Procesos de Compra y/o gastos Paul Leger http://pleger.cl

… Para hacer una omelette hay que romper huevos … Es cierto, pero antes hay comprar huevos …

Introducción a los Procesos de Gastos/Compras (1/4) Toda empresa necesita insumos y/o servicios, cuales deben ser comprados a otras empresas Al día pueden ocurrir varias de transacciones de compras (ej. comida frescas, luz) Hay un proceso de negocio estándar de compras. Este veremos en clases

Introducción a los Procesos de Gastos/Compras (2/4) Este proceso es especialmente importante, pues esté involucra la salida de dinero Una correcta captura, control y analisis de las compras (vistas como datos) es fundamental para realizar un control/medición de la gestión Es el proceso opuesto al proceso de venta. Por lo tanto, los conceptos como inventarios, contabilidad, retorno/devolución, etc están involucrados Proceso de Venta Proceso de Gastos/Compras Bienes (Productos) Bienes (Materiales) Cliente Empresa Proveedor Pago Pago

Introducción a los Procesos de Gastos/Compras (3/4) En una compra, hay varios potenciales problemas: Registro equivocados de cantidad/precios de productos (ej. comprar 10 y recibir 5 bolsas de cementos) Omitir registrar compras de productos (ej. comprar productos para el uso de un personal) No justificar ciertos productos (ej. comprar productos para otro departamento) Registrar la compra de otra empresa (ej. compra a la empresa A y se paga a la empresa B)

Introducción a los Procesos de Gastos/Compras (4/4) Una visión global, el proceso de Gastos y Compras es: Preparar una orden de compra de bienes o servicios Notificar al proveedor de bienes o servicios necesarios Recibir los bienes o servicios (o devolverlos) Registrar el pago y pagar la factura resultante (cuando es recibida) NOTA: Actualización de los registros afectados, tales como cuentas por pagar, efectivo, inventario y gastos

Descomposición del Proceso de Gastos/Compras Procesos de Compra Procesos de retorno/devolución Procesos de pago

Comprando los huevos … para el omelette Procesos de Compra Comprando los huevos … para el omelette

Proceso de Compra De modo general, pasos para generar una compra: Una necesidad Petición de una compra Autorización de compra Creación de una orden de compra Recepción de la compra (productos)

Proceso de Compra Una empresa puede obtener un producto/servicio desde dos origines: Comprar un producto a externa compañia: Este es el caso de compras, como activos fijos, o materiales. En este caso se genera una orden de compra Solicitar a bodega un producto: Una bodega de otra área, o el departamento de producción, genera un requerimiento de insumos de consumo habitual a una bodega abastecedora NOTA: Es común que una empresa se divida en varias sub-empresas y estas se venden productos de manera internas. Es decir, se genera orden de compras internas

Recepción del Compra Verificar que la cantidad/precio/calidad de la compra sea verificada Consejo: Realizar una verificación “ciega” (Nota: Usted puede encontrar trabajos en el Lider para esto) Registrar la recepción de compra y anexar a la orden de compra. Además, indicar en este documento cuando se debe pagar el producto y a quien

BPMN de Compra

Proceso de Retorno/Devolución Devolviendo los huevos podridos

Proceso de Retorno/Devolución Al recibir un producto, puede observar que un producto no viene en la condiciones establecidas: Calidad/cantidad (ej. pedí 10 y llegaron 3) Con defectos (ej. tarjetas de videos incendiables) Condiciones de pago (ej. pagar en una sola cuota, precio) Tiempo de entrega (ej. productos perecibles) Otro tipo de producto (ej. solicite un notebook y llego un pedazo de madera) NOTA: Realizar una devolución podría significar una perdida para su empresa (piense en la cadena de suministro). Además, si no devuelve pronto el producto, el producto podría no ser aceptado

Proceso de Retorno/Devolución Pasos para las devoluciones: Preparar un memo (documento) para su devolución y enviar su devolución Registrar las devoluciones para analizar luego (ej. saber si la empresa falla más de una vez) Realizar los calces de contabilidad e inventario con cada devolución NOTA: Algunas veces, es más económico eliminar el producto que enviarlo de vuelta (ej. comida)

Vidrios en la Costanera Center

BPMN de Devoluciones/Retornos

Proceso de Pago Pagando “el fiao” de los huevos “el fiao”: la antigua tarjeta de crédito

Proceso de Pago En algún momento, usted debe pagar los productos comprados: Usted paga cuando recibe la factura de la compra La recepción de compra y factura debe coincidir para permitir el pago de ella. Recordar que la recepción de compra es usada para saber a quien y cuando usted debe de pagar Usted debe actualizar sus registros

Proceso de Pago Los cheques son usados como medios de pago y como documentación que la compra fue pagada (Pagué en la fecha solicitada, evita multas) Finalmente la orden de compra, la recepción de compra, la factura y el cheque debe ser guardado en un solo lugar

Un SIA puede ser útil para pagar SIA pueden ser útil para automatizar este proceso de negocio, porque: Puede verificar automáticamente que la coincidencia entre la recepción de compra y factura Puede juntar varias deudas (deudas de 1.000) y generar un solo pago hacia ellas. Esto es independiente de los registros de contabilidad

BPMN de Pago

Procesos de Ventas y Compras: Dos caras de una misma moneda Vender productos Comprar productos Recepción de inadecuados productos Devolución de inadecuados productos Recibir dinero de ventas Pagar compras Usted usará uno de estos de dos procesos estándar dependiendo en que estado su empresa se encuentre

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