La encuesta como herramienta de obtención de información

Este método consiste en obtener información de los sujetos de estudio, proporcionada por ellos mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias respecto a actividades o procedimientos

Hay dos maneras de obtener información mediante la encuesta: A.- La entrevista B.- El Cuestionario

Preparación de la entrevista 1° Etapa: Recolección de información Consiste en obtener toda la información necesaria para saber que preguntar:  Informarse acerca de la actividad que la empresa realiza, sus productos o servicios  Términos técnicos comunes que se puedan ocupar de forma particular

1° Etapa Conocimiento del entrevistado También es necesario tener conocimiento respecto a quien se va a entrevistar. Su edad, profesión, cargo, con quienes trabaja, etc

1° Etapa Conocimiento de al organización Esto puede realizarse de 2 maneras: a) Rastreando todo tipo de información o documentos generales que den cuenta de la organización b) Mediante la observación y cuidadoso registro de tanto del entorno como de la organización misma.

Etapa 2: Organización de la información Cuando la primera etapa esta lista con todos los datos imprescindibles para la entrevista es necesario organizar la información recolectada. Para esto existen distintas alternativas:

Etapa 3: Elaboración de guía de preguntas de referencias. Lo mas importante en esta etapa en comprender que la entrevista debe permitir al entrevistado expresarse con amplitud. Organizar las preguntas y hacerlas correctamente ayuda a obtener información mas amplia y de mejor calidad.

Para esto es bueno tomar en cuenta los siguientes para parámetros: 1.- Evitar las preguntas cerradas:

2.- No inducir las respuestas del entrevistado: P: ¿No crees que esto tenga que ver con un tema de mala administración en esta área? R: Yo creo que en parte Si

3.- No dar por sentado que el entrevistado comprende el 100% del lenguaje técnico o académico:

4.- Alternar preguntas: No todas las preguntas representan el mismo grado de dificultad para el entrevistado, sobre todo desde el punto de vista emocional. Comenzar con preguntas “fáciles”, es decir, aquellas que no ahonda en lo mas intimo del entrevistado. Esto crea un mejor clima, fomentando la confianza y seguridad:

Preguntas “fáciles”: - ¿Cuánto tiempo lleva usted trabajando aquí? - ¿Cuáles son las actividades que usted realiza en la empresa?

También resulta útil alternar las preguntas “fáciles” con las “difíciles”. Una pregunta fácil puede preparar el clima para una difícil y del mismo modo puede ayudar a distender al entrevistado luego de una pregunta difícil:

Preguntas “difíciles”: - ¿Cuáles eran sus expectativas al ingresar a la empresa? - ¿Se han cumplido esas expectativas? - ¿Que es lo que mas te gratifica del trabajo que realizas?

Etapa 4: El momento de la entrevista Es distinto planificar una entrevista a realizarla. Durante la planificación se dispone de tiempo suficiente para armar, desarmar y volver a armar la guía de preguntas de referencia tantas veces como sea necesario, se pueden pedir opiniones, etc. En el momento de la entrevista no es asi.

Comúnmente la entrevista constará de 3 etapas básicas: 1.- Apertura 2.- Desarrollo 3.- Cierre

1.- Apertura: Es el momento de arranque, de inicio, para tomar contacto con el otro, la situación, el ambiente, ser empático. Sirve para recordar la duración y el horario de cierre, reconectar con actividades anteriores o, eventualmente, re agendar el encuentro.

2.- Desarrollo: Tiene que ver con el contenido especifico del encuentro (objetivo pre-acordado). Es la parte productiva. Un buen desarrollo, comúnmente esta asociado a una buena apertura.

3.- Cierre: Es el momento de desconexión. Puede ser el momento de sintetizar el desarrollo. También puede ser la oportunidad de agendar otro encuentro. El cualquier caso es importante agradecer al entrevistado su tiempo y dedicación a la entrevista.

No hay recetas mágicas para una buena entrevista, pero es bueno seguir algunas recomendaciones: