PLAN DE CONTINUIDAD DE ACTIVIDADES ANTE EMERGENCIAS INSTITUCIONES Y EMPRESAS ECUADOR , junio - 2009

INTRODUCCIÓN Este documento es un modelo que propone la Secretaría Técnica de Gestión de Riesgos como aporte para la preparación institucional pública y privada del país, con miras a garantizar la continuidad de las actividades productivas y los servicios en situación de emergencia. Pretende ser una herramienta lo suficientemente ágil y sencilla para su pronta implementación y a la vez útil para las instituciones y empresas del ecuador

Consideraciones Generales para Elaborar el Plan de Continuidad de Actividades Definir las actividades críticas y áreas fundamentales de la institución o empresa, según criterios de impacto económico , impacto social o impacto en la seguridad o salud. La organización y planificación de las actividades con su respectivo personal y recursos. Horario normal de trabajo y horario en situación de emergencia. En caso de que la institución no pueda continuar sus actividades dentro de sus instalaciones, considerar la adecuación de un lugar temporal con servicios básicos. Considerar las facilidades de transporte adecuado de los trabajadores o funcionarios. Contar con un sistema de comunicación operativo. Definir y ejecutar las actividades prioritarias para la institución. Contar con responsables claramente identificados.

Definición de Actividades Críticas: Hacer una revisión exhaustiva de todas las áreas de la empresa o institución, y sus actividades. Pensar en cuáles de ellas: Generan mayor impacto económico o institucional Implican responsabilidad hacia la ciudadanía Brindan servicios de salud, control sanitario, provisión básica de alimentos, seguridad para su institución o empresa. ¿Con quién? ¿Quiénes son las personas que pueden ejecutar las actividades? ¿Cuántas personas son necesarias? cuántas personas tienen la competencia requerida para el cumplimiento de las actividades?, ¿cuáles son las instituciones y/o empresas que pueden contribuir al cumplimiento de la actividad? ¿Se debe tener competencias específicas, una preparación especial? ¿Cómo? • ¿Cuáles son los procedimientos mínimos para la continuidad de las actividades? • ¿Existe procedimientos institucionales?, notas o documentación? • ¿Cómo transportar al personal a un sitio secundario preestablecido? ¿Con qué? ¿Qué se necesita prever como material para llevar a cabo la continuidad de las actividades? • ¿Computadoras, escritorios o mesas, sillas? • ¿Formularios, papel membretado, sellos, números de cuentas bancarias? • ¿Máquina de producción, herramienta, material adicional? • ¿Equipamiento informático específico? • ¿Medios de comunicación? • ¿Transporte para trasladar material? ¿En dónde? ¿Desde dónde se puede gestionar (manejar/administrar) la emergencia? • ¿En la institución misma?, ¿en un sitio temporal pre designado?, ¿en el domicilio de alguna/s personas?, ¿en un establecimiento preestablecido (familiares, otras empresas, proveedores, asociaciones, etc.)?

Organigrama Básico para Continuidad de Funciones COMITÉ DIRECTIVO SEGURIDAD INFORMACIÓN PÚBLICA ENLACE INSTITUCIONAL PLANIFICACIÓN Y ESTRATEGIAS OPERACIONES LOGISTICA ADINISTRACIÓN Y FINANZAS

Sugerencias para Seguridad Informática • Creación de los respaldos. • Movilización de los proveedores de servicios informáticos. • Abastecimiento del material necesario. • Instalación de un local informático temporal. • Rehabilitación de los accesos a internet, teléfonos y servicios de mensajes. • Reinstalación de las aplicaciones prioritarias para las actividades críticas. continua……

Prueba con los usuarios para verificar el correcto funcionamiento. ¿Cuáles son los datos críticos o más importantes ¿Cuáles son los respaldos informáticos a usar. ¿Cuáles son los documentos que no fueron digitalizados y dónde se encuentran archivados? ¿Con qué elementos de seguridad cuenta el material informático? ¿Los equipos informáticos de la institución se encuentran asegurados?

Kit para Emergencias continua…… Es necesario preparar 2 KITS, uno adentro y otro afuera de la institución. Se podrá reunir materiales y documentos como por ejemplo: • El plan de continuidad de actividades • El plan de emergencia informático • El plan de emergencia institucional • Listado de los servicios de emergencia. • Listado y datos del personal. • Listado de los proveedores logísticos. • Último inventario del stock y equipamiento. • Documentación específica (códigos secretos, listado de los productos, formularios, patentes). continua……

Escrituras, contratos, convenios, garantías y demás documentos de tipo oficial, de los cuales se recomienda tener copias certificadas. Contrato de seguro, datos bancarios. Medios de pago (chequeras, claves para transferencias) CD, USB (flash memory) con datos importantes. Papel, bolígrafos. Celulares con cargador. Linternas con baterías de repuesto. Cámara fotográfica Sello y papel membretado. Botiquín de primeros auxilios.

Recomendaciones para llenar la matriz 1. Escriba la información general relacionada con la institución. 2. Transcriba la Misión Institucional. 3. Identificación de actividades críticas y qué área las realiza. Recordar los criterios sugeridos anteriormente en CONSIDERACIONES GENERALES. 4. Descripción de la situación actual.

1. Paso1 Paso2 Paso3 Etc. 2.

GRACIAS www.stgestionriesgos.gov.ec