EXPOSITOR CPC ANGEL MANUEL CARRILLO LEVANO Lima, Octubre 2012 “SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO PROCESOS TECNICOS

El sistema de abastecimiento fue establecido mediante el Decreto Ley Nº 22056, con la finalidad de asegurar la unidad racional, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento y de bienes y servicios no personales en los organismos que conforman la administración pública, a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisición almacenamiento, distribución, registro y control, mantenimiento, seguridad, recuperación de bienes y disposición final de los mismos. Sistema de Abastecimiento

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº INAP/DN RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº INAP/DN SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios. SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y custodia temporal de bienes. bienes. SA.06 Austeridad del Abastecimiento. SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y servicios.

 Toda adquisición de bienes y servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento ó Logística de la Entidad.  Para ello aplicará las normas de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. SA.04 UNIDAD DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

 Toda adquisición do ingresos de bienes será ingresada a Almacén.  Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente a Almacén, se tendrá el debido cuidado de ejercer el control de recepción y conformidad. SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES.

 En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del órgano de Abastecimiento.  Supone que todas las áreas de la Entidad conozcan las medidas de austeridad, sobre todo para la elaboración de los documentos de gestión: POI, PAC Y PIA. SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO.

Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad. Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad. Los inventarios permanentes y anuales ayudan mucho en esta gestión. Los inventarios permanentes y anuales ayudan mucho en esta gestión. SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

BASE LEGAL  R.J. Nº 335 – 90 – INAP/DNA, que aprueba el “Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional”, conteniendo los procedimientos para el buen funcionamiento de un almacén como área especial, desvirtúa ser utilizado como un depósito.  Contiene información para el alta y baja de bienes de almacén.

NORMATIVIDAD LEGAL PRINCIPAL 1. NORMATIVA DE CONTRATACIONES DEL ESTADO:   NUEVA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO, APROBADA CON DECRETO LEGISLATIVO 1017, PUBLICADO EL 04 DE JUNIO   REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO, APROBADO CON D.S EF, PUBLICADO EL 1° DE ENERO   LEY ( ), MODIFICA LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO, artículos: 3°,9°,11°,19°,20°,22°,23°,27°,28°,32°,39°,41°,51°,52°,58°,60°,6 2°,63°,64°,68°,70° y 5° Disposición Complementaria Final   MODIFICATORIAS EFECTUADAS AL REGLAMENTO: – –D.S EF ( ): Art. 19°, 24°, 44°-47°, 55°, 57°-59°, 71°,88°, 155°, 157°, 161°, 252° y 259°. – –D.S EF ( ): Art. 255°, 259°, 265° y 272° – –D.S EF ( ): Art. 43°, 63°, 69°, 97°-103°, 138°, 157°, 255°, 265°, 272° y 282° – –D.S EF ( ): Adicionan Art. 85ª, y modifican Art. 157° y 237°. – –D.S EF ( ): modifican más de 120 artículos del RLCE.

Ley Anual de Presupuesto Determina normas de austeridad Aprueba los topes de procesos de selección Aprueba normas especiales de ejecución presupuestal

NORMAS DE AUSTERIDAD 2012 LEY Queda prohibida la adquisición de vehículos automotores, salvo en los casos de pérdida total del vehículo, adquisiciones de ambulancias, vehículos de rescate y autobombas y los destinados a la limpieza pública, seguridad ciudadana, seguridad turística en el marco de la Ley Nº 29408, Ley General de Turismo, seguridad interna y defensa nacional, así como la que se realice para la consecución de las metas de los proyectos de inversión pública, la adquisición de vehículos automotores con el objeto de renovar los vehículos que tengan una antigüedad igual o superior a diez (10) años, para el caso de las entidades que, en el marco de sus funciones, desarrollen operaciones o actividades de campo que requieran la renovación de los mismos. Asimismo, están comprendidas en esta excepción las entidades de reciente creación que necesiten vehículos para el desarrollo de sus funciones de operaciones o actividades de campo.

PROCESOS TÉCNICOS SISTEMA DE ABASTECIMIENTO CATALOGACIÓN REGISTRO DE PROVEEDORES REGISTRO Y CONTROL PROGRAMACIÓN ADQUISICION SUB SISTEMA DE INFORMACION RECUPERACION DE BIENES SUS SISTEMA DE NEGOCIACION

PROCESOS TÉCNICOS SISTEMA DE ABASTECIMIENTO ALMACENAMIENTO MANTENIMIENTO SEGURIDAD DISTRIBUCION DISPOSICION FINAL SUB SISTEMA DE UTILIZACION

PROCESO TECNICO DE CATALOGACION

CATALOGO DE LAS NACIONES UNIDAS DEFINICION:  Lista ó relación de bienes, servicios y obras debidamente clasificados ú ordenados por grupos, géneros, clases y correlativos.  La codificación de 8 dígitos constituye en conjunto el “Clasificador de las Naciones Unidas”.  Es administrado por el Osce 16

CATALOGO DE LAS NACIONES UNIDAS USO DEL CATALOGO:  Plan Anual de Contrataciones  Convocatorias en el SEACE 17

PROCESO TECNICO DE REGISTRO DE PROVEEDORES

PROCESO TECNICO REGISTRO DE PROVEEDORES D. LEG 1017

Artículo 260º.- Socios Comunes  Cuando dos o más proveedores tengan socios comunes en los que sus acciones, participaciones o aportes sean superiores al cinco por ciento (5%) del capital o patrimonio social en cada uno de ellos, con la solicitud de inscripción, renovación, ampliación de especialidad, aumento de capacidad máxima de contratación, según corresponda, que formulen ante el RNP, deberán declarar que cuando participen en un mismo proceso de selección, sólo lo harán en consorcio y no independientemente.  Si se detectara el incumplimiento del presente artículo deberá comunicarse al Tribunal de Contrataciones del Estado para la aplicación de la sanción correspondiente, establecida en la Ley.

PROCESO TECNICO DE REGISTRO Y CONTROL

PROCESO TECNICO REGISTRO Y CONTROL  Es un proceso referido a las acciones de "control previo", verificación y conformidad, a cada una de las fases de cada uno de los procesos técnicos, a fin de detectar oportunamente desviaciones y adoptar las medidas necesarias.  Así como también referido al seguimiento de los documentos administrativos generados en los diversos niveles de la entidad, para evitar demoras o establecimiento en el trámite de los mismos, hecho que perjudicaría a la oficina de abastecimiento y a la institución. oficina

PROCESO TECNICO REGISTRO Y CONTROL APLICA, ENTRE OTROS, A LOS SIGUIENTES ASPECTOS:  Emisión de los documentos fuentes: O/C, O/S, PECOSA, NEA  Recepción de la orden de compra  Conformidad de la recepción y de la prestación de servicios  Seguimiento de los documentos mencionados, así como del vencimiento de cartas fíanza de garantías de fiel cumplimiento y/o monto diferencial de propuesta

PROCESO TECNICO DE PROGRAMCIÓN

PROCESO TECNICO PROGRAMACION  Constituye un conjunto de acciones conducentes a programar las contrataciones de bienes, servicios y obras, los cuales deben reflejarse finalmente en un gran documento de gestión denominado: “PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)”.

ELABORACION DEL PAC  La elaboración comprenderá 2 Etapas: 1° Etapa: Coincidente con la programación y formulación presupuestal, lo que debe dar como resultado: PROYECTO DE PAC 2° Etapa: Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el OEC, revisará, evaluará y actualizará el proyecto del PAC sujetándolo a los montos del Presupuesto Institucional

FORMATO PAC 2012 FORMATO CON LA LEY VIGENTE

PROCESO TECNICO DE ADQUISICIÓN

PROCESO TECNICO ADQUISICION  Constituyen las acciones adecuadas para contratar los bienes, servicios y obras necesarios para el cumplimiento de las metas operativas de la Entidad.  Trabaja en función del Plan Anual, formulando los Expedientes de Contratación por cada proceso de selección programado en el PAC,  Se Designan a los miembros de Comités Especiales y/o Permanentes  Ejecución del proceso de selección  Contrato con el Postor Ganador.  Emisión de Orden de Compra y/o servicio.

EXPEDIENTE DE CONTRATACION

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (Art. 10° Regto.)  Requerimiento de Area Usuaria:  Estudio de las Posibilidades que ofrece el Mercado  Valor referencial  Disponibilidad Presupuestal  Tipo de proceso de selección  Modalidad de selección: Clásico, Subasta Inversa  Resúmen Ejecutivo  Sistema de contratación : Precios Unit. Y Suma Alzada  Modalidad de contratación : Normal, Llave en mano y Concurso Oferta

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (Art. 10° Regto.)  Fórmulas de reajuste de ser el caso:  Precios al consumidor  Cotización Internacional  Moneda Extranjera  Actuaciones desde la designación del Comité hasta la culminación del contrato  Incluye ofertas no ganadoras  El Expediente deberá estar en custodia de la OEC.

