Análisis Políticas para Fortalecer la Relación Estado Ciudadano en el Sector Educación Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano Julio 2017

Agenda o Contenido 7 Función Pública Avance políticas relación estado ciudadano Participación Ciudadana 2.1 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2.2 Rendición de cuentas 2.2.1 7 Transparencia y Acceso a la Información Pública 2.2.2 Racionalización de trámites 2.2.3

Función Pública

Competencias de la Función Pública Meritocracia Información y Planeación Formación y capacitación Remuneración Bienestar Libertad de asociación Arquitecturas Institucionales Fortalecimiento Institucional Nacional y Territorial Valoración Relación Estado – Ciudadano Participación ciudadana en la gestión - Rendición de Cuentas Transparencia, Acceso a la Información e Integridad Pública Servicio al Ciudadano - Trámites Modelo Integrado de Planeación y Gestión Calidad Control Interno Incentivos a la gestión Políticas, Gestión del Conocimiento e Información, Evaluación y Doctrina Jurídica

Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano Nuestra Función Nuestro Reto Definir e institucionalizar una estrategia integral, que mejore la relación del Estado con el ciudadano Proponer, diseñar, ejecutar, evaluar, políticas de 1 Participación ciudadana en la gestión pública Activando y consolidando la participación ciudadana en la gestión Promocionando la transparencia e integridad Mejorando la prestación de los servicios al ciudadano 2 Rendición de Cuentas 3 Transparencia e Integridad 4 Servicio al ciudadano y trámites

Avance políticas relación estado ciudadano

Participación Ciudadana en la Gestión 2.1

Círculo Virtuoso de la Participación Identificación de Necesidades Formulación de planes, programas… Ejecución - Implementación Seguimiento Evaluación y Control Activar y consolidar la participación ciudadana en la gestión Promocionar la transparencia e integridad Mejorar la prestación de los servicios al ciudadano Confianza

¿Cómo se planea la participación? 7. Consolide, analice y divulgue los resultados de la participación que generó su entidad 1. Identifique los ciudadanos y los temas de mayor interés 2. Revise las actividades con las áreas misionales y de apoyo en las cuales generará espacios de participación. 6.Establezca metas e indicadores 5. Defina recursos humanos, presupuestales y materiales 3. Defina los canales presenciales o virtuales 4. Incluya acciones transversales: Capacitación, finalidad (…)

Resultados Revisión Plan de Participación Ciudadana

Acciones de mejora al formular el Plan de Participación Ciudadana Planee acciones claras que den cuenta de cómo la entidad va a involucrar a los ciudadanos en la formulación de planes, programas y proyectos, a través de espacios de dialogo que le permitan influir en las decisiones con sus opiniones, argumentos y propuestas. Incluir actividades en las cuales conjuntamente las entidades con el ciudadano, puedan ser productores, creadores y desarrolladores de los bienes y servicios públicos que van a recibir como parte de un programa o proyecto Involucre actividades que fomenten en el ciudadano la cultura de participar en la vigilancia de la gestión de la entidad y sus resultados Incluya acciones en las cuales busque conocer las opiniones de los ciudadanos en cualquier momento del ciclo de la gestión pública, con el fin de priorizar problemáticas.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2.2

5 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano COMPONENTES que le permiten a TODAS las entidades del Estado integrar, en un solo cuerpo, la planeación de las estrategias en torno a la lucha contra la corrupción. Identficación de Riesgos de Corrupción Transparencia y Acceso a la Información Racionalización de Trámites Mejora del Servicio al Ciudadano Rendición de Cuentas

5 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano COMPONENTES que le permiten a TODAS las entidades del Estado integrar, en un solo cuerpo, la planeación de las estrategias en torno a la lucha contra la corrupción. Rendición de Cuentas Identficación de Riesgos de Corrupción Transparencia y Acceso a la Información Racionalización de Trámites Mejora del Servicio al Ciudadano

Rendición de cuentas 2.2.1

Participación ciudadana en la gestión La rendición de cuentas es: LEY 1757 de 2015 Un proceso mediante el cual las entidades y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión. Parte de la promoción del diálogo. Es una expresión de control social. Comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión. Art. 48.- Qué es rendición de cuentas Finalidad Búsqueda de la transparencia de la gestión de la administración pública.

Y entonces… Qué debemos hacer? Y Cómo? 1. Alístese. 2. Defina escenarios y canales. 3. Defina cronograma para producción y divulgación. 4. Establezca metodologías para desarrollar los espacios definidos. 5. Canales de reporte de incidencia de la participación. 6. Metodología de evaluación

Recuerde… Informar en lenguaje claro. Rendición de cuentas es aquella que se hace de manera permanente y NO sólo mediante una audiencia pública de rendición de cuentas. Para garantizar una rendición de cuentas permanente, involucre a las áreas misionales a este proceso. Dialogar Definir los canales según la caracterización de sus grupos de valor. Anaizar la incidencia de la participación.

Revisión Estrategia de Rendición Cuentas

Acciones de mejora de la Estrategia de Rendición Cuentas Tenga en cuenta para la divulgación de los resultados de gestión, la caracterización de sus grupos de valor, de forma que se utilicen diferentes canales no solo los medios web. Identifique la información que el grupo de valor requiere para cumplir con sus expectativas. Diseñe campañas llamativas para convocar a los espacios de diálogo que disponga para rendir cuentas. Defina claramente lo espacios de dialogo que va a habilitar para rendir cuentas, cuantificándolos y diseñándolos de forma que promueva la participación activa de los asistentes a través de diferentes metodologías. Diseñe campañas y acciones tanto para los servidores como para los ciudadano que promuevan el comportamiento de rendir y pedir cuentas

Revisión Estrategia de Rendición Cuentas

Transparencia y Acceso a la Información 2.2.2

Transparencia y acceso a la información Promedios sectoriales vinculación de hojas de vida en SIGEP Promedios sectoriales de inscripción de trámites en SUIT Avance Sector 87% Avance Sector 95%

Racionalización de Trámites 2.2.3

Tipos de racionalización Normativa Administrativa Tecnológica Fuente: Función Pública.

Recomendaciones generales Una racionalización o simplificación de un trámite implica: Disminución de costos Disminución de requisitos para realizar el trámite Disminución de tiempos de ejecución del trámite Evitar la presencia del ciudadano en las ventanillas del Estado haciendo uso de medios tecnológicos y de comunicación. Ampliación de la vigencia de certificados, registros, licencias, documentos, etc.  

Recomendaciones generales Las acciones de racionalización a incluir en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano deben ser concertadas entre las áreas misionales y de apoyo responsables de la ejecución de los trámites. Las acciones relacionadas con la actualización y registro de los trámites y otros procedimientos administrativos de cara al ciudadano en el Sistema Único de Información de Trámites SUIT, hacen parte del componente de Mecanismos de transparencia y acceso a la información y NO del componente de racionalización Involucre a los ciudadanos y grupos de interés en la identificación de las acciones de racionalización

Pasos para formular la estrategia de racionalización de trámites 1. Identificar y priorizar los trámites a racionalizar 2. Identificar las acciones a incluir en la estrategia antitrámites 3. Identificar recursos necesarios y cronograma de implementación 4. Registrar la estrategia de racionalización en SUIT 5. Definir estrategia para hacer seguimiento y divulgar los resultados

Revisión Estrategia Racionalización de Trámites

Acciones de mejora en la Estrategia de Racionalización de Trámites Diseñe la estrategia de forma que las acciones a realizar redunden en una mejora para el ciudadano. Revise la coherencia entre el tipo de racionalización y la acción de racionalización a implementar y de estas con la descripción de la situación actual con la mejora a implementar. Toda estrategia de racionalización debe encontrarse registrada en Suit, contar con un plan de trabajo claro para su ejecución, un cronograma y unos responsables de las actividades que requieran realizarse. Una acción de racionalización implementada, debe ser visible en Suit, socializada con los ciudadanos y los servidores de las entidades y contar con el monitoreo (oficinas de planeación) y seguimiento (control interno) en el Suit. Toda acción implementada debe permitir medir el impacto que tuvo en el usuario, por lo cual diseñe mecanismos para realizar dichas mediciones.

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