ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS OBJETIVOS Establecer al interior de la organización una metodología de trabajo para corregir y prevenir problemas. Desarrollar los procedimientos necesarios de acciones correctivas y preventivas. Generar un plan de acción al interior de la empresa

DEFINICIONES IMPORTANTES No conformidad Incumplimiento de un requisito Requisito Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria NOTA 1: “Generalmente implícita” significa que es habitual o una práctica común para la organización, sus clientes y otras partes interesadas

PRODUCTO NO CONFORME. CONTROL La organización debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos del producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados.

PRODUCTO NO CONFORME. CONTROL Cuando sea aplicable, la organización debe tratar los productos no conformes mediante una o más de las siguientes maneras: Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada. Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente. Tomando acciones para impedir su uso o aplicación prevista originalmente. Tomando acciones apropiadas a los efectos, reales o potenciales, de la no conformidad cuando se detecta un producto no conforme después de su entrega o cuando ya ha comenzado su uso.

PRODUCTO NO CONFORME. CONTROL Cuando se corrige un producto no conforme, debe someterse a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos. Se deben mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.

DEFINICIONES IMPORTANTES Acción correctiva Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad NOTA 2: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda NOTA 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva Acción preventiva Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial NOTA 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse

DEFINICIONES IMPORTANTES Corrección Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada NOTA 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva NOTA 2: Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificación Reproceso Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos Reclasificación Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales

DEFINICIONES IMPORTANTES Requisito No conformidad Defecto Conformidad Corrección Acción correctiva Acción preventiva Reproceso Reclasificación

ACCIONES CORRECTIVAS Debe haber tres partes en la respuesta de la organización a una no conformidad: corrección, análisis de la causa, y acción correctiva. La organización debe documentar y poseer evidencia objetiva de estas tres partes. Se debe esperar tanto la corrección como la acción correctiva cuando se detecta una no conformidad.

ACCIONES CORRECTIVAS La definición de acción correctiva es “acción para eliminar la causa de la no conformidad detectada”. La acción correctiva no puede ser tomada sin primero hacer una determinación de la causa de la no conformidad. Existen muchos métodos y herramientas disponibles para una organización, para determinar la causa de una no conformidad La acción correctiva eficaz debe prevenir que la no conformidad vuelva a ocurrir eliminando la causa. Sin embargo, la acción correctiva no debe confundirse con la acción preventiva Se debe notar que la acción preventiva, por la naturaleza de su definición, no es aplicable a no conformidades ya detectadas

¿ Y DÓNDE ENCUENTRO NO CONFORMIDADES? Frente a las no conformidades detectadas deben tomarse correcciones y/o acciones correctivas. Las no conformidades no se detectan únicamente en las auditorías internas o externas; éstas aparecen en el día a día de la organización (ocurren durante el desempeño de los procesos)

ENCONTRANDO NO CONFORMIDADES Fuentes de no conformidad son: Quejas del cliente y de otras partes interesadas que han sido identificadas Calidad del producto/servicio Confiabilidad del producto/servicio Exactitud de las cuentas Tiempos de entrega La generación de producto no conforme; por ejemplo, altos índices de reprocesos Benchmarking

ENCONTRANDO NO CONFORMIDADES Los objetivos que no se alcanzan En este caso es conveniente definir un valor de control, adicional al objetivo a alcanzar, para los diferentes indicadores) Desviaciones de los programas y planes de capacitación Los resultados de la revisión por la dirección Necesidades de recursos Carencia de información Carencia de procesos adecuados Los resultados de las medidas de satisfacción (encuestas de clientes)

ENCONTRANDO NO CONFORMIDADES Los resultados de análisis de datos Histogramas Análisis de capacidad de los procesos Análisis de confiabilidad, incluyendo análisis de fallas Gráficas de control y otras técnicas de SPC (causas asignables de variación) Promedios Análisis de variación Ineficiencias en los procesos relacionadas a: Materiales Métodos Equipos Personas

No olvidar que hay tres partes en una no conformidad bien documentada: ENCONTRANDO NO CONFORMIDADES No olvidar que hay tres partes en una no conformidad bien documentada: la evidencia de auditoría que soporta los hallazgos del auditor; el requerimiento contra el cual la no conformidad se detecta; el enunciado de la no conformidad. Si no hay evidencia – no hay no conformidad. Si hay evidencia – esta debe ser documentada como una no conformidad

ENCONTRANDO NO CONFORMIDADES El siguiente paso, una vez identificada la no conformidad y su fuente, es entrar al análisis de causas. La extensión y eficacia de la acción correctiva depende de la identificación de la verdadera causa raíz. En algunos casos esto ayudará a una organización a identificar y minimizar no conformidades similares en otras áreas.

Para ello podemos utilizar las herramientas: IDENTIFICANDO LAS CAUSAS El trabajar en acciones correctivas no es una tarea fácil (se necesita tiempo, dedicación y conocimiento de algunas herramientas y conceptos), menos todavía es el trabajar en acciones preventivas. Un SGC debe convertirse con el tiempo en preventivo más que en correctivo (madurez del sistema) Para ello podemos utilizar las herramientas: Tormenta de ideas Diagrama de causa-efecto “los cinco porqué”, etc.

ACCIONES PREVENTIVAS Recordar que las acciones preventivas se toman ante una situación potencial que todavía no ha ocurrido pero que puede ocurrir (incertidumbre). Se pueden identificar: Haciendo un análisis de las causas de las no conformidades detectadas para identificar no conformidades potenciales en una escala más amplia en otras áreas de la organización y proporcionar una entrada para una acción preventiva Analizando gráficas de tendencia (series de tiempo) donde se puede corregir un proceso antes de que aparezca una no conformidad Hacer un análisis de riesgo: “¿Que pasa si…?”, “¿Qué pasa si… y además…?”