II CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 2014 RESULTADOS DEFINITIVOS,PERSPECTIVAS, ESTRATEGIAS….. Archivo General de la Nación MARLITT RODRÍGUEZ FRANCIA HÉCTOR DIAZ MUÑANTE Dirección de Normas Archivísticas Consultor Externo

El II Censo Nacional de Archivos 2014 – II CENAR 2014, fue una de las actividades más importantes y transcendentales que realizó el Archivo General de la Nación, en el año Los resultados, permiten la formulación y elaboración de planes de desarrollo, actualización de la normatividad y la adecuada toma de decisiones de todos y cada uno de los integrantes del Sistema Nacional de Archivos. La cobertura geográfica y temática lograda en el censo proporciona información estadística actualizada de los Órganos de Administración de Archivos. Así como, de la gestión de archivos de entidades tan importantes como las Notarías y Archivos de Arzobispados.

CARACTERÍSTICAS ESTRUCTURALES MARCO ESTADÍSTICO DIRECTORIOS ACTUALIZADOS IMPLEMENTACIÓN DE ESTUDIOS ESPECÍFICOS NÚMERO DE ARCHIVOS CONOCIMIENTO DE NORMATIVIDAD PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN PERSONAL OCUPADO INFRAESTRUCTURA II CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 2014

ARCHIVOS CENSADOS EN EL I CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS II CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 2014 Los archivos censados en el II CENAR 2014, fueron 3 262; es decir 35,5% más que los censados en el I CENAR Los archivos públicos y notariales censados en el II CENAR 2014, representan el 34,8% y 38,0%, más que los censados en el I CENAR 1997, respectivamente. Mientras que en el caso de Arzobispados/obispados el porcentaje es mayor en 66,7%. Unidades Estadísticas Censadas Año 1997 = Año 2014 = 3 262

PRINCIPALES VARIABLES ESTUDIADAS NORMATIVIDAD PRESERVACIÓN CONSERVACIÓN PERSONAL OCUPADO CAPACITACIÓN INFRAESTRUCTURA EQUIPAMIENTO

CONOCIMIENTO DE LAS LEYES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS El 60,8% de los archivos desconocían la ley Nº Ley del Sistema Nacional de Archivos. También el 64,4% desconocían el Decreto Legislativo Nº19414 Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación. Y, el 65,9%, desconocía la Resolución Jefatural Nº 076 Reglamento de Aplicaciones y Sanciones.

CONOCIMIENTO DE NORMAS TÉCNICAS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS El 56,5% de los archivos desconocían la norma S.N.A. 01 Administración de Archivos. El 57,0%, desconocían la norma S.N.A. 03 Descripción Documental. Mientras que las normas S.N.A. 04 Selección Documental y S.N.A. 02 Organización de Documentos, registraron un nivel de desconocimiento de 52,4% y 50,7%, respectivamente.

CONOCIMIENTO DE NORMAS TÉCNICAS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Sobre las normas, S.N.A. 05 Conservación de Documentos y S.N.A. 06 Los Servicios Archivísticos, las respuestas de desconocimiento de las mismas es 51,2% y 61,9%, respectivamente.

CONOCIMIENTO DE DIRECTIVAS TÉCNICAS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Sobre las directivas técnicas del Sistema, se observa que la mayoría de los archivos censados manifestaron desconocerlas. En las directivas mostradas el porcentaje de desconocimiento varía entre 69,3% (Directiva 3 Formulación del Plan Anual de Archivos) y 67,1% (Directiva 6 Eliminación de Documentos).

CONOCIMIENTO DE DIRECTIVAS TÉCNICAS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS El 56,7% de los archivos desconocían la Directiva 7 Conservación de Documentos. El 70,1%, desconocían la Directiva 1 Normas complementarias para la transferencia del acervo documental.

PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIRECTIVAS Y POLÍTICAS El 57,6% de los archivos de entidades públicas manifestaron que no contaban con directivas sobre Conservación de documentos. El 71,3%, manifestó no contar con el Registro de incidencias. Mientras que el 73,3%, indicó no tener Políticas de salud. El 75,3%, manifestó que no contaba con un Plan de Conservación y Prevención de Siniestros.

CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL OCUPADO Del total del personal ocupado, el 60,9% eran hombres (3 071) y el 39,1% mujeres (1 973). El 86,3%, de los hombres tenían entre 25 a 64 años de edad. Solo el 3,5% tenían entre 18 a 24 años de edad. El 86,6% de las mujeres, se concentra entre los 25 a 64 años de edad, mientras que el 5,3% manifestaron tener de 18 a 24 años de edad.

CARGO DEL PERSONAL OCUPADO El 36,2% del personal ocupado manifestó que era Administrativo, el 23,4% era Técnico. El 12,1%, informó que se desempeñaba como Jefe/Director. El 4,1% manifestó desempeñarse como Especialista.

CONDICIÓN LABORAL DEL PERSONAL OCUPADO Del total del personal ocupado, en los archivos de las entidades públicas el 52,5% es Nombrado. Mientras que el 26,6% indicó estar en la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios (CAS). El 7,7%, estaba por Locación de Servicios.

TIEMPO DE SERVICIOS DEL PERSONAL OCUPADO Del total del personal ocupado, el 41,1% manifestó que tenían De uno a 4 años de servicios. El 19,9% tenían Menos de un año de servicios. El 19,4% indicó tener De 5 a 10 años de servicios. De 21 a más de 30 años de servicios, se concentra el 6,4%. Cabe indicar que el 2,9% del personal se reservó la información solicitada.

ÚLTIMO NIVEL DE ESTUDIOS DEL PERSONAL OCUPADO El 49,7% del personal ocupado en los archivos de las entidades públicas manifestó estar realizado o concluido estudios universitarios. Mientras que 35,1% indicó estar estudiando o haber concluido estudios de carreras no universitarias.

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL EN ÚLTIMOS DOCE MESES En los últimos doce meses, el 33,1% del personal respondió de modo afirmativo. Mientras que el 65,6% dio una respuesta negativa. En relación a la institución que organizó o participó en los cursos de capacitación destaca el Archivo General de la Nación.

PROMEDIO DE EQUIPO Y MOBILIARIO BÁSICO POR ARCHIVO ENTIDADES PÚBLICAS A nivel nacional cada archivo dispone de una computadora, solo en Lima metropolitana los archivos disponen hasta 4 computadoras. La disponibilidad de equipos y mobiliario, a nivel nacional registra promedios reducidos.

PROMEDIO DE EQUIPO Y MOBILIARIO BÁSICO POR PERSONA OCUPADA La relación de la cantidad de equipos y mobiliarios disponibles con el número de personas ocupadas en los archivos, en todos los casos que se presentan es menor a uno, excepto en el caso de las sillas.

PERSPECTIVAS QUÉ...., DÓNDE …., CUÁNDO….,

Archivo General de la Nación Normatividad Prevención Conservación Capacitación

Archivo Regional Sub regional Gestión Administrativa Capacitación Gestión técnica

Archivo General de la Nación Actualizar, modificar, normas y directivas técnicas Reforzamiento de Direcciones técnicas Implementar cursos presenciales, virtuales, entre otros

Archivo Regional Sub regional Racionalización de recursos presupuestales Cursos ad hoc, según cargo desempeñado Mejoramiento del conocimiento y aplicación de normas técnicas

" Solos podemos hacer muy poco; unidos podemos hacer mucho" Hellen Keller. “ Los cinco dedos separados son cinco unidades independientes. Ciérralos y el puño multiplica la fuerza. Ésta es la organización” James Cash Penney