GESTIÓN POR PROCESOS Y CALIDAD EN EL GOBIERNO REGIONAL ICA GERENCIA REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL

Contenido Hoja Gestión por Procesos – Marco Técnico y Normativo 3 10 Mapa de Procesos y Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP) 22 Propuesta de actividades a realizar

GESTIÓN POR PROCESOS

¿Cuál es nuestro enfoque actual de organización? Gerente Jefe Compras Analista 1 Analista 2 Jefe Finanzas Analista Cajero Jefe de RHH Coordinador Asistente ENFOQUE FUNCIONAL ¿Y DÓNDE ESTA EL CLIENTE?

¿Qué entendemos por Proceso? II ¿Qué entendemos por Proceso? A un conjunto de actividades lógicamente relacionadas que transforman elementos de entrada en un resultado o producto final. Tiene un inicio y un fin que puede trascender las áreas funcionales.

¿Cómo se define la Gestión por Procesos? III ¿Cómo se define la Gestión por Procesos? Sistematizar todas las actividades, procedimientos, tareas y formas de trabajo. Es decir, entiende a las instituciones públicas como un conjunto de procesos orientados al logro de la satisfacción de los ciudadanos.

Evolución de la Gestión por Funciones a la Gestión por Procesos IV Evolución de la Gestión por Funciones a la Gestión por Procesos Conforme al D.S. 004-2013-PCM, se precisa entre los componentes de la Gestión Pública orientada a resultados: “Una gestión al servicio del ciudadano necesariamente deberá cambiar el tradicional modelo de organización funcional y migrar a una organización por procesos”.

Marco Normativo en el Gobierno Regional de Ica Decreto Regional 0006-2015-GORE-ICA/GR que declara al GORE ICA en proceso de modernización, y la Resolución Ejecutiva Regional N° 0078-2016-GORE-ICA/GR que aprueba la Política Regional de Modernización de la Gestión Pública del Gobierno Regional de Ica. Conforme al literal 4.2.5 del artículo 4° de la Política Regional de Modernización, señala como uno de sus objetivos estratégicos lo siguiente: “Gestión por procesos.- Implementar una gestión regional de calidad basada en procesos y orientada a generar resultados concretos a los ciudadanos iqueños” Lineamientos para la implementación de gestión por procesos en el GORE ICA: Guía para la elaboración del Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos en el Gobierno Regional de Ica. Instrucciones para la elaboración de Diagramas de Flujo en el Gobierno Regional de Ica.

¿Cómo implementar la Gestión por Procesos en el GORE ICA? Etapas VI ¿Cómo implementar la Gestión por Procesos en el GORE ICA? Etapas ETAPA 1: PREPARATORIA ETAPA 2: DIAGNÓSTICO E IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS ETAPA 3: MEJORA DE PROCESOS Construcción del Marco Normativo . Difundir, Sensibilizar y Brindar Asistencia Técnica. Elaborar el Plan de Trabajo. Describir los procesos de la entidad. Identificar destinatarios de bienes y servicios. Elaborar el Documento Mapa de Procesos. Elaborar el Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos. Medir, analizar y evaluar los procesos y procedimientos. Mejorar los procesos. Documentar los procesos mejorados.

MAPA DE PROCESOS Y MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS En base a la Guía de elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos en el Gobierno Regional de Ica

I Mapa de Procesos Nivel 0 Es una representación gráfica de la secuencia e interacción de los diferentes procesos que tiene la entidad. Conforme al D.S. 004-2013-PCM el Mapa de Procesos Nivel 0 debe ser elaborado por la Oficina de Modernización de manera coordinada con todos los responsables de la ejecución de los procesos, también denominados dueños de los procesos.

Mapa de Procesos Nivel 0 del Gobierno Regional de Ica II Mapa de Procesos Nivel 0 del Gobierno Regional de Ica FICHA DEL PROCESO NIVEL 2 Nombre Indicar el nombre del Proceso de Nivel 2 Objetivo Indicar el objetivo del Proceso de Nivel 2 Descripción Describir brevemente el Proceso de Nivel 2 Alcance Indicar qué órganos o unidades orgánicas intervienen en el Proceso de Nivel 1 Proveedor Entrada Diagrama de Bloques del siguiente nivel Salida Cliente proceso de nivel 2. Especificar Especificar proveedores cuáles son internos y las externos del entradas servicio) Especificar Especificar cuáles son clientes las salidas internos y (bien y/o externos del Ficha de procesos nivel 0

¿Cómo completamos la Ficha Técnica de Procesos? III ¿Cómo completamos la Ficha Técnica de Procesos? Objetivo: Finalidad que se persigue, qué esperamos alcanzar en beneficio del ciudadano. Alcance: Cobertura, a qué áreas aplica, con que actividad inicia y finaliza. Salidas: Resultados del proceso: bienes y servicios, información, documentación, etc. Usuarios/Clientes: Destinatario de las Salidas, pueden ser clientes internos o externos. Responsable: Director/Jefe o Gerente del área quien ejecuta o tiene responsabilidad directa. Proveedores: Proporcionan los insumos necesarios para el proceso. Entradas: Insumos necesarios para ejecutar las actividades; recursos materiales, humanos, información.

Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos IV Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos Es un documento descriptivo y detallado de las acciones que realiza una entidad. El Manual contiene la descripción del proceso nivel 0 desagregado hasta el nivel N; para ello se utilizará una Ficha de procesos por cada nivel desagregado. Debe ser elaborado por los órganos o unidades que ejecutan el proceso con asesoría de la Oficina de Modernización.

Niveles de Desagregación de Procesos (Nivel 1 al Nivel N) El diagrama de bloques se utiliza para mostrar la desagregación del Proceso de nivel 0 hasta el último nivel (Nivel N). Para el desarrollo del mapeo de procesos se plantea que la entidad realice la descripción de los procesos como mínimo hasta el nivel 2. En caso la entidad no pueda obtener actividades a partir de los procesos nivel 2, deberá seguir analizando sus procesos hasta el nivel N.

Desagregación de Procesos del Gobierno Regional Ica VI Desagregación de Procesos del Gobierno Regional Ica Gestión Administrativa de Recursos Macroproceso (Nivel 0) Gestión Financiera Gestión de Recursos Humanos Gestión de Abastecimiento Gestión de Tecnologías de Información Procesos Nivel 1 Adquisición de Bienes, Servicios y Obras Gestión Vehicular Gestión de Almacén Control Patrimonial Procesos Nivel 2 Elaboración Plan de Adquisiciones Compra por proceso de selección Adquisición de bienes y/o servicios monto < 8UIT Control e Ingreso de Bienes Control de Inventarios Salida de Bienes Procesos Nivel 3

¿A que llamamos Procedimiento? VI ¿A que llamamos Procedimiento? Es una serie de actividades ordenadas consecutivamente que se realizan con el propósito de obtener un fin o un objetivo deseado. Son las instrucciones, pautas, pasos que describen la forma de ejecutar el proceso de nivel N. Es decir, en cada uno de los últimos niveles de proceso identificado (Nivel N) se desarrolla su Ficha de Procedimiento y Diagrama de Flujo correspondiente.

¿Cómo completamos la Ficha de Procedimiento (Proceso Nivel N)? VII ¿Cómo completamos la Ficha de Procedimiento (Proceso Nivel N)? Objetivo: Finalidad que se persigue, qué esperamos alcanzar en beneficio del ciudadano. Alcance: Cobertura, a qué áreas aplica, con que actividad inicia y finaliza. Salidas: Resultados del proceso: bienes y servicios, información, documentación, etc. Usuarios/Clientes: Destinatario de las Salidas, pueden ser clientes internos o externos. Responsable: Director/Jefe o Gerente del área quien ejecuta o tiene responsabilidad directa. Proveedores: Proporcionan los insumos necesarios para el proceso. Entradas: Insumos necesarios para ejecutar las actividades; recursos materiales, humanos, información.

¿Cómo completamos la Ficha de Procedimiento (Proceso Nivel N)? VII ¿Cómo completamos la Ficha de Procedimiento (Proceso Nivel N)?

VIII Flujograma También conocido como Diagrama de Flujo, es una representación con imágenes de las etapas del procedimiento, sirve para obtener un conocimiento rápido de la secuencia de actividades que comprende el procedimiento.

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública VIII ¿Qué se necesita entregar para constituir el M.P. y el M.G.P.P.? Descripción Gráfica PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS DE APOYO PROCESOS MISIONALES REQUJISITOS Y NECESIDADES DEL CLIENTE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE CLIENTE SATISFECHAS FICHA DEL PROCESO NIVEL 2 Nombre Indicar el nombre del Proceso de Nivel 2 Objetivo Indicar el objetivo del Proceso de Nivel 2 Descripción Describir brevemente el Proceso de Nivel 2 Alcance Indicar qué órganos o unidades orgánicas intervienen en el Proceso de Nivel 1 Proveedor Entrada Diagrama de Bloques del siguiente nivel Salida Cliente proceso de nivel 2. Especificar Especificar proveedores cuáles son internos y las externos del entradas servicio) Especificar Especificar cuáles son clientes las salidas internos y (bien y/o externos del Ficha de procesos nivel 0 Mapa de Procesos (nivel 0) Mapa de Procesos Diagrama de flujo Diagrama de bloques PROCESO A PROCESO A1 PROCESO A2 PROCESO A3 PROCESO A1.1 A1.2 A2.1 A2.2 A3.1 A3.2   NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 0 PROCESO X NIVEL N Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos FICHA DEL PROCEDIMIENTO Nombre Indicar el nombre del procedimiento Objetivo Indicar el objetivo del procedimiento Alcance Indicar en qué actividad inicia y qué actividad termina el procedimiento Proveedor Entrada Descripción de actividades Salida Cliente Especificar Especificar proveedore cuáles son s internos las servicios) Especificar Especificar cuáles son clientes Se describe de manera secuencial el los productos internos y y externos entradas desarrollo de las actividades que se realizan. (bienes y/o externos. FICHA DEL PROCESO NIVEL 2 Nombre Indicar el nombre del Proceso de Nivel 2 Objetivo Indicar el objetivo del Proceso de Nivel 2 Descripción Describir brevemente el Proceso de Nivel 2 Alcance Indicar qué órganos o unidades orgánicas intervienen en el Proceso de Nivel 1 Proveedor Entrada Diagrama de Bloques del siguiente nivel Salida Cliente proceso de nivel 2. Especificar Especificar proveedores cuáles son internos y las externos del entradas servicio) Especificar Especificar cuáles son clientes (bien y/o externos del las salidas internos y Ficha de procedimiento Ficha de procesos nivel 1,2…,N-1 Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

PROPUESTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR

Próximas actividades a realizar Se debe establecer el plan o cronograma de trabajo, se adjunta modelo con actividades y fechas propuestas para actualizar. Elaborar el Mapa de Procesos: Identificar los principales productos y clientes por Direcciones/Jefaturas, completar formato. Definir el principal proceso o procesos que generan los productos del punto anterior, completar formato; estos vienen a ser nuestros procesos nivel 0. Clasificar los procesos: estratégicos, misionales y de apoyo. Elaborar la gráfica de procesos nivel 0. Completar los Fichas Técnicas de Procesos nivel 0.

Próximas actividades a realizar Inventario de procesos y procedimientos (Nivel 1, 2, hasta el nivel N): Cada oficina designa a un responsable para la coordinación de la elaboración de los procedimientos del área. Cada oficina identifica sus principales clientes y productos que elaboran. En base a sus productos definen los procedimientos que desarrollan. Se evalúa si se agrupan, se redefinen o se anulan los procedimientos. Se establece el inventario final o relación de procedimientos y sus responsables. Asistencia técnica permanente de la Coordinación de la Gestión de Procesos y Calidad (Subgerencia de Modernización), y del Equipo de Trabajo de la Dirección Regional Agraria que guiará la implementación de la Gestión por Procesos.

MUCHAS GRACIAS Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial Gobierno Regional de Ica