DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN UNIDAD ORGANICA ORGÁNICA Determinar la filosofía de la empresa (visión, misión y objetivos) Determinar los objetivos Institucionales Establecer las funciones generales Establecer la estructura orgánica (departamentalización) Cuadro de Asignación de Personal FINALIDAD Obj. Obj. Obj. F F F F F F F F F F F UNIDAD ORGÁNICA D Director SD Sub Director P Profesional T Técnico A Auxiliar D SD T P

Misión Encargo de cada empresa, es la finalidad o motivo que genero la creación de la empresa y debe responder preguntas cómo: Quienes somos? Por qué lo hacemos? La misión debe ser clara, posible y sobre todo inspiradora, indica el camino por el que tiene que dirigirse la organización

Visión Es la imagen que la organización tiene de si misma, y de su futuro, es la proyección que la empresa tiene en el tiempo, es decir, lo que la organización pretende ser. La visión debe ser dinámica y debe permitirle a la empresa la posibilidad de renovarse.

Objetivos Los objetivos son aquello que se pretende alcanzar en un tiempo determinado y deben cumplir algunos criterios como: 1. Estar focalizados en un resultado y no en un actividad 2. Ser coherentes y estar ligados a la misión y visión de la empresa 3. Ser específicos y estar bien definidos 4. Ser medibles, ser tangibles. 5. Establecerse con un tiempo determinado 6. Ser alcanzables. 3 Tipos de objetivos: Rutinarios: Modelos de desempeño diarios. Innovadores: Agregan algo nuevo a la organización y de perfeccionamiento: Proyectan los resultados para incrementar lo que ya existe.

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Especialización Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados Cadena de Mando Por cada función un solo jefe Línea de toma de disiciones: Por ejemplo del Gerente General al Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería. Tramo de Control o Administrativo Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe? Puede ser grande o breve.

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Principio autoridad responsabilidad Grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel organizacional vs. responsabilidad, la autoridad se ejerce de arriba abajo. Principio dirección control A cada delegación se le establece los mecanismos de control La administración no existe sin delegación. Coordinación Acción ordenada del equipo con vista hacia un propósito común. Sincronizar la acción individual y de equipo.

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Los Organigramas Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización Objeto Son el instrumento idóneo para plasmar la composición de una organización

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Como herramienta de comunicación y análisis Proporcionan una imagen formal de la organización Constituyen una fuente de consulta oficial Facilitan el conocimiento de la organización Determinar fallas internas Definición de niveles Representan un elemento valioso para el análisis organizacional

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Criterios para su preparación Precisión Sencillez Uniformidad Presentación Vigencia

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional TIPOS DE ORGANIGRAMAS Por su ámbito: Generales Específicos Por su contenido: Integrales Funcionales De puestos, plazas y unidades Por su forma o presentación: Verticales Horizontales Mixtos De bloque Por su Diseño Dimensión Relación

POR SU AMBITO ORGANIGRAMA GENERAL Bases del Diseño de la Estructura Organizacional POR SU AMBITO ORGANIGRAMA GENERAL DIRECCIÓN DEPTO. DIR. GENERAL

POR SU AMBITO ORGANIGRAMA ESPECIFICO ORGANIGRAMA ESPECÍFICO POR SU AMBITO ORGANIGRAMA ESPECIFICO OFICINA DEPTO. GERENCIA

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional TIPOS DE ORGANIGRAMAS Por su contenido: Integrales Funcionales De puestos, plazas y unidades

ORGANIGRAMA INTEGRAL DIRECCIÓN 1.1 DEPTO. 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.3 1.3.1 1.3.2 DIR. GENERAL 1.0 1.3 1.2.2 1.2

ORGANIGRAMA FUNCIONAL 1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA 2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROBLEMAS 3. COORDINAR A LAS DIRECCIONES 4. FORMULAR EL PROYECTO DEL PROGRAMA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL 1. EVALUAR Y CONTROLAR LA APLICACIÓN Y DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS 2.FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE LABORES 3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU ÁREA DIRECCIÓN TÉCNICA 1.OBTENER RESULTADOS NECESARIOS 2. FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE FINANCIAMIENTO ADMINISTRATIVAS DE SU AREA DIRECCIÓN FINANCIERA 1. ESTABLECER RELACIONES DE ASISTENCIA PROMOCIONAL 2. ESTABLECER RELACIONES DE COOPERACIÓ Y APOYO 3. SUPERVISAR DEP DE COMPRAS 4. FORMULAR PROGRAMA DE TRABAJO 5. ORGANIZAR Y COORDINAR SEMINARIOS DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COORDINACIÓN

ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES 2 SECRETARIAS * 1 AUXILIAR * DIRECTOR * 4 DIRECCIÓN GENERAL ANALISTAS * 5 DIRECCIÓN “A” 7 DIRECCIÓN “B” DIBUJANTES * 3 8 6 JEFE * 15 12 DEPARTAMENTO 11 E = EXISTENTES R = REQUERIDOS * = NOMBRE DE LA PERSONA E R

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional TIPOS DE ORGANIGRAMAS Por su forma o presentación: Verticales Horizontales Mixtos De bloque

ORGANIGRAMA VERTICAL

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTAL DEPTO. A DEPTO. B DEPTO. C DEPTO. D DEPTO. E DIR. GENERAL DIRECCIÓN A DIRECCIÓN B DIRECCIÓN C DIRECCIÓN D DIRECCIÓN E

ORGANIGRAMA MIXTO DISEÑO REPLEGADO DIR. GENERAL OFICINA A OFICINA A OFICINA B DEPTO. B SECCIÓN A DIRECCIÓN C DIRECCIÓN B DIRECCIÓN A DEPTO. A

ORGANIGRAMA DE BLOQUE SECRETARIO SUBSECRETARIA “C SUBSECRETARIA “A” SUBSECRETARIA “B” 5. DIRECCIÓN 5.1. DEPARTAMENTO 5.1.1 OFICINA 5.1.2 OFICINA 5.1.3 OFICINA 5.2 DEPARTAMENTO 5.2.1 OFICINA 5.2.2 OFICINA 5.2.3 OFICINA 6. DIRECCIÓN 6.1 DEPARTAMENTO 6.1.1 OFICINA 6.1.2 OFICINA 6.1.3 OFICINA 6.2 DEPARTAMENTO 6.2.1 OFICINA 6.2.2 OFICINA 6.2.3 OFICINA 1. DIRECCIÓN 1.1. DEPARTAMENTO 1.1.1 OFICINA 1.1.2 OFICINA 1.1.3 OFICINA 1.2 DEPARTAMENTO 1.2.1 OFICINA 1.2.2 OFICINA 1.2.3 OFICINA 2. DIRECCIÓN 2.1 DEPARTAMENTO 2.1.1 OFICINA 2.1.2 OFICINA 2.1.3 OFICINA 2.2 DEPARTAMENTO 2.2.1 OFICINA 2.2.2 OFICINA 2.2.3 OFICINA 3. DIRECCIÓN 3.1. DEPARTAMENTO 3.1.1 OFICINA 3.1.2 OFICINA 3.1.3 OFICINA 3.2 DEPARTAMENTO 3.2.1 OFICINA 3.2.2 OFICINA 3.2.3 OFICINA 4. DIRECCIÓN 4.1 DEPARTAMENTO 4.1.1 OFICINA 4.1.2 OFICINA 4.1.3 OFICINA 4.2 DEPARTAMENTO 4.2.1 OFICINA 4.2.2 OFICINA 4.2.3 OFICINA

GRACIAS

DIMENSIÓN SUBSECRETARIA SECRETARIO UNIDAD

COLOCACIÓN DE UNIDADES DIMENSIÓN ASAMBLEA DE ACCIONISTAS DIR. DE PRODUCC. HUMANA DIRECCIÓN GENERAL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DIR. TÉCNICO ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE FINANZAS DIRECCIÓN COMERCIAL DIR. DE PRODUCC. INDUSTRIAL GERENCIA DE PERSONAL GER. PROVEEDU-RIA Y ALMACÉN GER. MECANIZA-CIÓN YCOMPUT. GERENCIA DE EXPLORACIÓN GERENCIA DE EXPLOTACIÓN GERENCIA DE REFINACIÓN GERENCIA DE PETROQUÍMICA GER. DE VENTAS INTERIORES GER. DE VENTAS EXTERIORES TESORERÍA GENERAL GERENCIA DE FINANZAS UNIDAD DE PROGRAMACIÓN UNIDAD DE ORG. Y MÉTODOS COLOCACIÓN DE UNIDADES

SECUENCIALES POR FUNCION DIMENSIÓN GERENCIA PROMOCION ASAMBLEA DE ACCIONISTAS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL VENTAS GER. RR. HH. Y LOGISTICA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE FINANZAS PRODUCTOS MARKETING GERENCIA DE EXPL/REFINACIÓN GERENCIA DE MERCADEO GER. SISTEMAS Y COMPUTACIÓN TESORERÍA GENERAL GERENCIA DE VENTAS INTERNACIONAL GERENCIA DE VENTAS LOCAL GERENCIA DE PETROQUÍMICA CONTRALORÍA GERENCIA DE FINANZAS SECUENCIALES POR FUNCION

RELACIÓN DE ASESORÍA INTERNA POR SU AUTORIDAD - ASESORIA RELACIÓN DE AUTORIDAD FUNCIONAL RELACIÓN DE ASESORÍA INTERNA RELACIÓN DE ASESORÍA EXTERNA

Ambientes Organizacionales Las Organizaciones están moldeadas por los componentes de su ambiente, el mismo que no se puede ni debe ignorar, además, se debe reconocer y responder en forma rentable ante las necesidades y tendencias que este demande.

Ambiente externo Son instituciones o fuerzas fuera de la organización, relevantes para sus operaciones, afectando su rendimiento. Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de obra y energía), los transforman, después los regresan en forma de Productos o Servicios para la sociedad a la que atienden.

Ambiente externo Elementos de acción Indirecta (Macroentorno), afectan al clima en el que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia directa pero si potencial para convertirse en elementos de acción directa. Elementos de acción Directa (Microentorno), (Grupos de Interés Externo). Ejercen influencia directa en las actividades de la organización. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organización busca lograr sus objetivos.

Ambiente Entorno económico mundial político demográfico socio-cultural Grupos de presión proveedores político demográfico Organización competencia clientes socio-cultural tecnológico Ing. MBA Patricio Arguello Mendoza Abg.

Ambiente Interno: Llamado Clima Organizacional, Grupos o Elementos de Interés Interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la organización, y caen dentro del ámbito y responsabilidad de un director y/o sus gerentes. Además esto hace más amena la influencia del orden y organización. Ing. MBA Patricio Arguello Mendoza Abg.

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: Estructura: Forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organización.

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: Función: Clasificación de un grupo de actividades similares dentro de una organización (marketing, logística) Logística Marketing Producción

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas Actividad: Acción que se realiza dentro de un proceso Actividad Proceso

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: FECHA SUSTITUYE A NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN (GENERAL O ESPECÍFICO) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ PÁGINA DE NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO CLAVE Método: Determina la forma sistemática de realizar una actividad

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas. Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. REPRESENTA SIMBOLO Operación: Conjunto de actividades contenida dentro de un proceso

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: FECHA SUSTITUYE A NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN (GENERAL O ESPECÍFICO) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ PÁGINA DE NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO CLAVE Procedimientos: Planes que establecen un método para manejar actividades futuras, son series cronológicas de acciones requeridas.

La Organización de la Empresa – Sistemas : Productividad: Razón entre producción – insumo –costo en un periodo. Simplificación de trabajo: Realizar actividades de un proceso mediante un método. LA ORGANIZACION EMPLEADOS ACCIONISTAS Y EL CONSEJO ADMINISTRACION COMPETIDORES CLIENTES LOS MEDIOS SINDICATOS OBREROS INSTITUCIONES FINANCIERAS GRUPOS DE INTERES ESPECIAL PROVEEDORES GOBIERNO VARIABLES SOCIALES ECONOMICAS TECNOLOGICAS POLITICAS GRUPOS DE INTERES INTERNOS GRUPOS DE INTERES EXTERNOS EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA

La Organización de la Empresa Organización lineal, funcional, y de staff Lineal “La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados”. Ejemplo la estructura militar. Vale para pequeñas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco flexible para adaptarse a los cambios del entorno. Funcional “Este tipo de estructura se caracterizo por los gerentes múltiples, que origino algunos problemas en especial en la coordinación y de control ocasionando la debilidad organizacional. Ejemplo empresa pequeña integrada de equipo de especialistas. En línea y staff. “ Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staffs” Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento. Ejemplos

Directorio Organización Horizontal UEN Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Presidencia Ejecutiva Secretaria Gerencia General Nivel 1 Gerencia RR.PP. Secretaria Nivel 2 Contador General Gerenciaa Adm. Fin. Gerencia Sistemas Gerencia Ventas Gerencia Legal Nivel 3 Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN

Unidad Estratégica de Negocio Es una unidad u órgano empresarial, compuesta por uno o más productos muy determinados, que tienen un mercado básico común, muy delimitado, al frente de la cual hay un manager o directivo que tiene la responsabilidad de integrar todas las funciones, mediante una estrategia, frente a uno o varios competidores Las Unidades Estratégicas de Negocios, UEN, son un grupo de servicios o productos que comparten un conjunto común de clientes, un conjunto común de competidores, una tecnología o enfoque común, lo mismo que factores claves comunes para el éxito

Las características que se derivan de esta definición son: Una misión única y diferenciada. Unos competidores perfectamente identificados. Un mercado totalmente identificado. Control de sus funciones de negocio.

EJEMPLOS DE UNIDADES ESTRATEGICAS DE NEGOCIO (UEN) Las UEN´s de Coca-Cola podrían ser: Coca-Cola (la bebida cola) Fanta (bebida frutal) Coca light, Coca Zero, Sprite Zero, Fanta Light. (Bebidas light) Vivant (Agua purificada) Jugos del Valle Etc. ¿Qué quiere decir esto? Que cada línea de productos de la marca es una unidad de la empresa que tiene una misión compartida y objetivos y que se puede planear más allá de otros negocios de la empresa. Además cada una ofrece oportunidades de rentabilidad y crecimiento distintas, y/o requiriendo un planteamiento competitivo diferente.