Estructuras Organizativas Tema 2: Parámetros de diseño. Conferencia 4: Diseño del puesto. Sumario: - Especialización del cargo. - Formalización del comportamiento. - Preparación y adoctrinamiento. Colaboradoras: Beatriz Bú Alba. Yulieska Alfaro Cruz.

Preguntas: 1. ¿Cuántas tareas deben corresponder a un puesto determinado y qué grado de especialización tendrán? 2. ¿Hasta qué punto debe normalizarse el contenido de trabajo de cada puesto? 3. ¿Qué habilidades y conocimientos estarán presentes para cada puesto? 4. ¿Sobre qué bases deben agruparse los puestos en unidades y estas a su vez en otras mayores? 5. ¿Qué tamaño debe tener cada unidad y cuanta gente debe estar bajo el mando de un individuo? 6. ¿Hasta qué punto hay que normalizar el output de cada puesto o unidad? 7. ¿Qué mecanismos hay que establecer para facilitar la adaptación mutua entre puestos y unidades? 8. ¿Cuánto poder de decisión debe delegarse a los directivos de unidades de línea descendiendo por la cadena de autoridad? 9. ¿Cuánto poder decisión debe pasar de los directivos de línea a los especialistas de Staff y a los operarios? Mintzberg (1993).

Estas nueve preguntas corresponden a los PARÁMETROS DE DISEÑO de la organización. Suponen medios formales y semiformales que dividen y coordinan el trabajo a fin de establecer “pautas estables de comportamiento”. Los parámetros de diseño podemos estructurarlos en cuatro agrupaciones:

Cuatro agrupaciones de parámetros de diseño. Especialización del cargo. Formalización del comportamiento. Preparación y adoctrinamiento. Diseño de puestos Agrupación de unidades. Tamaño de la unidad. Diseño de la superestructura

Cuatro agrupaciones ... Sistemas de planificación y control Dispositivos de enlace. Diseño de los enlaces laterales. Descentralización vertical. Descentralización horizontal. Diseño de toma de decisiones

Especialización del cargo. Deben ser examinadas dos perspectivas Especialización horizontal del puesto Especialización vertical del puesto

Especialización horizontal. Es la forma predominante de la división del trabajo. El trabajo estrechamente dividido significa que existe una fuerte especialización horizontal, por ejemplo una sola tarea simple de una persona. La razón de la especialización horizontal es el aumento de la productividad del trabajo.

Especialización vertical. Separa la realización del trabajo y la administración del mismo. Se relaciona con el grado en que el operario ADMINISTRA su propio trabajo; para lo cual tendría que llevar a cabo tareas de: 1. Sensor. 2. Discriminador. 3. Decisor. 4. Elaborador de objetivos y diseñador de estrategias. Esquema de la especialización vertical. Mintzberg (1993).

? ¿Cuándo ampliamos el puesto? rendimiento Ampliación del puesto motivación ? Puesto estrecho división del trabajo y especialización rendimiento Principio de ampliación del puesto: “ … la ampliación del puesto sale a cuenta en la medida que las ganancias de los trabajadores más motivados de un puesto determinado sean superiores a las pérdidas ocasionadas por una especialización técnica inferior a la óptima”. (Mintzberg ,1993).

Especialización del puesto según la parte de la organización. Especialización horizontal. Todos los demás puestos directivos Puestos profesionales (N.O, Unidades de Staff). Determinados puestos directivos del nivel más bajo. Puestos que no requieren preparación previa(N.O, Unidades de Staff). Especialización vertical. Adaptado de Mintzberg (1993).

Formalización del comportamiento. Es el parámetro que establece de manera explícita el conjunto de normas y que prescriben la libertad de acción. Mecanismo implicado: normalización de procesos. Tipos de formalización Según las reglas Según el puesto Según el flujo

¿Por qué formalizamos el comportamiento humano? Razones para la formalización. Garantiza precisión en la organización. Garantiza imparcialidad ante los clientes. ¿Por qué formalizamos el comportamiento humano? Garantiza producción homogénea. Garantiza control del comportamiento

Formalización según el puesto. Se prevé el comportamiento mediante una serie de instrucciones que deben seguirse como resultado del desempeño del puesto y que se formulan en el descriptor del cargo. En cierta medida la formalización según el puesto expresa el grado de especialización en ambas dimensiones.

Formalización según el flujo de trabajo La formalización del comportamiento tiene lugar mediante la especificación generalmente detallada de cómo se realiza cada tarea, cualquiera que sea el número de ellas para el cargo en cuestión. Afecta principalmente a los trabajadores del núcleo de operaciones y algunas unidades del STAFF de apoyo. Es la forma más exacta de prever el comportamiento del trabajador en el desempeño de sus actividades laborales.

Formalización según las reglas. Este tipo de formalización tiene un carácter más general ya que está referida a un conjunto de cargos, pudiendo abarcar incluso todos los puestos de trabajo. Establecimientos de reglas tales como: horarios, uso de chapillas, uniformes, modo de vestir, accesos limitados, etc.

Burocracia Proceso de burocratización Especialización Normalización Formalización Puesto Racionalidad tecnocrática Flujo Predictibilidad del comportamiento . . . . Reglas Burocracia

Características de las organizaciones burocráticas. Predominio de la especialización del cargo y formalización del comportamiento. Coordinación mediante la normalización de procesos. Zonas de jurisdicción “fijas y oficiales” sujetas a reglas y reglamentos administrativos. Sistema firme de jefes y subordinados que crea una red de autoridad con niveles muy claros. Prevalece la documentación escrita. Preparación “exhaustiva y experta” de la oficina, con reglas más o menos pronunciadas. Resumido de Mintzberg (1993).

Disfuncionalidades: Afectación severa a la relación de autoridad jefe-subordinado. Aplicación de reglas impersonales. Separación de las decisiones y el conocimiento necesario para tomarlas, fundamentalmente aquellas que afectan el núcleo de operaciones. Establecimiento de barreras de comunicación entre estratos de distintos niveles jerárquicos. Falsa ilusión de que todo queda previsto y resuelto de antemano. Pérdida de creatividad y frustración de aspiraciones relacionadas con el orden superior de las necesidades (estima y status y autorealización). Otras afectaciones sobre la cultura, las relaciones laborales y la personalidad.

Disfuncionalidades..(cont.): 6. Reacción lenta y con dificultad ante el carácter dinámico del entorno. Rigidez y pérdida de competitividad. 7. Creación de un circulo vicioso en el que se aplica las normas y procedimientos. 8. Prioridad de las acciones encaminadas a la solución de los problemas administrativos de la entidad frente a las acciones dirigidas a la atención y solución de problemas de los clientes. 9. Ausencia de motivación, y elevado índice de rotación del personal. 10. Predominio de los fines personales y de pequeños grupos frente a los objetivos de la entidad.

Diversas intensidades y naturalezas Burocracia mecanicista de la formalización Baja Tácitas Normas Intensidad Alta Explícitas Formalización Permisiva Naturaleza Coercitiva Tipo de formalización Grado de formalización Permisiva Coercitiva Bajo Orgánica Autocrática Alto Burocracia permisiva Burocracia mecanicista Nota: Las categorías y sus relaciones en el esquema así como el cuadro presentado parten de Morales Gutiérrez, Alfonso C. 2000.

Lógica de la naturaleza de la formalización permisiva Formalización coercitiva La organización tiende a la igualdad de sus miembros, en la jerarquía y obtención de ingresos. Exigencia de flexibilidad debido a fuertes demandas del entorno en cuanto a la calidad, innovación, etc.(ambiente competitivo). Predomina un ambiente en el que la iniciativa de los empleados se recibe con beneplácito por la dirección. El clima es de confianza y autocontrol. Las normas se aplican para facilitar el aprendizaje y la comprensión y registro de las mejores prácticas por lo que se requiere la mayor transparencia posible. Resulta imprescindible para la organización, que sus miembros tengan una visión global de la naturaleza y propósitos de la misma. Predomina la desigualdad de los miembros. Son organizaciones con grandes asimetrías. Los resultados no son tan dependientes de las demandas del entorno y la organización se atrinchera en las normas de obediencia. Los directivos tienen una alta desconfianza del comportamiento de sus subordinados. El objetivo de la formalización es lograr a toda costa los resultados propuestos. No existe interés alguno en subrayar el compromiso mediante la comprensión de las técnicas, normas, procedimientos, etc. No interesa que el trabajador tenga una visión más allá de la estrechez de su puesto y unidad. Nota: La conceptualización es a partir de Morales Gutiérrez, Alfonso C.( 2000)

Características de las organizaciones orgánicas. Baja especialización del cargo y escasa formalización del comportamiento. Coordinación mediante la adaptación mutua. Relaciones de autoridad y sistema de poder identificados por su flexibilidad. Relaciones de trabajo directas, abiertas e informales. Ajuste de las tareas a las realidades cambiantes de la empresa. Sistema de toma de decisiones que acerca las mismas hacía donde se encuentran los conocimientos. Sistema ético con su raíz en el compromiso, el desarrollo productivo y tecnológico y la expansión. Incorporación de la ambigüedad y la incertidumbre en la estructura como elemento de empuje hacía un comportamiento organizacional más efectivo y eficiente.

O B B/O Burocráticas Orgánicas DIVERSIDAD B/O B/O . . . . . . . . . . . . . . . . . . B/O Burocráticas Orgánicas

Preparación y Adoctrinamiento Preparación Adoctrinamiento Proceso mediante el cual se adquieren los conocimientos y las habilidades requeridas para un puesto determinado. Preparación Adoctrinamiento Mecanismo implicado: normalización de habilidades Proceso mediante el cual se crean y conservan los valores y en general la cultura de la organización.

. . A P A P Responsabilidades compartidas: Organización y Sociedad. Dentro de la organización. . A - - - - - - - . - - - - - - - - - - - - - - - - P - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Fuera de la organización. ( Sociedad) : Adoctrinamiento. : Preparación. A P

Preparación Facilita la coordinación mediante la normalización de habilidades y requiere de conocimientos y habilidades específicas. Garantiza predictibilidad en el desempeño. Preparación Necesario cuando el trabajo es complejo y requiere de calificaciones específicas. Subyace en los contratos de trabajo.

…… Adoctrinamiento Afianza la cultura. ¿Qué es la cultura de la organización? …… Valores Pautas de comportamiento Ética Preguntas sin respuesta inmediata ¿La organización tiene una cultura o es una cultura? ¿A que aspiramos?

Preparación y Adoctrinamiento Partes de la organización Predomina en el trabajo de corte profesional. Consustancial a la carga intelectual de la organización. Preparación Imprescindible cuando el trabajo es de alto compromiso o remoto y requiere de mucha lealtad. Significa la socialización de los miembros. Adoctrinamiento

Diversidad de las burocracias sustitutos Preparación Formalización complemento Morales Gutiérrez, Alfonso (2000) (predetermina o normaliza el comportamiento mediante la enseñanza dentro y fuera de la organización). (grado en que el comportamiento queda predeterminado apelando a recursos administrativos). 2 estructuras burocráticas Basada en la formalización del comportamiento (normalización de los procesos de trabajo). 2. Basada en la preparación (normalización de habilidades). Control Indirecto (contrato de personas con los conocimientos y habilidades requeridas). Control Directo (utilización de normas escritas y reglas establecidas).