Sustentación de proyecto Diseño de un plan de desarrollo informático para la cooperativa de trabajo asociado Servicio Motilón Cootrasermot para optimizar el recurso tecnológico existente. Sustentación de proyecto Preparado por: Jover Alonso Cabrales Pineda Bogotá, Colombia 2012

Introducción Objetivo Resultado Diseñar un plan de desarrollo informático para la Cooperativa de Trabajo Asociado Servicio Motilón COOTRASERMOT, para aumentar su capacidad operativa y mejorar el servicio prestado en la región optimizando el recurso tecnológico actualmente existente Resultado Con base en un trabajo investigativo podremos describir las formulaciones estratégicas en tecnologías de información para el desarrollo económico de una organización o decisiones estratégicas que adoptar para que el proyecto pueda pasar a la siguiente fase

Agenda Introducción Justificación Bases teóricas Técnicas de procesamientos y análisis de los datos Resultados Conclusiones

Introducción (1) Para el proyecto se trabajó con una empresa asociativa de la región del Catatumbo denominada Cooperativa de Trabajo Asociado Servicio Motilón, donde se exploraron las actividades cotidianas de operación del servicio que prestan a la región del Catatumbo, encontrando las oportunidades de mejora, que se pueden implementar con la aplicación de Tecnologías de información en sus actividades basados en estándares ISO 27000 así como en las buenas prácticas definidas en COBIT versión 4.0.

Introducción (2) Con base en los conocimientos adquiridos en la formación de la Especialización en servicios telemáticos e interconexión de redes de la Universidad Manuela Beltrán y basado en el principio que la formulación de estrategias tecnológicas se trabajó en favorecer el desarrollo económico de una organización. Se trabajó en la definición de un documento maestro que contiene las actividades de un plan de desarrollo informático, más no su implementación, el cual le permitirá a la empresa seleccionada sistematizar eficientemente sus actividades aumentando su permanencia en el mercado regional.

Justificación (1) La empresa seleccionada ha implementado estrategias informáticas que datan del año 2000 para la atención a usuarios en el recaudo de facturas y pago de servicios. No se cuenta con una estructurada organización tecnológica que potencialice el objeto social que están prestando a la comunidad del Catatumbo. Se evidencia: la subutilización de las herramientas tecnológicas, mal uso del tiempo, trabajo realizado en tiempo pasado y no en tiempo real, desgaste de recurso físico como papelería, tinta, electricidad y oportunidad de resultados.

Justificación (2) Culturalmente, la región del Catatumbo no ha desarrollado proyectos informáticos, en donde se automaticen las actividades operativas optimizando su ejecución.

Bases teóricas Planeación o planificación estratégica en tecnologías de información. Conceptos de Servicios de red en una organización ( Proxy, Aplicaciones, Red de datos) Descripción y antecedentes de la empresa. Normas aplicadas en el proyecto (ISO 9000, 20000, 27000, COBIT, Ley 79/88, ITIL )

Técnicas de procesamientos y análisis de los datos El método de investigación para el proyecto es de tipo inductivo que se inicia por la observación de eventos particulares con el propósito de llegar a conclusiones y premisas generales que se pueden aplicar a soluciones. se aplicó una investigación documental– descriptiva, basada en cuestionarios estructurados de diagnóstico, para identificar eventos concretos en beneficio del proyecto. Se realizó investigación de campo a través de encuestas de acuerdo al tipo de población: los empleados, los clientes y las empresas de Tibú que contratan con COOTRASERMOT.

Técnicas de procesamientos y análisis de los datos (2) Se aplicaron las siguientes fases: Indagar de información. Clasificación de necesidades. Elaboración de la propuesta. Aprobación de la Propuesta. Diseño plan de desarrollo informático.

Técnicas de procesamientos y análisis de los datos (3) Población encuestada Para determinar la muestra de clientes, la formula a utilizar fue aquella que permitió trabajar con poblaciones determinadas y basadas en los objetivos de la investigación teniendo en cuenta variables como: tamaño de la muestra, probabilidad de éxito, probabilidad de fracaso, grado de error máximo, grado de confianza y tamaño de la población. Empresa Funcionarios Empresa de Energía 1 Cajeros en la sede Tibú 2 Empresa de giros Tesorero Empresa de Telefonía Gerente   Digitador

Técnicas de procesamientos y análisis de los datos (4) Para el procesamiento y análisis de la información se aplican las técnicas estadísticas. Se analizaron mediante promedios ponderados como técnica estadística, que permite valorar las percepciones respecto a cada dimensión y a cada uno de los factores para establecer logros o desempeños.

Resultados (1) Con base en el análisis de información recolectada se pudieron identificar las siguientes acciones prioritarias para el mejoramiento de su operación:

Resultados (2) Diseño de una red cableada de datos para la interconectividad de los equipos de cómputo.

Resultados (3) Diseño de un sistema de monitoreo y alarma para las instalaciones de la empresa.

Resultados (4) Diseño de un servicio proxy para compartir el canal de Internet en los equipos de cómputo. Planeación de las funcionalidades de un servidor de aplicaciones para centralizar documentos y el uso de los sistemas de información corporativo.

Resultados (5) Diseño de la distribución de tres puestos de trabajo Diseño de la distribución de tres puestos de trabajo para el desempeño de actividades del negocio. Es necesario realizar una nueva distribución de puestos de trabajo que se adapte a los nuevos planteamientos tecnológicos que se van a implementar como son la red de datos, los sistemas de video vigilancia y los recursos compartidos de red. (Ver Anexo E.). Con el diseño de estos nuevos puestos de trabajo se pretende: • Realizar una ubicación estratégica de tres puestos de trabajo. • Propiciar un ambiente de trabajo agradable para los funcionarios de la cooperativa • Preparar las condiciones físicas para la operación de una red cableada de datos • Asegurar la disposición de los equipos que formarán parte de la red de datos corporativa. • Optimizar el espacio asignado para ofrecer mejores funcionalidades a los empleados de la cooperativa

Resultados (6) Documentación del procedimientos de operación en el servicio de recaudo de factura, pago y recepción de giros. En la actualidad la cooperativa de trabajo asociado servicio motilón no cuenta con una documentación formal de los procedimientos que llevan a cabo para la prestación del servicio a los clientes de la región. • Organización en los procesos operativos que se deben aplicar. • Propiciar un ambiente de trabajo agradable para los funcionarios de la cooperativa al tener el guion de las actividades que se realizan. • Permite determinar los puntos críticos los cuales son susceptibles de implementación de controles. • Asegurar la estandarización de las actividades al tener la información centralizada y sincronizada. • Prepara la cooperativa para una eventual certificación en calidad.

Resultados (6) Documentación del procedimientos de operación en el servicio de recaudo de factura, pago y recepción de giros. En la actualidad la cooperativa de trabajo asociado servicio motilón no cuenta con una documentación formal de los procedimientos que llevan a cabo para la prestación del servicio a los clientes de la región. • Organización en los procesos operativos que se deben aplicar. • Propiciar un ambiente de trabajo agradable para los funcionarios de la cooperativa al tener el guion de las actividades que se realizan. • Permite determinar los puntos críticos los cuales son susceptibles de implementación de controles. • Asegurar la estandarización de las actividades al tener la información centralizada y sincronizada. • Prepara la cooperativa para una eventual certificación en calidad.

ACTIVIDADES DEL PROCESO Resultados (7) ENTRADAS DEL PROCESO ACTIVIDADES DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO INSUMO: SALIDA:  Solicitud del cliente para pago del servicio   Recibir Factura y Dinero  Factura y dinero bajo custodio del cajero  Factura con fecha de vencimiento  Validar fecha de vencimiento Factura validad  Información de la factura a cancela  Ingresar información SIRECA Registro en la base de datos  Factura registrada  Sellar Factura Factura Sellada  Factura sellada y cambio de efectivo  Entregar cambio y factura sellada Confirmación de pago Condicional de fecha de vigencia fuera de tiempo Notificar Cliente Factura sin procesar

Conclusiones Se pudo evidenciar falta de utilización de las tecnologías de información en los procesos de la Cooperativa. En el mercado regional existen soluciones de comunicaciones para mejorar las condiciones técnicas de prestación del servicio. El cambio estructural de los puestos de trabajo permitirá a los empleados de la cooperativa sentir un mejor ambiente de trabajo y mejorar su productividad. La implementación de un servidor de aplicaciones podrá centralizar los sistemas de información que utiliza la cooperativa.

Conclusiones La organización de los procesos y la definición clara de los procedimientos permitirá a la administración automatizar las actividades cotidianas mejorando la productividad. La aplicación de métodos en comunicaciones y redes de datos, puede ayudar a la implementación de soluciones tecnológicas para soportar los objetivos estratégicos de una empresa. Como proyecto de la especialización he podido aplicar los conocimientos aprendidos en la especialización y me permitió proponer alternativas de solución según los conceptos adquiridos. Es indudable que la aplicación de las tecnologías de información es un apalancador del desarrollo económico de cualquier empresa.

Agradecimiento Un agradecimiento muy especial a la Ing. María Aurora Gil quien con su orientación se pudo estructurar mejor mi trabajo de investigación. A todos muchas gracias.