Administración de Proyectos Marta Dans 2010

Objetivos del Proyecto RESULTADOS PROYECTO COSTO PLAZO

¿Qué es un proyecto? Un proyecto: Diferencias con procesos: tiene puntos claros de inicio y finalización objetivos definidos una secuencia de actividades. Diferencias con procesos: Algunos proyectos se repiten con frecuencia. El trabajo rutinario es repetitivo

¿Por qué usar la dirección de proyectos El entorno actual de los negocios Permite: Concentrarse en las prioridades Controlar el rendimiento Solucionar dificultades Adaptarse al cambio Proporciona control Herramientas Técnicas para dirigir equipos hacia el logro de los objetivos Requiere: Definición clara de recursos Resultado: Ahorro de tiempo y esfuerzo Disminuye el riesgo de fracasar

Papeles clave Promotor Director de proyecto Interesado Inicia el proyecto, puede aumentar la autoridad del equipo, es el miembro de nivel más alto. Director de proyecto Responsable de lograr los objetivos generales del proyecto y de dirigir al equipo. Interesado Cualquier otra parte que esté interesada en el proyecto o a quién afecte sus resultados Miembro clave del equipo Asiste al director del proyecto y proporciona el conocimiento necesario Miembro del equipo Persona de tiempo completo o parcial que lleva acabo acciones acordes con el plan del proyecto. Cliente Persona interna o externa que se beneficia con los cambios ocasionados por el proyecto. Proveedor Proveedor de materiales. Productos o servicios necesarios para llevar a cabo el proyecto

Costo creciente del cambio Proyecto En la curva vemos el costo acumulado del proyecto Producción

Ciclo de vida del proyecto Esfuerzo Pedido Acuerdo Objetivo Identifi-car necesi-dad Desarrollar propuesta Terminar el Proyecto Realizar el Proyecto Tiempo

Etapas básicas del Proyecto PLANIFICACIÓN Preparación del proyecto Realización propiamente dicha del proyecto EJECUCIÓN ENTREGA Entrega de los resultados y puesta en marcha

Fases del proyecto CONCEPCIÓN Y DEFINICIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN FINALIZACIÓN Y EVALUACIÓN

Etapas en proyectos internos y externos Proyecto interno General Proyecto externo Análisis del proyecto FASE DE PLANIFICACIÓN Elaboración de la oferta Determinación de las alternativas Adjudicación del contrato Selección de la opción más conveniente: formulación Planificación detallada del trabajo a realizar Planificación detallada del trabajo a realizar FASE DE REALIZACIÓN Desarrollo y realización Desarrollo y realización FASE DE ENTREGA

Planificar un proyecto Acordar una visión ¿Qué vamos a cambiar y como? Establecer objetivos ¿Qué va a hacer, cuanto tiempo requerirá y cuanto costará? Establecer indicadores ¿Cómo sabemos que alcanzamos los objetivos?

Énfasis del proyecto Objetivo Indicador P Actual Meta Mejorar ventas de productos no estándar Volumen de pedidos 10 5 millones 7,5 millones Mejorar la rapidez en la toma de decisiones Tiempo requerido para responder a la solicitud de cotización de un cliente 8 8 semanas 4 semanas Mejorar la eficiencia al preparar las cotizaciones para el cliente Reducir el tiempo dedicado a preparar cotizaciones Dedicar menos días a la capacitación sobre productos 6 4 días por mes 5 días por año 2 días por mes 0 días por año Mejorar la competencia de la dirección para presentar presupuestos Hacer responsable a un solo director de generar cada propuesta para el cliente No se ha hecho Marcha bien

Regla MARTE de los objetivos M – Medible (fijar indicadores de progreso) A - Asignable (un objetivo por persona o equipo) R - Realista (conforme recursos disponibles) T - Tiempo (establecer cuándo finaliza) E - Específico

Análisis de viabilidad Fuerzas restringentes Fuerzas impulsoras Presupuesto Volumen de trabajo Faltan ventas Aumenta la competencia -5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 Fuerte Débil Fuerte

Valorar las restricciones El tiempo es un factor esencial? Que recursos necesita? Puede obtenerlos? Aprovechar los recursos existentes Identificar restricciones externas Legales Ecológicas Otras Debe apegarse a las restricciones?

Registrar actividades Planificación en más detalle Listar las actividades Facilita comprobar: Sobreposición Precedencia Agrupar Describir

Asignar recursos – análisis de costo / beneficio Estudiar los requerimientos de recursos y los presupuestos Costos Beneficios Recursos internos Recursos externos Financiación propia Financiación externa Demanda de recursos (tiempo, habilidades específicas, produc-tividad) Incremento de utilidades Incremento del mercado Incremento de la productividad Disminución de duplicaciones Disminución de costos Mejor cumplimiento de regula-ciones legales

Ordenar las actividades Armado de red. Veremos CPM _ PERT

Validar el plan Identificar amenazas Prevenir problemas Planificar contingencias Completar el plan

Herramientas de modelización económicas Lo veremos especialmente.

Modelos de colas o filas de espera Situaciones: Concurrencia de tareas previas Recursos limitados La relación entre capacidades y demoras no es lineal Provocan: Incrementos en capacidad Reducción de variabilidad Anticipan demanda de mayor gerenciamiento

Etapa de ejecución Convertir el plan en acción. El director debe administrar, coordinar y comunicar con todos los niveles a cada paso del camino. Gestionar la información Toma de decisiones en equipo Controlar el avance.

Planificación, ejecución y entrega Etapas del proyecto Idea Formulación Análisis Explotación Balance Estudios técnicos Estudios financieros Estudios de mercado Estudios de costo/beneficio Anteproyecto Decisión Proyecto Planificación, ejecución y entrega Post-proyecto