Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,

Presentación del tema: "Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,"— Transcripción de la presentación:

1 Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero, 2009 1

2  Instalación física de los expedientes de los archivos de trámite de la SCT a partir del Cuadro General de Clasificación Archivística.  Asegurar en los archivos de concentración, la disponibilidad y localización de los documentos y expedientes de los archivos resguardados, evitando la saturación documental provocada por expedientes que han perdido sus valores administrativos, legales y contables.  Valoración del archivo de concentración estableciendo una estructura documental que permita la formación del archivo histórico de la SCT. Objetivos 2

3 Fase I: Instalación y depuración de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT. Fase II: Valoración de los Archivos de Concentración, tanto en áreas centrales como en los 31 Centros SCT. Fase III: Detección e Instalación de los expedientes con Valores Históricos.. Fases del proyecto 3

4 Actividades realizadas en el 2008  Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación. Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación.  Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental.  Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. 4

5 Actividades realizadas en el 2008  En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental. En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental.  Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. 5

6 Resultados Generales Archivo de Trámite  Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite. Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite.  Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA). Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA).  Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado. Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado.  Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA. Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA.  Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración 5

7 AVANCES EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA OFICIALIA MAYOR UNIDAD TOTAL DE SERIES SERIES CON REGISTROS EXPEDIENTES CAPTURADOS SERIES SIN REGISTRO 3 DE NOV 2008 12 DE ENE 20093 DE NOV 2008 12 DE ENE 2009 Oficialía Mayor 27141710823410 D. G. P. O. P. 7616 20 60 D.G. Recursos Humanos 807981071 D.G. Recursos Materiales 58223356 U. T. I. C. 30171827028212 FUENTE: SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO

8 Resultados por Unidad Administrativa Nivel central y en los 31 Centros SCT 1

9 Unidades Administrativas Centrales visitadas SECRETARIO Coordinador General del Sist. e-México Unidad de Apoyo al Cambio Estructural Subsecretaria de Transporte Subsecretaria de Infraestructura Subsecretaria de Comunicaciones Coordinación General de Planeación y Centros SCT Coordinación General Puertos y Marina Mercante Oficialia Mayor Dirección General de Planeación Dirección General de Evaluación Dirección General de Carreteras Federales Dirección General de Conservación de Carreteras Dirección General de Servicios Técnicos Dirección General de Desarrollo Carretero Dirección General de Aeronáutica Civil Dirección General de Autotransporte Federal Dirección General de Transporte Ferroviario y Multimodal Dirección General de Protección y Medicina Preventiva en el Transporte Dirección General de Políticas de Telecomunicaciones Red Privada del Gobierno Federal Dirección General de Puertos Dirección General de Marina Mercante Dirección General de Fomento y Administración Portuaria Dirección General de Programación, Organización y Presupuestos Dirección General de Recursos Humanos Dirección General de Recursos Materiales Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Dirección General de Asuntos Jurídicos Dirección General de Comunicación Social Acciones 2009

10 5.- OFICIALIA MAYOR ÄREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Administración5 AdministracióndelEquipode Cómputo 2 Administración del equipo de computo 2 Mejora Regulatoria1 Capacitación3 Control de presupuesto7 Unidad de Enlace4 Control de Cuentas15 Control de cuentas5 Secretaría Técnica1 Control de Presupuesto27 Cuentas por liquidar1 Control de Gestión2 Control Vehicular2 Expediente de personal2 Cuentas por Liquidar3 Incidencias de personal4 Expedientes de Personal2 Índice de expedientes reservados 3 Incidencias de Personal4 Plazas1 Índice de Expedientes Reservados 10 Servicio profesional de carrera1 Listado de Nómina o Recibo de Nómina 1 Seguimiento de gestión53 Manifestaciones del Impacto Regulatorio 61 Programa de Transparencia y Redición de Cuentas 1 Sistema de Datos de Personal 1 Solicitudes de Información96 Seguimiento de Gestión2 Viáticos3 Inventarios1 TOTAL13TOTAL234TOTAL79 Es importante señalar que de 27 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 17 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS OFICIALIA MAYOR

