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1 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 1 PROYECTO LIFE11 ENV/ES/615 JORNADA “INNOVACIÓN EN LA GESTIÓN DEL RIEGO” 24/11/2015 LIFE11 ENV/ES/615 www.gestdropper.com GestDropper es un sistema de riego inteligente, producto del proyecto LIFE11 ENV/ES/615 “Claves para la gestión exitosa de un proyecto europeo LIFE” Marta Kernstock

2 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 ¿En qué se diferencia un proyecto LIFE de otros proyectos? Alcance europeo Consorcio Proyecto de demostración  riesgo Largo plazo Negociado y controlado directamente por la CE Idioma inglés 2

3 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 25 claves del éxito 3

4 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 5 claves para la propuesta 4 La propuesta Coordinación y Gestión técnica Gestión Financiera Difusión Relaciones con la CE

5 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 …propuesta aprobada 5 …para poder tener un proyecto cofinanciado por la CE…  Solo tendremos un proyecto si la propuesta se aprueba  Todo lo que redactemos en la propuesta afectará directamente a la ejecución del proyecto

6 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 1) Dimensión europea 6 No olvidemos que es un proyecto europeo: o Contribuye a solucionar un problema ambiental europeo o Resultados transferibles y replicables en Europa …propuesta aprobada

7 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Guías de preparación de propuestas Reglas del programa LIFE y de la convocatoria Disponibilidad de herramientas y buenas prácticas 7 2) Seguir las reglas del juego …propuesta aprobada

8 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Objetivos concretos Resultados cuantificados Acciones claras y bien definidas 8 3) Sabemos lo que queremos hacer …propuesta aprobada Objetivos Acciones Resultado s Indicadore s Control Riesgos Recursos

9 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Es muy importante para la CE: obligatorio Del proyecto, de los resultados y del programa LIFE Enfocada a los grupos de interés Compartir conocimientos 9 4) Amplia difusión …propuesta aprobada

10 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Es imprescindible Es obligatorio Técnica y financiera 10 5) Coordinación y gestión eficientes …propuesta aprobada

11 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 11 …y un desafío… …tenemos un proyecto ganador…

12 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 La propuesta Coordinación y Gestión técnica Gestión Financiera Difusión Relaciones con la CE 5 Claves para la coordinación y la gestión técnica 12

13 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 …para llegar a obtener los resultados esperados… 13 … coordinación y gestión técnica

14 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 … coordinación y gestión técnica Trabajo en equipo entre socios Todos los socios son importantes  Comunicación Transparencia Visión a largo plazo Networking 14 6) Liderazgo y coordinación

15 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Empezar con el “Kick off meeting” Comité técnico y comité financiero Reuniones presenciales del consorcio: mínimo 2 al año Reuniones bilaterales Contacto permanente por email y teléfono Disponibilidad absoluta a demanda 15 7) El contacto y las reuniones … coordinación y gestión técnica

16 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Establecer reglas claras obligatorias para todos los socios Reglas para la organización general, gestión técnica y financiera, informes, difusión… Identificar y corregir desviaciones e incidencias Informar a la CE 16 8) Reglas claras: Plan de calidad … coordinación y gestión técnica

17 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Gestor de documentos para compartir e intercambiar Soporte para planificar Trazabilidad Smartsheet, Drive, Readmine, Basecamp … 17 9) Herramientas colaborativas … coordinación y gestión técnica

18 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Para hacer todo lo que hemos dicho Planificar periódicamente: o Lo que nos proponemos hacer o Alineado con objetivos y acciones del proyecto aprobado Responsables Documentos de progreso técnicos y financieros Control de documentos del proyecto (entregables, informes, etc…) Corregir las desviaciones Indicadores 18 10) Planificación, control y seguimiento … coordinación y gestión técnica

19 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 19 Cuadro de mando de indicadores … coordinación y gestión técnica

20 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 La propuesta Coordinación y Gestión técnica Gestión Financiera Difusión Relacion es con la CE 5 Claves para la gestión financiera 20

21 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 …para recibir todo el presupuesto aprobado… 21

22 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 … la gestión financiera ¿Por qué? Solo se pagará lo que sea necesario y esté bien justificado Auditoría externa obligatoria Auditable pon la CE (5 años tras el cierre)  Proponemos Formación inicial o Gastos elegibles y no elegibles o Conocer los formatos obligatorios de la CE o Sistemática de justificación de gastos 22 11) Saber lo que tenemos que hacer

