual) Calidad ( total de cheques devueltos por errores/ total de cheques emitidos) Servicio ( total de quejas de los proveedores por su pago/ total de quejas) Rapidez ( tiempo entre que entrega la mercancía y se le paga/ 7 días) FCA-UNAM