PRO-ADM-12 SELECCIÓN EVELUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES OBJETIVO Determinar criterios para evaluación, selección, seguimiento y reevaluación de los.

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1 PRO-ADM-12 SELECCIÓN EVELUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES OBJETIVO Determinar criterios para evaluación, selección, seguimiento y reevaluación de los proveedores externos basándose en la capacidad para proporcionar productos y servicios de acuerdo con los requisitos ALCANCE Desde: La selección de proveedores Hasta: Reevaluación de los proveedores Aplica para todos los proveedores que puedan afectar los objetivos de los Sistemas integrado de calidad

2 FLUJOGRAMA

3 FORMATOS Nota: La implementación de esta evaluación de selección y del formato de inscripción de proveedores se debe realizar en el mes de abril el responsable será el asistente de cada proceso; Los formatos los encuentran el la ruta del servidor-”sig”- “sistema integrado de gestión” – “proceso administrativo” - “administración” - “formatos”. FOR-ADM-09Plan de mejora FOR-ADM-71Selección, Evaluación y Reevaluación Proveedores FOR-ADM-72inscripción de Proveedores

4 OBJETIVO Describir la metodología diseñada para realizar compra de insumos/servicios necesarios para el optimo desarrollo de las actividades de acomeq ingeniería ALCANCE Desde: Recepción de la necesidad de compra Hasta: Reevaluación de proveedores contratistas Este procedimiento aplica para todos los procesos de Acomeq Ingeniería. PRO-ADM-13 PROCEDIMIENTO COMPRAS

5 FLUJOGRAMA

6 FORMATOS FOR-ADM-17Orden de compra FOR-ADM-20Anticipo FOR-ADM-27Check list facturas y cuentas de cobro FOR-ADM-73Cuadro comparativo de cotización Nota: La implementación de esta evaluación de selección y del formato de inscripción de proveedores se debe realizar en el mes de abril el responsable será el asistente de cada proceso; Los formatos los encuentran el la ruta del servidor-”sig”- “sistema integrado de gestión” – “proceso administrativo” - “administración” - “formatos”.

7 PRO-ADM-15 PROCEDIMIENTO PAGO A PROVEDORES OBJETIVO Establecer los parámetros para la correcta administración, seguimiento y cumplimiento en los pagos de los diferentes tipos de proveedores. ALCANCE Desde: La solicitud de pago de acuerdo al plazo acordado Hasta: Realización del pago

8 PAGO DE ANTICIPOS El pago de anticipos se realizará únicamente los días lunes y jueves de cada semana, Sin excepción. Es decir, los anticipos que se reciban el jueves después de 11 a.m. serán pagados el lunes a las 3 p.m. y los anticipos que se reciban el miércoles después de las 11 a.m. serán pagados el jueves a las 3 p.m. La hora máxima para recibir las solicitudes de anticipos en el área de tesorería es hasta las 11 a.m. sin excepciones, siempre y cuando sean marcados como urgentes, es decir, que el pago se deba realizar el mismo día, solo aplica para lunes y jueves. El horario para la entrega de solicitudes de anticipo en Tesorería los días martes, miércoles, viernes y sábado es después de 3:30 p.m. No se tramitaran pago de anticipos en copia, es decir, los vistos buenos deben ser originales Los anticipos que no cumplan con las siguientes especificación no se gestionaran y serán devueltos Los anticipos menores a $200.000 se cancelan de caja menor y los anticipos mayores a $200.000 se realiza transferencia electrónica. Las excepciones deben ser comprobadas y autorizadas por gerencia

9 PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

10 El pago a proveedores y contratistas se realizará una sola vez a la semana, por tal motivo cada proceso tiene plazo de entregar las facturas y/o cuentas de cobro debidamente soportadas los miércoles antes de las 4:30 p.m. Los documentos que se entreguen fuera del horario y fecha establecida, quedan pendiente para la semana siguiente. Es responsabilidad de quien contrato el servicio relacionar el monto de anticipo a descontar en el FOR-ADM-27 “check list cuentas de cobro y/o facturas” Responsabilidad de contabilidad de enviar semanalmente informe de proveedores- contratistas con un monto pendiente por legalizar mayor a 2´000.000 o con anticipos mayores a 3 meses de vigencia a los líderes de proceso. Si contabilidad detecta que algún proveedor-contratista se encuentra en ese listado contabilidad informara de la novedad al líder de proceso que autorizo el pago, si él líder de proceso aprueba que se continúe con el proceso de pago se realizara la respectiva observación de que se le informo. Nota: Si no cumple con los requisitos descritos no se realizarán los pagos. Excepción: En el caso de corresponder a proyectos en marcha, se debe mencionar la fecha posible de terminación y se omite el Acta de Entrega Cuando se trate de un proveedor nuevo adjuntar, RUT, certificación bancaria y copia de la cédula del Representante Legal El cierre de recepción de la facturación son los días 27 de cada mes hasta las 5:00 p.m. PRO-ADM-15 PROCEDIMIENTO PAGO A PROVEEDORES

11 FORMATOS Nota: La implementación de esta evaluación de selección y del formato de inscripción de proveedores se debe realizar en el mes de abril el responsable será el asistente de cada proceso; Los formatos los encuentran el la ruta del servidor-”sig”- “sistema integrado de gestión” – “proceso administrativo” - “administración” - “formatos”.

12 OBJETIVO Asegurar el cobro y pago de los servicios prestados por Acomeq ingeniería con oportunidad y eficiencia teniendo en cuenta las condiciones de negociación y la satisfacción del cliente. ALCANCE Desde: La solicitud de la factura Hasta: La radicación de la factura PRO-ADM-15 PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN

13 Flujograma

14 La solicitud de facturas se puede realizar a diario, mediante correo eléctrico el responsable de los procesos solicita y suministra toda la información detallada y clara para la elaboración de la factura. Toda factura debe ser soportada con la siguiente información de acuerdo al tipo cliente: Para clientes de mantenimiento se debe anexar el informe de cumplimiento y/o acta de entrega Para cliente Cafam se debe anexar la orden de pedido que genera el cliente. Para el cliente Compensar, cuando sean facturas de alquileres y arrendamientos se debe anexar la orden de compra de cliente y el pago de seguridad social del mes correspondiente. Y para las facturas de adicionales se debe anexar la cotización, la orden de compra del cliente y la planilla de seguridad social. En algunas facturas se debe anexar copia del contrato según solicitud del cliente. Para elaborar facturas de clientes nuevos, se debe entregar el RUT actualizado y Cámara de Comercio inferior a 30 días. Informar con claridad días y horas de radicación. PRO-ADM-15 PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN

15 Política centro de costos

16 Política rete garantíasPENDIENTES CORREO\POLITICA RETEGARANTIAS A CONTRATISTA.docxPENDIENTES CORREO\POLITICA RETEGARANTIAS A CONTRATISTA.docx