Benjamín Franklin Si amas la vida no malgastes el tiempo, porque de tiempo se compone la vida.

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1 Benjamín Franklin Si amas la vida no malgastes el tiempo, porque de tiempo se compone la vida.

2 Manejo del Tiempo o Administrar el tiempo?
Cuántos ya usan un Sistema de Manejo del Tiempo? Los conceptos mostrados en este bloque se pueden aplicar a cualquier sistema, ya sea el sistema Franklin, el sistema Day Runner, o cualquier otro sistema que puedan estar utilizando. ¿Como es útil un sistema de manejo del tiempo? - más productivo - más organizado - sin problemas de memoria En esta lección, estableceremos guías para una planificación efectiva, controlar eventos, fijar prioridades, y procedimientos para utilizar un Sistema de Manejo del Tiempo.

3 Definición del Diccionario Webster
“El Tiempo es un proceso continuo en donde los eventos que vienen del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro.  Los eventos son la sustancia del tiempo. Algunos de los eventos que ya ha tenido durante el día: Despertarse Vestirse Hacer el desayuno Manejar al trabajo/a clase El tren no llega a las 7 de la mañana El tren llega al mismo tiempo en el que la manecilla pequeña del reloj marca las “7” Estos son eventos simultáneos Alguien dijo en una ocasión: “El tiempo es aquello que detiene a una cosa tras otra de convertirse a todas las cosas a la vez” [“Time is what keeps one darn thing after another from becoming every darn thing at once!”]

4 Administrar el tiempo Realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.

5 El elemento básico del Tiempo
Un evento ¿Entonces, cuál es la clave para Administrar el tiempo? Controlar los eventos Alan Lakein La clave para administrar el tiempo es ser pro-activos en lugar de reactivos En caso de no poder controlar los eventos de su vida, los eventos de su vida terminar por controlarlo a usted. ¿Alguna vez ha escuchado a alguien decir: “Mi vida está fuera de control”? Estas personas ya no están controlando los eventos de su vida.

6 ¡Qué es un Evento? Se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible que , pudiera ocurrir en una circunstancia determinada

7 EL CONTROL DE LOS EVENTOS
SI YO NO CONTROLO LOS EVENTOS EN MI VIDA LOS EVENTOS ME CONTROLARAN A MI. 

8 Tipos de eventos Ningún control... Algo de control... Control total...
Hyrum Smith (fundador del sistema Franklin Planner) nos dice: Hay eventos que podemos controlar, pero que pensamos que no podemos Hay eventos que no podemos controlar, pero que pensamos que si podemos (otras personas) Enliste los eventos que no puede controlar: El amanecer El clima Su esposa (o) u otras personas ¿Como se siente cuando no puede controlar que las cosas salgan “a su gusto”? Frustrado Estresado (“la enfermedad de elección”) Un fracaso Enliste los eventos que si puede controlar La hora de dormir La ropa que viste La hora en la que se despierta La hora en la que sale hacia el trabajo ¿Que tipo de sentimientos le proporciona este tipo de eventos? Confianza En control Alta autoestima La única cosa sobre la cual usted tiene control completo es USTED MISMO. Por lo tanto debe ser pro-activo

9 Ningún Control ADAPTARSE
Reenfocar y aprovechar el tiempo que si se pueda controlar Implantar… medidas para minimizar el impacto de las demandas que uno no pueda controlar ¿Que puede hacer con aquellas cosas que no puede controlar o sobre las cuales tiene un control limitado? ADAPTARSE: Ponerse en una situación peligrosa al intentar controlar las cosas que no puede controlar REENFOCAR: Evaluar los obstáculos, mirar los objetivos y pensar acerca de los aspectos positivos que si puede controlar y entonces pensar acerca de estos aspectos positivos y; IMPLANTAR aquellas acciones que puede tomar La oración de la serenidad es una representación de la ADAPTACIÓN.... El aceptar las cosas que no puede cambiar, valor para cambiar las cosas que si puedo y sabiduría para discernir la diferencia

10 Más Productividad Mayor autoestima Control de eventos
Esto también es algo continuo Lo opuesto es también cierto: Si no hay control en los eventos = menos productividad = menos autoestima Esto se puede aplicar a todos los aspectos de su vida La gente que se siente bien consigo mismo producen buenos resultados (Del Jefe de Un Minuto) Autoestima = actitud = motivación Control de eventos

11 La Regla de Querer Hacer las Cosas....
Un buen administrador del tiempo está dispuesto a hacer aquello que un mal administrador del tiempo no está dispuesto a hacer. Esta regla se aplica a todo.... Un artista exitoso es aquel que está dispuesto a hacer aquellas cosas que el artista no exitoso no está dispuesto a hacer. ¿Cual es la palabra que describe esta voluntad? COMPROMISO Una cita de Brian Tracy: La gente exitosa es aquella que trabaja casi todo el tiempo en tareas de alto valor. La gente no exitosa es aquella que pierde el tiempo en actividades de bajo valor.

12 Claves para controlar los eventos
PLANEAR Controlar la falta de resolución Controlar las Interrupciones Controlar lo que roba el tiempo También discutiremos acerca de estas claves para controlar los eventos, pero lo más importante de todo es la PLANEACIÓN. ¿Alguno de ustedes ha evitado la falta de resolución? Si alguna vez ha dicho “Lo haré después” Usted ha tenido falta de resolución Dos de las mayores falacias relacionadas con el tiempo: Pensamos que vamos a obtener más de esto (por ejemplo, Cuando tenga tiempo, voy a.....) Pensamos que podemos salvarlo de alguna manera (por ejemplo, Tengo tanto tiempo el día de hoy, cuando yo....)

13 Planeación La clave para Controlar los eventos:
“Entre más tiempo pasemos planeando un proyecto, el mismo requerirá un menor tiempo para su ejecución. No permita que el trabajo pesado del día de hoy le distraiga de separar un poco de tiempo para sus proyectos” Edwin C. Bliss Recuerde, usted tiene control total sobre usted mismo! Tiene que comprometerse a planear. Recuerda la regla de “querer hacer las cosas” esto equivale a COMPROMETERSE. Estar ocupado = ¿ser productivo? Planear es predeterminar el curso de los eventos ¿Acaso la planeación limita su libertad? NO, entre más planee, menos incendios tendrá que apagar. Las planeación previene las crisis Planeación de contingencias: Identificar los problemas potenciales Darles un orden de prioridad Desarrollar pasos para prevenir o limitar las consecuencias ¿Cuanto tiempo debe pasar planeando? 1% de las 24 horas del día. Gaste un 1% para controlar el 99% restante 1% = 14.4 minutos de “planeación y soledad” ¿por qué soledad? TIEMPO SIN INTERRUPCIONES

14 Lineamientos para planeación efectiva
Responsabilidad Revisión de valores y metas Determinar tareas específicas Evaluar el tiempo contra las tareas Anticipar obstáculos PRIORIZAR tareas COMPROMISO “La regla de querer hacer las cosas” VALORES Y METAS será discutido después TAREAS ESPECÍFICAS: Cuando trato con generalidades, rara vez triunfo; cuando trato con cosas específicas, rara vez fallo... ¿porque? General: “Algún día, voy a limpiar este lugar” Específico: “Hoy, entre la 1 y las 2 de la tarde, voy a limpiar y a organizar mi closet” ¿Cuál creen que es la tarea que terminará haciéndose? TIEMPO VS. TAREA Estimando cuanto tiempo tomara hacer una tarea siendo realista ANTICIPAR LOS OBSTÁCULOS: Estar preparado PRIORIZAR LAS TAREAS: Determinar qué es importante y que no es importante

15 Determinación efectiva de metas
Definir las METAS Establecer los tipos de metas Metas a corto plazo Resultados inmediatos, diarios o semanales Metas Intermedias Medibles a largo plazo Metas a Largo Plazo Futuras, en meses o años Objetivo: un evento planeado Cuando un objetivo es valorado, se convierte en una prioridad. Para alcanzar un objetivo, debemos expandir o dejar nuestra zona confortable. Nos movemos hacía nuestra zona confortable, o Inventamos una nueva zona en caso de no conseguir la existente, es decir NOS ADAPTAMOS Para lograr nuestros objetivos a largo plazo, necesitamos lineamientos; dichos lineamientos son los pasos intermedios.

16 Podemos controlar el tiempo?
¡¡¡ NO !!! Podemos controlar las actividades que realizamos. De modo que podremos realizar: Más actividades ??? Aquellas actividades que sean más importantes

17 Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces.   La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente el estar ocupado.  

18 Determinación efectiva de metas (cont.)
Las metas se han planeado efectivamente cuando son: Importantes para cada persona Medibles en tiempo Definidas clara y específicamente Propias Realistas Para poder planear un objetivo efectivamente: Debe ser importante para usted! Debe tener tiempos definidos Debe estar definido clara y especificamente. Si no ha definido el objetivo adecuadamente; es muy probable que no logre este objetivo. ¿cómo sabrá si ya llegó cuando no sabe a donde va? Propio.. ¿Recuerda la 13ava virtud/valor de Franklin – la humildad? Como no era suya, no la logró, estaba en conflicto con las virtudes que el había valorado. Realista - ¿es alcanzable física y mentalmente, dentro del tiempo establecido? Por ejemplo, ser Golfista profesional en sólo un verano...

19 ¿Cómo definir prioridades?
Clarificar las metas… Entender la causa y efecto… Establecer prioridades en su proyecto, fechas límite... Revisión las metas a largo plazo… Planear su tiempo… Recuerde: las listas de “cosas por hacer” son simplemente listas de mantenimiento. Es decir, cuando se valoran todos los objetivos se deben priorizar. Esto es el proceso de determinar la precedencia de los eventos.

20 Dando Prioridad A = VITAL... Alto Valor B = IMPORTANTE… Valor Mediano
Debe hacerse B = IMPORTANTE… Valor Mediano Podría hacerse C = OPCIONAL… Valor Bajo La prioridad es el identificar la importancia adecuada y el orden de eventos. Tres pasos relacionados con la construcción de una lista de tareas diaria: 1. Haga una lista de todas las cosas que quiere hacer hoy 2. De prioridad utilizando “A”, “B” y “C” de la siguiente manera: A: Vital (Debe hacerse, tiene que hacerse, urgente) B: Importante (Debería hacerse, importante pero no urgente) C: Opcional (Puede hacerse, sería bueno hacerlo, querer hacerlo, divertido) 3. De prioridad numéricamente dentro de cada grupo (dentro de las “A”, “B” y “C”) Los profesores durante el primer día de clases aconsejan cuales serán las preguntas en el examen final del libro de texto. El libro es vital, pero no urgente hasta un día antes del examen.

21 Urgencia La Urgencia no equivale a la prioridad
La urgencia afecta a las prioridades La Tiranía de lo Urgente: Lo urgente envuelve al administrador (de tiempo); sin embargo, la tarea más urgente no siempre es la más importante. La tiranía de lo urgente recae en la distorsión de las prioridades. R. Alec Mackenzie ¿cuál es el evento en nuestro trabajo diario que se trata como urgente, pero que en rara ocasión es urgente? El teléfono Cuantas veces ha estado esperando en una fila cuando empieza a sonar justo cuando llega al frente de la línea. El teléfono tiene más prioridad a pesar de que ha esperado en la línea. La administración manejada en crisis es algo común. Involucra: 1. No estar al tanto de la importancia de las cosas 2. No anticipar los problemas 3. Falta de resolución 4. Sobre reaccionar Soluciones: 1. Analizar las fuentes, las causas, la seriedad, los factores controlables 2. Esperar lo inesperado 3. Investigar qué era lo que se quería originalmente, por quien, cuando se quiere y como se utilizará. Discutir las alternativas. Otro caso de mal manejo de las prioridades es ocasionado por la “conveniencia” de algo o alguien. ¿cuánto tiempo piensa que los padres pasan con sus hijos en una semana? (de acuerdo con una investigación de 1994) 7 minutos – una relación que es ciertamente vital.. Pero tendemos a creer que siempre habrá más tiempo para convivir. ¿cuánto tiempo piensa que esposos/esposas pasan comunicándose en una semana? 27 minutos – de nuevo, una relación vital, pero que como “estamos siempre ahí” no le damos la prioridad que la relación merece. Además de la planeación, controlar la falta de resolución es una clave para controlar los eventos. Qué es no tener resolución? “Aplazar intencionalmente las cosas que deben hacerse” – Diccionario Webster Algunas razones para esto incluyen aspectos: Desagradables Largos Complejos No interesantes Temor a fallar/riesgo/incluso éxito Falta de habilidad/experiencia/entrenamiento Tomar la decisión adecuada para atrasar acciones es diferente a no tener resolución, lo cual son tardanzas irracionales, aquello que pospone las acciones sin justificación.