REQUERIMIENTO DEL AREA USUARIA

Normas dispuestas por la Ley de Contrataciones del Estado (Dec. Leg. 1017)

Normas dispuestas por la Ley de Contrataciones del Estado (Dec. Leg. 1017) Art. 13°.- Características Técnicas de los bienes, servicios y obras a contratar

Normas dispuestas por el Reglamento Ley de Contrataciones del Estado

ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO

Reglamento Ley de Contrataciones del Estado

Procedimiento de Selección.  Procesos Clásicos –Licitación Pública: Bienes y Obras –Concurso Público: Servicios –Adjudicación Directa: para Bienes, Servicios y Obras –Adjudicación de Menor Cuantía: para Bienes, Servicios y Obras –Adjudicación de Menor Cuantía Derivada: para Bienes, Servicios y Obras  Modalidades de selección  Convenio Marco  Subasta Inversa

ETAPAS DE LOS PROCESOS DE SELECCION   CONVOCATORIA   REGISTRO DE PARTICIPANTES   PRESENTACION DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES   ABSOLUCION DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES   INTEGRACION DE LAS BASES   PRESENTACION DE PROPUESTAS   EVALUACION Y BUENA PRO

ETAPAS POSTERIORES DE LOS PROCESOS DE SELECCION   CONSENTIMIENTO DE BUENA PRO   POSTOR GANADOR PRESENTA DOCUMENTOS PARA FIRMA CONTRATO   SUSCRIPCION DE CONTRATO

Culminación de Procesos de Selección.  Buena pro consentida y firma de contrato

Entidad designará Comité Especial Licitaciones Públicas Concursos Públicos Art. 24º Ley AdjudicacionesDirectas 1 o más CEP También podrá haber CE Adjudicaciones de Menor Cuantía A cargo del Órgano Encargado de las Contrataciones ó CEP

1 Área usuaria, 1 OEC 1 Otra área Necesariamente alguno de los miembros debe tener conocimiento técnico Conformación del Comité Especial Art. 24º Ley Bs sofisticados, Ss especializados u obras: si la Entidad no cuenta con especialistas, el CE podrán integrar 1 o más expertos independientes. En la conformación del CEP solo será exigible que uno de sus integrantes sea Representante del Órgano Encargado de las Contrataciones. 3 miembros Art. 30º Rglto

 El Titular de la Entidad, designará por escrito.  Titulares y Suplentes,  Indicar quien actuará como presidente  Entrega de Resolución y Expediente Contratación Designación Art. 27º Rglmto Una vez recibida la documentación señalada en el párrafo anterior, el presidente de Comité Especial, a más tardar al día siguiente hábil de recibida, deberá convocar a los demás miembros para la instalación respectiva, dejando constancia en actas.

1. Consultar la información proporcionada en el Expediente de Contratación. 2. Elaborar las Bases 3. Convocar el proceso 4. Absolver Consultas y Obs. 5. Integrar las Bases 6. Evaluar las Propuestas 7. Adjudicar la Buena Pro 8. Declarar desierto 9. Todo acto necesario hasta el Consentimiento de la Buena pro. Competencias Art. 31º Rglmto. El CE no podrá de oficio modificar las bases aprobadas

SUSCRIPCION DE CONTRATO  Postor ganador presenta documentos para suscripción de contratos  Cumplimiento de Requisitos: –Constancia de no estar inhabilitado –Garantías de fiel cumplimiento y monto diferencial de propuesta, cuando corresponda –Otros según las bases  Emisión orden de compra y/o servicio

SUSCRIPCION DE CONTRATO  En procesos de AMC de bienes y servicios, el contrato se perfecciona con la recepción de la orden de compra o de servicio.  En modalidad de convenio marco, se formaliza a través de la recepción de la orden de compra o de servicio, no siendo aplicable procedimiento de suscripción de contrato y sus requisitos.

SUSCRIPCION DE CONTRATO –En Caso de procesos por relación de items, si este o la sumatoria de los items tiene un valor comprendido dentro de una AMC, el contrato se perfecciona con la recepción de la orden de compra o de servicio.

EMISION DE DOCUMENTOS FUENTES  ORDEN DE COMPRA:  Emisión en original y …… copias –Original ………………… –Copia 1 …………………. –Copia 2 …………………. –Copia 3 …………………. –Copia 4 …………………. –Copia 5 …………………. –Copia 6 ………………….

EMISION DE DOCUMENTOS FUENTES  ORDEN DE SERVICIO:  Emisión en original y …… copias –Original ………………… –Copia 1 …………………. –Copia 2 …………………. –Copia 3 …………………. –Copia 4 …………………. –Copia 5 …………………. –Copia 6 ………………….

INFORMACION A CONSIDERAR  ORDEN DE COMPRA o SERVICIO. –En las órdenes de compra o de servicios que se remitan a los postores ganadores de la Buena Pro, debe figurar la condición de que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento. –Deben registrarse en el SEACE en plazo no mayor de 10 días hábiles siguientes a su perfeccionamiento, ocurrencia o aprobación (Art. 138° RLCE). Igualmente, deben registrar las órdenes de compra o de servicios generados por la modalidad de convenio marco. (Art. 98°, numeral 9 RLCE)

INFORMACION A CONSIDERAR  ORDEN DE COMPRA o SERVICIO. –Referencia del proceso de selección, modalidad (clásico, subasta inversa o convenio marco) –En las órdenes de compra debe indicarse la marca de los productos, con las características técnicas, cantidades, precios unitarios y total, –Las firmas de funcionarios que aprueban el documento fuente. –Afectación de la cadena del gasto presupuestal

DISTINCION CON LA COMPRA DE ACTIVOS FIJOS  Es importante, desde la emisión, distinguir si los bienes a adquirirse son activos fijos o bienes no depreciables.  Para ello utilizar criterios establecidos en el Instructivo Contable N° 2.  Es necesario remitir copia de documentos fuentes (O/C, NEA, PECOS) y facturas a la oficina de Patrimonio, para facilitar el control patrimonial.

NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN - NEA  Se utiliza para ingresar bienes en almacén distintos a las adquisiciones, tales como: –Donaciones –Transferencias –Reposiciones –Sobrantes –Etc.

PROCESO TECNICO DE RECUPERACION DE BIENES

 Es un proceso que comprende actividades orientadas para volver a tener dominio o disposición de bienes (para uso, consumo) o de servicios que anteriormente se tenía derecho sobre su propiedad o uso, luego de haberlos perdido por diversas causas como: dominio consumodominio consumo - Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios. - Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la propia entidad. - Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados, es decir que permanecieron en stock o sin rotación, o por haber sido adquiridos sin programación, ocasionando excesos. programación (Esto se puede originar desde la misma programación en los cuadros de necesidades)

PROCESO TECNICO DE ALMACENAMIENTO

DOCUMENTOS FUENTES  ORDEN DE COMPRA  NEA

ALMACENAMIENTO  Recepción  Conformidad  Internamiento temporal  Registro  Control y custodia  Información

RECEPCION  Se aplica “Unidad de Almacén”.  Implica que el área de almacén recepcione los bienes que los contratistas están obligados a internar.  Recepción de bienes sobrantes  Contrastar con el contenido y descripción que indica el original de la Orden de Compra y/o NEA  Si los bienes no cumplen con las características técnicas, no se recepciona.

CONFORMIDAD  La conformidad es de responsabilidad del órgano de administración ó del funcionario o servidor señalado en las normas de organización interna de la Entidad.  La conformidad en compras de AD y LP, requiere de un informe del funcionario responsable del área usuaria, quien deberá verificar la calidad, cantidad y cumplimiento de condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias.  En base a dicha información, el Almacén podrá brindar la conformidad en la orden de compra respectiva.

CONFORMIDAD  Tratándose de órdenes de compra derivadas de procesos de AMC, la conformidad puede consignarse en dicho documento.  Para las compras de bienes sofisticados, pueden designarse Comisiones de Recepción y Conformidad.  En caso de existir observaciones se consignarán en el acta respectiva, dándose al contratista un plazo prudencial, no menor de 2 ni mayor de 10 días calendarios, caso contrario ameritará resolución de contrato.  La Recepción conforme de la Entidad, no enerva su derecho a reclamar posteriormente por defectos o vicios ocultos.

CONFORMIDAD  Como parte de la conformidad, es importante tener en cuenta las normas de contrataciones por “Subasta Inversa”, las cuales dispone, en algunos casos, en las “Fichas Técnicas”, que los contratistas al momento de internar los bienes entregen un Certificado de Calidad, en la cual un tercero acreditado manifiesta que los productos internados cumplen con todas las características técnicas indicadas en dichas fichas.

INTERNAMIENTO TEMPORAL  Implica almacenar los bienes en forma adecuada en los anaqueles o espacios diseñados.  Se debe aplicar las normas del “Manual de Administración de Almacenes”.

REGISTRO  Implica realizar el registro en las tarjetas “Bincard” ó control visible, manteniéndolas al día.  El documento fuente: Orden de Compra y/o NEA

CONTROL Y CUSTODIA  Implica mantener el debido control y custodia de los bienes internados, evitando su deterioro, desgaste, obsolescencia, etc.  Se debe estar alerta con aquellos bienes que necesitan protección especial, caso de alimentos, medicinas, etc.  Evitar la pérdida de bienes por presencia de personas extrañas en el área de almacén.  Inventarios Permanentes

INFORMACION  Implica informar a otras áreas mediante una copia de orden de compra ó NEA: –SIGA –Contabilidad –Kardex  Cuando las alternativas informáticas lo permita, pueden acompañarse con los documentos fuentes un resúmen de movimiento de almacén: entradas, salidas y saldos (Inventario Permanente)  Informar la aplicación de penalidades.

INFORMACION DE APLICACIÓN DE PENALIDADES  Estar atento a la fecha de recepción de nos bienes en relación con los plazos estipulados en el contrato.  Discernir la base de cálculo para aplicar las penalidades: –Monto total del contrato –Monto del Item –Monto de la orden de compra

PROCESO TECNICO DE MANTENIMIENTO

 Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la oficina de abastecimiento o Logística, por medio de la unidad de servicios o de terceras personas idóneas, proporciona adecuada y oportunamente el servicio de mantenimiento. serviciomantenimientoserviciomantenimiento  Dichos servicios pueden ser de tipo predictivo, preventivo, correctivo de la maquinaria, equipos, enseres, edificaciones, etc. con el propósito de estar en óptimo estado de conservación y de operación de los mismos.

PROCESO TECNICO DE SEGURIDAD

 Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento o Logística por medio de la unidad de Seguridad, utilizando su propio personal o de registros, brindan un eficiente servicio de seguridad integral a los bienes de la entidad. personalregistrospersonalregistros  Implica la contratación de pólizas de seguros, seguridad y vigilancia, etc.  Implica la contratación de pólizas de seguros, seguridad y vigilancia, etc.   Evaluaciones, Informes y estadísticas de incidencia y ocurrencia.

PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION

DOCUMENTO FUENTE PECOSA:  Se utiliza para distribuir los bienes en almacén a los usuarios.  También se usa para: –Faltantes –Realizar Donaciones –Control administrativo de bienes del Activo Fijo

PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION  Formulación de pedido,  Autorización de despacho,  Acondicionamiento de materiales,  Control de materiales,  Entrega al usuario,  Registro é  Información

VALUACION DE INVENTARIOS

ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS (UEPS)  Asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que los bienes que se adquieren último son los primeros en utilizarse (entrega al usuario).  Por lo tanto el costo de los bienes salidos al usuario quedarán valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos;  De forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la misma (precios actuales)

PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS (PEPS)  Método de valuación de inventarios mediante el cual se considera que lo que se pide para el usuario es lo que primero entró al almacén, por lo que el inventario queda valuado a los precios de las últimas adquisiciones.  Este método de "costeo" del inventario permite que el inventario queda valuado en forma más realista.

PROMEDIO PONDERADO  Es el sistema que comúnmente se conoce como método de costos promedio.  Cada vez que ingresa al almacén una nueva partida de material, se determina un nuevo costo unitario promedio.  Se divide el costo total de cada una de las partidas entre su correspondiente existencia.  Con estos resultados se calcula un costo unitario promedio para todas las partidas.  A este costo se valorizan las salidas de material, hasta que haya una nueva entrada de material con un precio diferente al promedio.

PROCESO TECNICO DE DISPOSICION FINAL

 Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada con la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en uso, la cual tiene como finalidad evitar la acumulación improductiva de bienes y/o servicios innecesarios para la entidad.  Por lo que será pertinente tramitar su baja y posterior venta, incineración o destrucción, según su estado.

¡ Muchas Gracias !

ÁNGEL MANUEL CARRILLO LÉVANO MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN Teléfonos: / RPM # Correo Electrónico: