CARTILLA PARA LA PLANIFICACION DE UN EVENTO ACADEMICO Zulyney Alcala Mliadys Arroyo Ibeth Castillo Leidys Pardo Maria Rivero Jorge Romero
EVENTOS ACADEMICOS Simposio Congreso Foro Convención Seminario Taller
PASOS DE UN EVENTO Evaluación Después Planeación Antes Organización Realización Durante
DURANTE LA PLANEACION Y ORGANIZACION SE DEBE: Definir qué queremos lograr con la actividad (Objetivos) Determinar a qué público va dirigida la actividad (definir audiencia) Plantear qué tipo de actividad o evento queremos hacer.
Establecer cuál es el mejor día, hora y lugar para atraer a la mayor cantidad de personas. Tener en cuenta qué hechos o sucesos pueden obstaculizar el normal desarrollo de nuestra actividad o evento.
Elaborar una lista de tareas: Esta herramienta ayuda a ordenar la planificación del evento para que: Salga todo muy bien, en el día y hora que planeamos. Sea memorable (los mensajes hayan quedado en la mente de los participantes)
Sea una experiencia cómoda y placentera en los participantes. No se vea perturbado por cuestiones manejables (ejemplo: problemas técnicos, asuntos de logística, atención a los invitados, etc.) Refleje una buena imagen de nuestro equipo o institución.
Preparar material a entregar: El material debe ser: Impecable (limpio en todo sentido, empezando por la redacción) Muy visual y atractivo (No debe presentarse el trabajo de forma sobrecargada, es decir mucha fotos, colores, poco texto o viceversa).
Tener contenido actualizado e importante. Asegurar el registro escrito, fotográfico y audiovisual del evento o actividad Tener un plan “B” ante cualquier emergencia o situación que dificulte el desarrollo o preparación del evento.
DURANTE LA REALIZACION El coordinador del evento ubica en su lugar a los responsables de cada tarea. Todos los organizadores deben tener a la mano su lista de tareas. Todos los responsables están en comunicación permanente.
Siempre debe haber un responsable de imprevistos (por más que se planifique la actividad siempre ocurren) Nadie evade responsabilidades porque el objetivo es uno solo para todo el equipo de trabajo.
EVALUACION Cómo saber si hemos logrado los objetivos de la actividad: Aplicando evaluaciones o encuestas a los participantes. Analizando los resultados de la evaluación.
Identificando y registrando “lecciones aprendidas”, aquello que es digno de volver a repetir en otras actividades y lo que debemos mejorar. Compartiendo las lecciones aprendidas entre todo el equipo de trabajo.
EJEMPLO LISTA DE TAREAS ANTES DEL EVENTO: TAREAS DETALLES RESONSABLE NECESIDADES TECNICAS OPERATIVAS NECESIDADES LOGISTICAS Invitar a participantes Zuly Redactar cartas de invitación Contratar persona para repartir las cartas Alquilar local Elegir un lugar central Jorge Pedir cotizaciones Enviar solicitudes por e-mail
NECESIDADES TECNICAS OPERATIVAS NECESIDADES LOGISTICAS DURANTE EL EVENTO: TAREAS DETALLES RESONSABLE NECESIDADES TECNICAS OPERATIVAS NECESIDADES LOGISTICAS Recepción de invitados Comité de bienvenida los recibe Leidys e Ibeth Puertas principales abiertas desde una hora antes Mesa de recepción en su lugar y con material a repartir