22 Control de la Falta de Resolución
Identificar la preocupación detrás de la falta de resolución Programar el trabajo desagradable a primer hora del día Definir una fecha límite Recompensarse a si mismo cuando termine un trabajo difícil Separe las tareas difíciles en partes... Una por una Encuentre una tarea para iniciar… algo rápido, fácil Tome acción: Retándose a si mismo para terminar una tarea en menos de media hora. Después comprometa un tiempo menor para la siguiente tarea. Prométase que comenzará a trabajar en un proyecto solamente por 10 minutos y dejarlo en caso de aburrirse Si continua teniendo problemas para iniciar, preguntese porque. Talvez necesite ayuda o aclaraciones por parte de alguien más Recompénsese cuando termine las partes de cualquier proyecto. Tal vez caminando, leyendo algo que le interese o dándose otro tipo de pequeño descanso de ese proyecto.

23 Controle las Interrupciones
Utilice las Contestadoras/Correo Electrónico: NO las utilice solo para filtrar llamadas… Revise y Responda… Utilice técnicas telefónicas con un “Final Positivo”: “______ antes de que colguemos, quiero que…” “Mencione su tiempo límite, “Tengo que...” Las interrupciones son eventos no contemplados ¿cuáles son algunas de las interrupciones comunes en el trabajo? Teléfono/compañeros de trabajo Conversaciones de oficina/socialización Reuniones no contempladas En la mayoría de los casos, la recuperación de una interrupción toma más tiempo que la interrupción misma. Algunas interrupciones pueden evitarse con el uso apropiado de contestadoras/correo de voz y el correo electrónico 1. No los use nada más para filtrar llamadas 2. Revise sus mensajes en las contestadoras y electrónicos regularmente 3. Responda en un lapso de tiempo corto 4. Deje mensajes apropiados en las contestadoras de otras personas / correo electrónico Que su mensaje sea corto Con puntos espécificos Enfocado y considerando el tiempo de la otra persona

24 Controle las Interrupciones (Cont.)
Las citas deben estar planificadas Darse un tiempo para uno Definir los límites de tiempo Comenzar y continuar una conversación Desarrolle frases hechas Es una lástima que tengas que venir cuando… Estoy a punto de…

25 Controlar lo que roba el tiempo
Defina un tiempo y un lugar para planear Planee diariamente: Defina las Tareas del Día (A1, A2, B1, B2, etc… de acuerdo con sus prioridades) Haga citas (bloquee tiempos específicos para sus reuniones, proyectos, tareas, contactos y para usted) Listas de “Cosas por Hacer” (cosas que no quiera olvidar) Revise las metas y los valores (evalúe el progreso y siga un Proceso de Planeación)

26 MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE Crisis, problemas apremiantes, proyectos cuyas fechas vencen Prevención, Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificación de recreación NO IMPORTANTE Interrupciones, correo, algunas reuniones, informes Trivialidades Ajetreos inútiles, algunas cartas, actividades agradables