Proceso de pago oportuno a proveedores

Contexto El año 2006 mediante Oficio Circular N° 23 del 13 de Abril, el Ministerio de Hacienda, instruye respecto del plazo de pago a proveedores, estableciendo énfasis en la obligación de los Servicios de realizar el pago dentro de 30 días. Producto de esta instrucción, la Dirección de Compras ha generado reportes de cumplimiento de pago, mediante los cuales informan a los Jefes de Servicio los indicadores obtenidos a partir de la directriz instaurada en esta materia. Modificación al Reglamento de Compras, el cual instruye la necesidad de contar con un procedimiento que asegure el pago oportuno. Con el objeto de optimizar la gestión asociada al proceso de pago y con la finalidad de mejorar los tiempos asociados a esta actividad, es que un equipo de la División de Finanzas y División Administrativa se proponen generar tareas y procedimientos que tiendan a perfeccionarlo, orientado hacia el control de los tiempos involucrados en cada etapa del proceso.

Situación actual Duplicidad en el registro de la información. Flujo de pago de facturas desactualizado. Falta coordinación entre unidades relacionadas con el proceso. Desconocimiento de tareas que realizan unidades participantes. Proceso de pago actual Análisis de proceso Mejora proceso de pago

Situación actual

Plan de trabajo: Coodinación Reuniones DIFIN DIVAD. Revisión proceso de pago. Definición de aspectos centrales del plan de trabajo. Adecuación flujo proceso. Parámetros de tiempo asociados. Unificación de planillas, registro y formato. Adecuación Implementación de planilla excel de registro paralelo. Mejoras a documentos asociados a pago (SOP, Check list, etc) Definir material y canal de comunicación de acuerdo a los actores involucrados. Implementación de mejoras al proyecto. Sociabilización Reunión Jefes Depto Compras y Contabilidad para revisar proyecto. Reunión Jefes División. Difusión de mejoras a usuarios. Resultados Análisis de seguimiento proceso. Definición de ajustes. Aplicación de indicadores.

Pendientes: Mejoras a formato y contenido SOP. Capacitación usuarios. Definir tiempos críticos con usuarios. Creación de casilla recepción facturas electrónicas. Definir ajustes al proceso de pago. Establecer indicadores de cumplimiento. Lanzamiento del proyecto.

Gestión Interna Sub Gracias. Julio 2015