11 22.- DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Departamento de Análisis e Integración del Presupuesto Foráneo 1 Ingresos excedentes1 Cuentas por liquidar1 Subdirección de Control Carretero Marítimo Portuario 2 Apertura de auditorias cuenta pública y avance de gestión fin.1 Fideicomisos1 Subdirección Administrativa4 Cuenta pública SCT1 Mejora Regulatoria1 Subdirección de Control de Infraestructura 2 Estructura organico- ocupacionales de entidades 1 Observaciones a la cuenta pública 1 Subdirección de Control de Estructuras Orgánicas Ocupadas por el Sector Coordinado 1 Fideicomisos públicos adscritos a la SCT 1Aperturas de auditorias1 Coordinación de Ingresos1 Mantenimiento del equipo de computo 1 Seguimiento de control de entidades 3 Dirección de Control y Seguimiento de Auditorias 2Reintegros al presupuesto2 Estructuras de organización ocupacional de entidades 1 Departamento de Contabilidad Central1 Rendición de cuentas de entidades 1 Departamento de Contabilidad Foránea 1 Solicitudes para la contratación de asesorias 1 Departamento de Control Marítimo Portuario Zona Pacífico 1Asuntos en contra de la SCT1 Coordinación de Contabilidad1 Conciliaciones bancarias de ingresos 3 Departamento de Conciliaciones Bancarias 1 Cuentas por liquidar certificadas 1 Departamento de Estadistica y Seguimiento Presupuestal del Sector Público 1Estructuras orgánicas1 Pólizas2 Seguimiento y control presupuestal de entidades 1 Usuarios del sistema integral de administración 1 TOTAL19TOTAL20TOTAL9 Es importante señalar que de 76 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 16 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

12 23.- DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Personal Sistema de Enseñanza Abierta 1Adquisiciones1 Control de cuentas3 Subdirección de Desarrollo Personal 1Control de cuentas1 Servicio social11 Subdirección Técnica de Capacitación 3Control vehicular1 Departamento de Evaluación y Desempeño 1 Expediente de personal2 Departamento de Seguimiento Programático 1 Memorias de cursos de capacitación1 Subdirección de Ingresos y Profesionalización 1 Plazas sujetas al servicio profesional de carrera1 Departamento de Movimientos de Personal 1 Servicio social1 Subdirección Administrativa3 Actividades recreativas1 Departamento de Control de Gestión1 Prestaciones de personal1 Departamento de Concentración Laboral 1 Dirección de Asuntos Laborales1 Comisión Central de Seguridad y Salud en el Trabajo 1 Subdirección de Servicios al Personal5 Dirección de Servicios Sociales, Culturales y Deportivos 1 Subdirección de Asuntos Sindicales1 Departamento de Control y Pagos a terceros 2 Subdirección de Normatividad1 Concertación Laboral de Prestaciones3 Salón de juntas asistencia del personal de la Unidad de Recursos Humanos 37 TOTAL66TOTAL10TOTAL14 Es importante señalar que de 80 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 9 series documentales. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

13 24.- DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES

14 30.- UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Gestión Electrónica de Documentación 1Adquisiciones2 Mantenimiento del equipo de cómputo 3 Subdirección Administrativa3Auditorias internas6 Subdirección de Soporte de a TICS1Control vehicular9 Departamento de Normatividad1Expediente de personal144 Información relativa a recursos humanos 8 Mantenimiento del equipo de cómputo 2 Nómina de pago de personal3 Prestaciones de personal4 Resguardo del equipo de cómputo 63 Revisión de requisiciones del equipo de cómputo 1 Servicio profesional de carrera 29 Solicitudes de videoconferencia 1 Solicitudes relativas a la página web 1 Dictamen técnico de capacitación 1 Formato único para solicitudes de trámites y 4 Capacitación2 Control de cuentas1 Seguimiento de gestión1 TOTAL6 282TOTAL3 Es importante señalar que de 30 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 18 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS UNIDAD DE TECNOLOGÍAS INFORMATICA Y COMUNICACIONES

15 Acciones a desarrollar para el 2009 1

16 1  Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite. Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite.  Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios. Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios.  Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración. Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración.  Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG. Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG.

17 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos. Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos.  Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero. Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero.  Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT. Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT.

18 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT. A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT.  Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas. Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas.  Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos. Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos.