D IAGRAMAS DE FLUJO, ESPECIFICACIONES Y DISEÑO DE PROCESOS Iván Vera Montenegro Ingeniería Ambiental Operaciones Unitarias

O BJETIVOS Conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso determinado que sirva como base común para todos sus componentes o se debe realizar un análisis sistemático del mismo. Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos que estén implicados en la mejora de la calidad. Además se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestión.

D IAGRAMA DE F LUJO - La presentación gráfica de sistemas. - Permite identificar aspectos relevantes de una manera rápida y simple.

D EFINICIÓN Es una técnica que permite representar gráficamente las operaciones y estructuras que se van a realizar, por medio de la representación de los pasos de un proceso. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación de ambos.

C ARACTERÍSTICAS Y VENTAJAS Es una representación gráfica de las secuencias de un proceso, presenta información clara, ordenada y concisa. Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas indicadas. Se pueden detectar problemas, desconexiones, pasos de escaso valor añadido etc. Compara y contrasta el flujo actual del proceso contra el flujo ideal, para identificar oportunidades de mejora. Identifica los lugares y posiciones donde los datos adicionales pueden ser recopilados e investigados. Ayuda a entender el proceso completo. Permite comprender de forma rápida y amena los procesos.

¿P ARA QUÉ SE USAN ?  Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo pueden mejorarse.  Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.  Facilita el conocimiento general del proceso.  Sirve para identificar los responsables del proceso.  Permite establecer áreas importantes para la observación o recopilación de datos.  Facilita la identificación de áreas a mejorar.  Facilita la generación de hipótesis sobre las causas de los problemas del proceso.

S IMBOLOGÍA

T IPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO Flujogramas de primer nivel o de dirección descendente. Flujograma de segundo nivel o detallado. Flujograma de ejecución o matriz.

F LUJOGRAMA DE PRIMER NIVEL  Muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes.  Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso.  La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso.

F LUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL  Indica los pasos o actividades de un proceso, incluye además: puntos de decisión, períodos de espera, insumos y resultados.  Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

F LUJOGRAMAS DE EJECUCIÓN O MATRIZ  Representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos.  Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes.  Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.

M ETODOLOGÍA Para realizar el diagrama de flujo, debemos seguir una serie de pasos: Preparación de la construcción del diagrama -Paso 1: Establecer quiénes deben participar en su construcción. -Paso 2: Preparar la logística de la sesión de trabajo. Desarrollo de la construcción -Paso 3: Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera obtener de la sesión de trabajo. -Paso 4: Definir los límites del proceso en estudio. -Paso 5: Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de actividades. -Paso 6: Identificar y documentar los pasos del proceso. -Paso 7: Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisión o bifurcación. -Paso 8: Revisar el diagrama completo. Interpretación -Comprensión del proceso -Análisis del proceso Posibles problemas y deficiencias de interpretación UTILIZACIÓN

D ISEÑO DE P ROCESOS Definición Proceso general mediante el cual el ingeniero aplica sus conocimientos, destrezas y puntos de vista a la creación de un producto o un sistema, que permita solucionar un problema y satisfacer una necesidad, con suficientes detalles para permitir su realización.

E L P ROCESO DE D ISEÑO 1.- Formulación del problema 2.- Análisis del problema 3.- Búsqueda de soluciones Métodos de Búsqueda de Soluciones 4.- Decisión Proceso general de la Decisión. 5.- Especificación de la solución

D ISEÑO DE PROCESOS

R ESTRICCIONES EN EL DISEÑO

E JEMPLO D IAGRAMA DE P LANTA DE TRATAMIENTO

S OFTWARES Diaw Bizagi Process Modeler Dia SmartDraw Inspiration Code Visual to Flowchart EDraw Flowchart AutoCAD

C ONCLUSIONES Los diagramas de flujo y los diseños son herramientas que mejoran la explicación de los procesos. Son útiles en el desarrollo de documentación de sistemas de gestión. Describen los procesos de forma mas amigable que los instructivos. Disminuyen la resistencia del personal a utilizar manuales como documentos de referencia.

G RACIAS