23 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Llevar al día (mensualmente) Todas las categorías de gastos Solucionar las particularidades de cada socio 23 12) Justificación detallada de los gastos … la gestión financiera

24 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 De todo el proyecto y de todos los socios La contabilidad se cierra y no admite cambios Para enseñar a la CE en las visitas anuales Para eventual auditoría de la CE Para poder responder a las demandas de la CE 24 13) Archivar todos los justificantes … la gestión financiera

25 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Control de la ejecución de los presupuestos de cada socio Relación gasto vs. ejecución técnica Mínimo semestralmente Proponemos auditorías internas anuales 25 13) Controlar la ejecución del presupuesto … la gestión financiera Proyecto Gasto del presupuesto Mes 1Mes 40Mes 12Mes 24Mes 36

26 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Para prevenir Para buscar soluciones válidas Evitar sorpresas desagradables Para comunicar a la CE posibles cambios 26 14) Adelantarse a los cambios … la gestión financiera

27 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 La propuesta Coordinación y Gestión técnica Gestión Financiera Difusión Relaciones con la CE 5 Claves para la difusión 27

28 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 …para dar a conocer el proyecto, sus resultados y el programa LIFE… 28

29 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Qué difundir: o El proyecto o Los resultados del proyecto o El programa LIFE A quién  A los grupos objetivos definidos en el proyecto Necesitamos… Identidad de proyecto: marca, formatos, mensaje… Plan de comunicación 29 16) Tener claro qué y a quién … la difusión

30 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Cuantos más canales mejor: o Web y redes sociales o Artículos técnicos, artículos en prensa o Radio, televisión o Las redes sociales son muy eficientes 30 17) Amplio uso de canales de comunicación … la difusión

31 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Obligatorio Página Web Paneles informativos Informe Layman After LIFE Communication Plan Libre Artículos Prensa Media Redes sociales … 31 18) Plan de comunicación … la difusión

32 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Acciones con agentes clave Acciones con otros proyectos LIFE Aprender de otras experiencias Para el intercambio de conocimientos y el crecimiento 32 19) Networking … la difusión

33 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 After LIFE Communication Plan La web operativa mínimo 5 años después del cierre Noticias, seminarios, etc.. La CE lo revisa 33 20) Y después del proyecto…. … la difusión

34 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 La propuesta Coordinación y Gestión técnica Gestión Financiera Difusión Relaciones con la CE 5 Claves para las relaciones con la CE 34

35 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 …para dar transparencia al proyecto y garantizar el éxito de la inversión… 35 … relaciones con la CE

36 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Responsable en España: Mínimo 1 vez al año Responsable en Bruselas: Mínimo 1 vez durante el proyecto Preparar bien las visitas  Informe a la CE y se llevan documentos Tener actualizada la documentación técnica y financiera Recomendable la presencia de todos los socios 36 21) Las visitas de la CE … relaciones con la CE

37 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Son hitos de comunicación con la CE 2 muy importantes: MTR y FR PR en función de la duración del proyecto Parte técnica y financiera Si hay cambios : comunicar y justifica Hay que prepararlos muy, muy, muy bien 37 22) Los Informes … relaciones con la CE

38 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Comunicar cambios sustanciales Comunicar a tiempo: máx. 3 meses antes del cierre Nunca aumenta la contribución de la CE 38 23) Las Modificaciones sustanciales … relaciones con la CE

39 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Todo lo que no esté previsto en el proyecto técnico o en el presupuesto y tenga trascendencia Retrasos Viajes fuera de Europa Consultar al Monitoring Expert 39 24) Comunicar con tiempo las previsiones … relaciones con la CE

40 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Viraliza la información a través de las herramientas del Programa LIFE: o Web LIFE o Redes sociales LIFE Damos visibilidad de lo que hacemos 40 25) Utilizar el servicio de comunicación externa de la CE … relaciones con la CE

41 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Y… lo que hemos ganado en este viaje… 41

42 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Visibilidad a nivel europeo Prestigio Oportunidades de negocio Una puerta para participar en Europa: Un mercado potencial de 508 mill de hab La CE como posible cliente Contactos de calidad Experiencia demostrable y contactos para poder participar en otros proyectos …. 42 … lo que ganamos

43 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 43 El Programa LIFE de la CE nos da la oportunidad de contribuir a solucionar un problema ambiental en Europa y a internacionalizar nuestra actividad

44 www.gestdropper.com Proyecto LIFE11 ENV/ES/615 Marta Kernstock + (34) 690 95 30 95 info@desarrollo-sostenible.com 44