Estudio Regional de Gestión de Procesos de Negocio Presentación de resultados

CETIUC CETIUC, pertenece a la Pontificia Universidad Católica de Chile, y nace el año 2003 para estudiar y difundir el uso estratégico que se da a las TI en las grandes organizaciones del país El Club CPO se crea el año 2009, y en el año 2014 se entrega el premio “CPO del año” a José Lorenzo Corvalán (Telefónica) Gracias al apoyo de Mutual de Seguridad y ProcessArts, este año hemos retomado las actividades del Club CPO

Próximas Actividades 11 de mayo 5 de julio 2 de agosto 6 de septiembre Lanzamiento ENTI 13 de septiembre 4 de octubre Premiación Club CIO y CPO 16 de noviembre

Temas Descripción del estudio Conformación Áreas de Procesos Aporte de valor al negocio Rol de CPO Governance BPM Servicios área BPM

Descripción del estudio

Esfuerzo conjunto de CETIUC y ProcessArts Alcance regional Cuatro años en el mercado Experiencia en diversos países Fuerte foco en la academia y en la transferencia de conocimiento. Más de 50 proyectos realizados Governance BPM Optimización y Rediseño de Procesos. Mapa de Procesos e Identificación de Procesos Críticos Gestión de Riesgos Dashboards y Scorecards (MetricArts) Capacitaciones internas a empresas Panamá Perú Chile

¿Qué son los procesos de negocio? Proceso de Negocio Conjunto de actividades lógicamente relacionadas, que usan los recursos de la organización para proveer resultados definidos, con el fin de alcanzar los objetivos del negocio.

Orientación a generación de valor Gestión por funciones Gestión por procesos Gestión por silos funcionales No existe un único responsable del proceso Centrado en los objetivos de cada función Gestión transversal entre las funciones para lograr el objetivo del proceso Un único responsable del proceso Centrado en los objetivos del proceso

Descripción del estudio ERBPM es el Estudio Regional de Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management) Objetivo: conocer cómo se está llevando a cabo la gestión de procesos en las organizaciones de la región (Chile, Panamá y Perú) Focos: Entender el propósito para el cual se está usando la gestión de procesos Conocer cuáles son las oportunidades y desafíos de negocio que se busca abordar Conocer los objetivos y servicios provistos por las áreas de proceso Entender cuál es el perfil del CPO

Descripción del estudio Unidad de análisis: organizaciones con operaciones en Chile, Panamá o Perú, que actualmente tienen un área BPM. Encuesta online desarrollado por CETIUC y ProcessArts. Levantamiento: 26 de Enero al 10 de Marzo de 2017

Empresas participantes País Chile Panamá Perú 45 10 7 ¿Existe un área formal de gestión de procesos de negocio en su organización? Sí No 79% 21% En Chile es un 18%

Empresas participantes Promedio: 2.441 empleados

Conformación Áreas de Procesos

Son áreas relativamente recientes Promedio: 5,3 años

Áreas de procesos dependen principalmente de las gerencias de informática

Áreas de procesos están enfocadas en proyectos a nivel departamental

Existe poca formalidad en el plan de desarrollo del área de procesos

Aporte de valor al negocio

Orientación hacia la mejora de la productividad Principales propósitos: reducir costos, aumentar satisfacción cliente, y mejorar la coordinación

Alto nivel de compromiso gerencial Ha existido un avance positivo en los últimos años

Principal problema es demostrar el valor de la gestión por procesos Llama la atención la dificultad para demostrar el valor Puede haber un interés por impulsar proyectos transformacionales, cuando la organización aún no percibe el valor

Rol de CPO

Diversidad de experiencia y edad Promedio: Edad: 40 años Experiencia en gestión de procesos: 9 años

Buen nivel profesional, incluyendo postgrados en gestión y especialización

Rol de líder de procesos es reciente Promedio: Años en el cargo actual: 4.8 años Años como líder procesos: 4.4 años

En general, es su primera experiencia como líder en un área de procesos

Tienen influencia en la alta dirección de su organización En algunos casos, incluso conformando parte de un Comité Directivo

Demasiado tiempo dedicado a la gestión de proyectos Las organizaciones se encuentran en una fase de “Creación de conciencia” Se requiere más tiempo para rol de promotor de la gestión por procesos de negocio

Governance BPM

Las 4 etapas en la implementación de la gestión de procesos

Éxito aún es esquivo, dado que no existe una planificación de expectativas realista En algunos casos dichas expectativas son en torno a los servicios que puedo ofrecer, no en torno a un CoE

Claves del éxito: “Existencia de dueños de procesos y uso de métricas de desempeño”

Dueños de procesos son un rol en formación Ha habido un aumento en el conocimiento del Rol de Dueño o Responsable del Proceso dentro de las organizaciones

Focos principales: documentar, modelar, analizar y mejorar

Servicios área BPM

SERVICIOS PRINCIPALES PROCESOS DE GESTIÓN MP01Trasladar la estrategia a los procesos MP06 Evaluación de resultados BPM MP03 Planeación de desarrollo de servicios BPM MP04 Programación de servicios BPM MP05 Monitoreo de servicios BPM MP02 Identificación de demanda BPM y su análisis MP07 Diseminación de una cultura BPM SERVICIOS COMPLEMENTARIOS SERVICIOS PRINCIPALES CS01 Mejora orientada cuantitativamente CS06 Auditoría de procesos MS01 Mantenimiento de la arquitectura de procesos MS06 Medición del desempeño de procesos CS02 Implementación de modelos de referencia CS07 Gestión del riesgo y control interno MS02 Modelación de procesos (as-is) MS07 Entrenamiento y educación en procesos CS03 Especificación de sistemas CS08 Gestión de competencias MS03 Mejora de procesos (to-be) MS08 Chequeo de modelos CS04 Automatización de procesos MS04 Documentación de procesos MS09 Gestión de la madurez de procesos CS09 Gestión de proyectos de mejora MS05 Gestión del proceso de cambio MS10 Benchmarking de procesos e innovación CS05 Gestión de reglas de negocio CS10 Gestión de costos de procesos TECNOLOGÍAS T01 Workflow T02 BI T03 Simulación T04 SOA T05 BAM T06 BRMS T07 ECM T08 CEP PROCESOS DE SOPORTE SP01 Administración de repositorio de modelos SP02 Administración de roles y responsabilidades BPM SP03 Administración del portfolio de servicios BPM SP04 Administración de recursos humanos BPM SP05 Administración del presupuesto BPM

Documentación, modelación y mejora son los servicios más maduros Conciencia de que es relevante monitorear los indicadores de desempeño y de ejecución de cambios

El uso de mapas de procesos es aún incipiente

Diversas oportunidades para mejorar el desempeño

Modelación se usa para entender y mejorar los procesos

BPMN es la notación más utilizada

Proveedores (consultoras) tienen las competencias requeridas para aportar a los proyectos BPM Se solicitó a los participantes entregar una Probabilidad de recomendación de los proveedores: 0: no lo recomienda 10: lo recomienda totalmente

Visión global A nivel global, estamos en lo que denominamos la fase de creación de conciencia. Se deben formalizar los planes de desarrollo de la Gestión por Procesos. Con una estructura que permita responder a la demanda de la organización. Con un governance que permita interactuar con áreas claves para el desarrollo de una cultura de Procesos. Evangelizar internamente para salir de la “ejecución de proyectos”. Colocar énfasis en el rol de la figura del Dueño de Procesos y de Comités de Procesos Permite comenzar a generar beneficios transversales a la organización Mostrar el valor que la gestión por procesos a través del impacto en las métricas de desempeño de los procesos

Benchmark de Gestión de Procesos de Negocio Es una aplicación web que contiene los gráficos del ERBPM. Se incluyen otros gráficos y segmentaciones adicionales. Para la presente versión del estudio, el acceso es gratuito, dado el acuerdo conjunto con ProcessArts Para ingresar, puede crearse una cuenta en la dirección: http://www.cetiuc.com/apps

Más información CETIUC ProcessArts www.cetiuc.cl contacto@cetiuc.cl www.processarts.cl info@processarts.cl

Estudio Regional de Gestión de Procesos de Negocio Presentación de resultados