Administración del Tiempo. Jose Onofre Montesa Andrés Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada Universidad Politécnica de Valencia 2003

Necesidad de administrar el tiempo. El tiempo es un recurso especial Problemas y Causas Organización ¿Como conservar el equilibrio y control? GpiH-10. Administración del Tiempo.

GpiH-10. Administración del Tiempo. ¿Qué es el tiempo? Salvador Dali, (Surrealismo) La persistencia de la memoria El decía que no eran otra cosa que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico. Gerald Murphy (Cubismo) Predictivilidad del tiempo y la fragilidad para medirlo GpiH-10. Administración del Tiempo.

El tiempo es un recurso especial Todos tenemos el mismo. Una vez pasado ya no se recupera. Cualquier actividad requiere tiempo. GpiH-10. Administración del Tiempo.

¿Podemos controlar el tiempo? ¡¡¡ NO !!! Podemos controlar las actividades que realizamos. De modo que podremos realizar: Más actividades ??? Aquellas actividades que sean más importantes Nos proporcionan mayor satisfacción Nos llevan hacia nuestros objetivos GpiH-10. Administración del Tiempo.

GpiH-10. Administración del Tiempo. Problemas y Causas Coyuntura Actitudes Causas del “stress” Algunas Soluciones. GpiH-10. Administración del Tiempo.

GpiH-10. Administración del Tiempo. Coyuntura Entorno tecnológico Cambios frecuentes ... necesidad de tiempo para responder Economía global Menos barreras  downsizing,… recortes de personal Empleo Logrado por habilidad... Técnica Mantenido por habilidad Organizativa GpiH-10. Administración del Tiempo.

Habilidades Organizativas: Capacidades Comunicación Oral escrita Trabajo en equipo Control eficaz del tiempo GpiH-10. Administración del Tiempo.

GpiH-10. Administración del Tiempo. Actitudes Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos  “stress”, no tengo tiempo. Activa: influir sobre el propio destino: Eficacia. Tengo tiempo. GpiH-10. Administración del Tiempo.

GpiH-10. Administración del Tiempo. Síntomas del “stress” Fase inicial nerviosismo, crisis de humor, inseguridad/desconfianza dificultad incremental / fatiga mental, neuralgias, insomnio. Fase aguda Hipersensibilidad, ansiedad, Desjerarquización de valores/ “Pasar” Depresión/Infarto/Úlceras... Apatía, sensación de fracaso, quejas constantes GpiH-10. Administración del Tiempo.

Causas del “stress”, principales “quita tiempos” Objetivos inalcanzables tratar de hacer demasiado, perfeccionismo,.. Falta de planeación y organización personal Falta de delegación eficaz Tensiones del propio trabajo Descontrol de interrupciones, Reuniones excesivas o ineficaces comunicación defectuosa (incapacidad de decir “NO”) Exceso vida sedentaria. GpiH-10. Administración del Tiempo.

GpiH-10. Administración del Tiempo. Algunas Soluciones. Vacaciones Deporte Cambiar de actividad Verlo con perspectiva: Distanciarse No dejarse llevar por sentimientos negativos Administración del tiempo Planificación y Organización personal. Control de las interrupciones GpiH-10. Administración del Tiempo.

GpiH-10. Administración del Tiempo. Organización La lista de cosas a hacer, El inventario La matriz de prioridades. Identificar las horas más y menos eficaces. La realidad del tiempo controlable. Usar un plan para organizarse. Vivir con el plan diario GpiH-10. Administración del Tiempo.

1) La lista de cosas a hacer El inventario. Origen de muchas urgencias de la lista... Criterios de importancia. GpiH-10. Administración del Tiempo.

1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas. GpiH-10. Administración del Tiempo.

1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias 1. Tareas que encarga el jefe. Ej.: Asigna 5 proyectos y pide el 6º Solución: Preguntar 2. Tareas impuestas por el sistema. Ej.: Llamadas de clientes con quejas, ... Solución: Reservar tiempo, Organizar (núm. Errores) GpiH-10. Administración del Tiempo.

1) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias 3. Acciones derivadas de subordinados Bola de nieve o bloqueo. Solución: Comunicación El rebote del problema Solución: ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo! ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado Salvo falta de cualificación 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día GpiH-10. Administración del Tiempo.

1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. 2) Actividades que Añaden Valor En una fabrica:  Proceso  Transporte  Stock  Esperas  Inspección 1) Principio de Pareto ley 80:20 “lo más es menos y lo menos es más” La mayoría de las actividades son simples y unas pocas: Causan la mayoría de resultados Son importantes El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor El 20% de agencias venden el 80% del producto El 20% de los clientes generan el 80% de quejas Tareas Resultados GpiH-10. Administración del Tiempo.

2) La matriz de prioridades. Importancia Mucha  Poca Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando. Es clave haber acabado el día habiendo hecho . No planear más de 6 actividades/día, lo normal  3, pero  1 Poca  Mucha Urgencia      Hacer “Ya”  Planear a medio plazo  Interrupciones: controlarlas  Trivial: socializar GpiH-10. Administración del Tiempo.

3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D). E: Período del día que uno rinde más. Para lo difícil, complejo / importante D: Período del día que uno rinde menos Leer periódico, abrir correo Telefonear Interrupciones Entrevistas. +50% PRODUCTIVIDAD 100% Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero Paraninfo 1992 -50% 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 HORA  GpiH-10. Administración del Tiempo.

4) La realidad del tiempo controlable. Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días Permite identificar las interrupciones y tomar medidas. 5 preguntas clave: ¿Qué estoy haciendo, ... que en realidad no es necesario hacer? … que pudiera encargar a otras personas? … que pudiera hacerse con más eficiencia? … que hace perder el tiempo a otros? ¿Qué hice en mis mejores horas? Buscar la eficiencia: eliminar… y añadir propio/importante GpiH-10. Administración del Tiempo.

e) Usar un plan para organizarse. 1) Preparar la lista de cosas que hacer. 2) Delegue lo que corresponda. 3) Considere sus horas E y D. 4) considere su tiempo controlable. 5) Elabore un plan diario. Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes. 6) Señalar las actividades terminadas 7) Reprogramar las actividades no terminadas GpiH-10. Administración del Tiempo.

f) Vivir con el plan diario “Ponerlo en práctica” Revisar la matriz de vez en cuando. Programar pocas cosas extra (3) Toma 1 GpiH-10. Administración del Tiempo.

¿Como conservar el equilibrio y control? Equilibrio en la vida Control de interrupciones Delegar Reuniones eficaces GpiH-10. Administración del Tiempo.

GpiH-10. Administración del Tiempo. Equilibrio en la vida 1º) Identificar los aspectos importantes de la vida ¿a qué dedico el tiempo? ¿a qué debería dedicar el tiempo? GpiH-10. Administración del Tiempo.

Como mantener el equilibrio de su vida Cómo es Cómo quiero que sea Social. Salud. Profesional. Educativa. Familiar. Espiritual. Personal. Económica. De diversión. GpiH-10. Administración del Tiempo.

GpiH-10. Administración del Tiempo. Equilibrio en la vida ... 2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio. 3º) Fijar metas para equilibrar el pastel Procedimiento para fijar objetivos 1. ¿Qué...?  Declaración objetivos (especif.) 2. ¿Por qué...?  Razones (motivación) 3. ¿Cuándo...?  Fecha inicio/fin (tiempo) 4. ¿Cómo...?  Acciones requeridas/Camino 4º) Conecte las metas con el plan diario. GpiH-10. Administración del Tiempo.

Control de interrupciones 1º) Planificar el espacio de trabajo Mesas en oficina: diagonal Reloj pared: espalda Mobiliario: mínimo. 2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado. El 70% de las personas acatan las señales. GpiH-10. Administración del Tiempo.

Control de interrupciones 3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas. Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0) 4º) Anticiparse En el café de la mañana visitar, llamar…. GpiH-10. Administración del Tiempo.

Control de interrupciones 5º) Comunicar con eficacia Preguntar: ¿Por qué es tan importante? Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué puedes hacer por mi? Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer alternativas) Saber terminar una conversación Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie GpiH-10. Administración del Tiempo.

GpiH-10. Administración del Tiempo. Bibliografía 1-68/1124B Los secretos de la organización del trabajo personal. GpiH-10. Administración del Tiempo.