Taller de Ingeniería Industrial Ing. Felipe Torres Clase 11: Administración de Proyectos

El Proyecto Un proyecto es una serie de actividades ordenadas encaminadas a lograr un objetivo con ciertas especificaciones, en un tiempo dado y con unos recursos determinados

Administración de Proyectos Rol de Ingenieros en industria de servicios (financiero, transporte, gobierno, construcción, software, consultoras) y de manufactura Ejemplos: Lanzamiento de un nuevo producto Rediseño de un proceso Expansión de una línea productiva Procesos Proyectos

Ejemplo de un buen proyecto Construcción de una casa en solo 3 horas Ver Multimedia “Construcción de una casa en 4 horas”

Definir y organizar proyectos Proyectos exitosos definen claramente el alcance, objetivos, y actividades. El proceso de un proyecto exitoso comienza definiendo adecuadamente el equipo Un buen jefe de proyecto es motivador, profesor, y comunicador. Debe ser capaz de organizar diferentes actividades y trabajar con gente de variadas disciplinas. Jefe de proyecto establece las metas del proyecto, hitos y como llegar a ellos. Jefe de proyecto evalua el avance y toma acción cuando la planificación se ve amenazada

Definir y organizar proyectos El alcance define el objetivo del proyecto y determina los productos entregables Cambios en el alcance incrementan costos y retrasan el proyecto

Ciclo de vida de un proyecto Característica de un proyecto: Inicio → Fin Concepción, se define la necesidad del objetivo Planeación y evaluación, se detalla la forma de ejecutarlo y si es viable Ejecución y control, se llevan a cabo las actividades y que se realicen dentro del plazo, presupuesto y tiempo. Terminación, se alcanza el objetivo, se retiran los recursos gradualmente.

Planificación de Proyectos Plan de proyecto Documento que establece el objetivo, y forma que se realizara un proyecto. Dos tipos de plan de acuerdo a como fluye la información Top-down, directivos de la empresa definen los principales aspectos del proyecto, y como se comunicaran Bottom-up, los subordinados realizan la planeación y la ejecución, los ejecutivos solo coordinan

Planificación de Proyectos Elementos básicos de un plan de proyecto: Objetivo Definir la estructura de trabajo (WBS) Programa de actividades Organización del equipo de proyecto Grafica lineal de responsabilidades Normas Presupuesto Riesgo

Objetivo Meta, tarea o actividad a ser lograda en cierto tiempo. Es la razón del proyecto Todas las actividades deben enfocarse a alcanzarlo Bien definido Entendimiento común en el equipo del objetivo Los objetivos deben ser: Específicos No muy complejos Medibles, tangibles y verificables Realistas y alcanzables Dentro de presupuesto Consistente con planes, políticas, y procedimientos

Estructura de Trabajo Estrategia a seguir en la división del trabajo y en la definición de las principales actividades La estructura del trabajo también se conoce como Work Breakdown Structure o WBS Varias maneras de representar la estructura del trabajo, las mas comunes: Grafica de Arbol Listado con codigos: 1.0.0 Expansion de planta 1.1.0 Construccion de nave 1.1.1. Diseño 1.1.2. Licencias …….etc Expansión de una Planta Construcción de Nave Diseño Licencias Levantar naves Instalaciones Diseño del Proceso Compra de equipo Definir especificaciones Licitar y comprar Arranque de Planta Instalación de proceso Corridas de prueba Estabilización

Programa de actividades Asigna tiempo al proyecto y muestra cuando deben comenzar y terminar cada una de las tareas Se combinan dos factores: Orden lógico (o secuencia) Duración de cada actividad Algunos métodos mas usados Graficas de Gantt Diagramas de PERT ó CPM (Critical Path Method)

Organización del equipo de trabajo Diseña la cantidad de posiciones, el tipo y su estructura para llevar a cabo el proyecto Se construye en base a la experiencia del equipo que constituye el proyecto Es un factor de éxito

Grafica lineal de responsabilidades Relaciona la estructura del trabajo con el equipo que participará en el proyecto Asigna los miembros del equipo diferentes grados de responsabilidades en cada tarea Tareas Administrador Del Proyecto Financiero Administrador de Mercadotecnia De Producción de Contratos Diseño del plan P I I, O Negociar contratos con los socios R - Desarrollo de un nuevo producto N O Desarrollar esquema anual de operaciones I,N Establecer costo estándar P- Principal responsable R- Revisión N- Notificación A- Aprobación I- Proporciona información

Presupuesto Planeación de gastos requeridos para cumplir los objetivos Muestra la manera en la que se manejará el dinero dentro de las actividades

Análisis de Riesgo Anticipación a las posibles contingencias del proyecto Incertidumbre, factores inciertos relacionados con el proyecto Riesgo, se trata de cuantificar y prevenir Medición del riesgo es cuantificar que tan posible es que ocurra (Ej. 50%) por el impacto (Ej. Perdidas de $10mill) Administración del riesgo consta de tres etapas: Identificación del riesgo Análisis de riesgo Respuesta al riesgo

Análisis de Riesgo 1. Identificación del riesgo Lista de riesgos internos (de acciones del proyecto) y externos (del entorno) asociados al proyecto. Riesgos de inversión, del beneficio esperado del proyecto Riesgos de estrategia, asociados a las elecciones de cómo desarrollar el proyecto Riesgos condicionales, asociados a los cambios en las condiciones de operación en el curso del proyecto Riesgos asegurables, asociados a eventos ya conocidos estadísticamente (ej. Desastres naturales, incendios, etc)

Análisis de Riesgo 2. Análisis de riesgo Estudia factores que constituyen el riesgo al que está expuesto el proyecto Racionalizar los riesgos Probabilidad de ocurrencia Impacto en el proyecto Técnicas Cuantitativas, mediante estadísticas, o mediante análisis de sensibilidad Cualitativas, mediante focus groups o análisis histórico

Análisis de Riesgo 3. Respuesta al riesgo Práctica de reaccionar ante un riesgo percibido para minimizar los efectos negativos Respuestas típicas orientadas a: Evitar Reducir Asumir Transferir Realizar estudios exhaustivos

Ejemplo de administración de riesgo Fuentes de Riesgo Análisis del Riesgo Respuesta al Riesgo Falta de demanda Estudio de mercado Ingreso al mercado o evaluación de mercados alternativos · Tasas de interés Análisis de sensibilidad. Cual serian los efectos de cambios en la tasa de interés en el proyecto Tasa fija o variable, según expectativas e impacto · Variaciones en tipo de cambio Análisis econométrico Coberturas cambiarias · Condiciones del Suelo Estudio de mecánica de suelos. Refuerzo o búsqueda de terrenos alternativos · Fallas en entregas de los proveedores Historial de proveedores. Contratos con altas penalizaciones por incumplimiento de condiciones

CPM – Critical Path Method Preguntas que podemos responder usando CPM Esta el proyecto atrasado, adelantado o a tiempo? Si el proyecto debe terminar antes de lo planeado, cuál es la forma de reducir su duración al menor costo? Esta el proyecto sobre o bajo su presupuesto? Tenemos suficientes recursos para terminar el proyecto a tiempo?

División del Proyecto en Actividades Proyecto de Desarrollo de una Mountain Bike Actividad Duración Esperada (en meses) Predecesor Inmediato A – Do preliminary market analysis 1.0 - B – Develop preliminary product designs 3.0 A C – Do preliminary manufacturing study D – Evaluate and select best product design B, C E – Develop detailed marketing plans D F – Design manufacturing process G – Develop detailed product design H – Build and test prototype G I – Finalize product design 1.5 F, H J – Order components I K – Order production equipment L – Install production equipment 2.0 K

Carta Gantt para el Proyecto Mountain Bike La carta Gantt muestra el tiempo “mas temprano” de termino del proyecto. Pero, no indica cuales son las actividades “criticas” (es decir, retraso en estas actividades retrasaría todo el proyecto). Tampoco indica cuales actividades (y cuanto) deben acelerase para terminar el proyecto en un plazo determinado.

Grafo de Actividades Actividad en el Nodo Actividad en el Arco Start A B C D End A Actividad en el Arco 1 2 3 4 5 B C D

UTDT: Operations Management II Tiempos Fundamentales en un Grafo Para cada actividad identificamos seis tiempos: D: Duración ES: Comienzo mas Temprano EF: Termino mas Temprano (EF = ES +D) LF: Termino mas Tarde LS: Comienzo mas Tarde (LS = LF – D) ST : Holgura. Máximo tiempo que una actividad puede retrasarse sin aumentar la duración del proyecto. ST = LS – ES = LF – EF A(D) ES EF LS LF Ejemplo: A(1) C(4) Activity Predecessor Duration A -- 1 B 2 C 4 D Inicio Fin B(2) D(2) Prof: Rene Caldentey

UTDT: Operations Management II Critical Path Method (CPM) Ejemplo: FCN Securities Demo (A) 3 4 6 10 7 8 12 Duración = 12 3 4 6 10 7 12 A(3) B(1) C(2) E(4) H(3) D(4) F(3) I(2) G(2) Finish A(3) B(1) C(2) E(4) H(3) D(4) F(3) I(2) G(2) Finish Prof: Rene Caldentey

UTDT: Operations Management II Resumen de Método CPM Seis tiempos importantes para cada actividad Duración ES, EF: Inicio y Término mas tempranos LS, LF: Inicio y Término mas tarde ST: Holgura. Paso “Forward” Paso “Backward” Actividades Criticas y Caminos Criticos Holgura: ST = LF-EF =LS-ES ST es cero para las actividades criticas. Prof: Rene Caldentey