LOGO Universidad para la Cooperación Internacional Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Abril 2009.

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1 LOGO Universidad para la Cooperación Internacional Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Abril 2009

2 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos Alcanzando el Éxito Reconociendo al Involucrado Clasificando y Gestionando al Involucrado 1 2 3 4 Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están? Conclusiones 5

3 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP En un ambiente multidisciplinario Efectiva comunicación Efectivos, en varios niveles organizacionales para adaptarse al ciclo de vida Creación de equipos de trabajo A través del liderazgo necesario según las circunstancias y siendo analítico Administrar el cambio Comprender la importancia del ambiente cultural Comprender la posición de los actores Administrar conflictos Destrezas interpersonales ante los problemas que se darán a lo largo y ancho de ellas Líneas funcionales Cinco “áreas del lado humano” que requieren destrezas especiales en la administración de proyectos 1 La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos

4 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Programas Portafolio Subproyectos PMO Contexto de la AP Conocimiento teórico Comprender que la AP se aplica en un contexto más amplio que el proyecto mismo dentro de la misma organización Ciclo de vida Involucrados en el proyecto Influencias de la organización Enlaces con la organización Fases y sus transiciones. Reconocer, diferenciar y contrastar los involucrados. Distinguir los estilos organizacionales y juzgar para escoger el más adecuado a su proyecto 5 Grupos de procesos de la AP Procesos de la AP Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. No confundirlos con fases. Saber cómo interactúan 9 áreas de conocimiento de la AP Áreas conocimiento de la AP Conocer la 9 áreas; sus entradas, sus procesos y sus salidas. Comprender cómo interactúan entre ellas y cómo alimentan los 5 procesos de la AP 1 La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos

5 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP EstrategaDiplomático Organizador Líder Motivador Maestro Title DP Competencias del Director del Proyecto Negociador Controlador La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos 1

6 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP ComunicaciónStress Negociación Motivación Conflictos Liderazgo Title DP INTERPERSONALE S INTERPERSONALE S Competencias del Director del Proyecto 1 La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos

7 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Costo Rendimiento Técnico Programa Sistema de administración de proyectos Cambio de productos, servicios y procesos Comunidad de beneficiarios Contexto operativo y estratégico Ambiente cultural Condiciones de la empresa 1 La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos

8 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP …pero la AP por sí sola no puede hacerlo todo ProcesosintegradosProcesosintegrados Capacitación y educación Capacitación Soporte de la gerencia Soporte de la gerencia Administración informal de proyectos Administración informal de proyectos Excelencia en el comportamiento comportamiento CulturaCultura 1 La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos

9 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Implementación de la AP Marco Conceptual de la AP Enlaces con el Entorno Gestión de Involucrados Buscando la excelencia y creciendo en madurez Contexto y otras áreas de experiencia Empresa y más allá Ciclo de vida e Influencias de la Empresa 1

10 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Alcanzando el Éxito Consultas necesarias, Respuestas apropiadas Productos definidos de acuerdo a la E. D. T. Maneras constructivas para compromisos, balance con las necesidades de la Empresa Acuerdos, todos comienzan a trabajar en el proyecto Con claridad, con una buena guía establecida firmemente, se comienzan a ver resultados. Se termina el trabajo Grandes beneficios en el negocio. Todos quieren que se vuelva a implementar otro proyecto 2

11 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 2 Alcanzando el Éxito

12 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP -Falta de espíritu de equipo -No se mantuvo informada a la alta gerencia -Opinión pública desfavorable -Manejo indadecuado de la gestión del cambio -Relaciones ineficientes con los involucrados Contribuyen al fracaso 2 Alcanzando el Éxito

13 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP -Participación intensa de los integrantes del equipo en la toma de decisiones y en la ejecución -Manejo adecuado de la información -Diseño organizacional adecuado -Autoridad y responsabilidad claras -Adecuada gestión de los involucrados Contribuyen al éxito 2 Alcanzando el Éxito

14 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP No alcancen sus objetivos Fallar en poder definir los requerimientos No entender que tan amplio es el rango de involucrados que tienen interés en el proyecto 2 Alcanzando el Éxito

15 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP involucrados  Una economía tensa y buscando siempre reducir costos, ha cambiado todo aspecto de la Administración de Proyectos, afectando a todos los participantes importantes, en cuenta a los involucrados 2 Alcanzando el Éxito

16 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP La gestión de los involucrados  Individuos u organizaciones activamente involucradas intereses involucradas en el Proyecto o aquellos cuyos intereses pueden verse positiva o negativamente afectados como resultado influencia de la ejecución del Proyecto, también pueden ejercer influencia, positiva o negativa, sobre el Proyecto y sus resultados.  Plantea un reto importante tanto para el Director de Proyecto como para el equipo del proyecto 3 Reconociendo al Involucrado

17 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Los involucrados Su involucramiento ¡Se necesitan en el proyecto! ¿¡Cómo los identificamos!? Algunos son fáciles: el patrocinador, el gerente o el “dueño”, el que posee los recursos, el cliente. Porque … el cliente es un involucrado, ¿cierto? Otros no tan obvios Reconociendo al Involucrado 3

18 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Involucrados Los propietarios, los vendedores y contratistas, las familias de los miembros del equipo, los medios de comunicación, los ciudadanos particulares, las organizaciones de influencia y la sociedad en general Primarios Una obligación contractual o legal con el equipo del proyecto Secundarios No tienen una relación contractual pero tienen o creen tener un interés en el proyecto 3 Reconociendo al Involucrado

19 Primarios Liderar al equipo Ubicar los recursos Crear y mantener relaciones con los involucrados Establecer la cultura que permita obtener lo máximo de la gente Dar seguimiento y control Evaluar al equipo por loque son responsables Secundarios No tienen límites Itereses parecen ser reales pues el proyecto interfiere en su “territorio” Su “membresía” es tipo ad-hoc Puede hacer equipo con otros involucrados, en cualquier forma Diferentes formas de ejercer el poder Es su decisión si toman responsabilidad por sus actos Involucrados Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 3 Reconociendo al Involucrado

20 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Contratistas y subcontratistas Social y cultural Otros Directores de proyecto Sociedad y prensa Servicios y apoyo Ambiental y legal Personal staff Jefes funcionales Agencias reguladoras Económico y financiero Administración superior Equipos de proyecto Proyectos Clientes 3 Reconociendo al Involucrado

21 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Title Colegas: que dan recursosSecundarios: competidores, familiares del equipo del proyecto, vendedores de otros recursos complementariios Colegas: se serán impactados por los entregables del proyecto Clientes: los que pagan Proveedores Consumidores finales: los que lo usan Categorías 3 Reconociendo al Involucrado

22  En muchas ocasiones la falla del proyecto no está en la apatía del involucrado, sino en que el DP no lo identificó oportunamente  Hay que tener la mente abierta  Trabajar con el equipo del proyecto (¡Ud. solo no puede!) desde las etapas más tempranas  Si no lo hace: corre grandes riesgos y significa que su planeamiento no fue el adecuado  El DP debe crear un ambiente que favorezca la identificación oportuna y constante Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Reconociendo y al Involucrado 3

23  Siendo importante identificarlos desde el inicio, la identificación es un ejercicio continuo:  Pudo haber dejado a alguno por fuera  Debe removerse a alguno de la lista  El trabajo de algunos pudo haber terminado  La lista debe actualizarse regularmente Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Reconociendo al Involucrado 3

24  Lo reconocí, ¿qué hago con él?  Necesita identificar cómo el proyecto lo impacta  Identificar el tipo de relación que tiene con el proyecto (facilitadores de recursos, gerente/patrocinador, familiares, etc.)  La reacción que él pueda tener porque Ud. está desarrollando este proyecto Confidencialidad en su proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 4 Clasificando y Gestionando al Involucrado

25  ¿Su gestión como DP?  Dependiendo del análisis Una gestión muy activa de su parte –“estar” en el proyecto activamente, tomando decisiones, “veálos” en la organización, facilíteles canales de comunicación U otra más pasiva –Solo durante una fase o un entregable del proyecto –Esté “al tanto”, pero no dé mucho de su tiempo –En algún hito del proyecto sí serán claves (familiares) –Subcontratistas Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 4 Clasificando y Gestionando al Involucrado

26 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP …pero a veces se pierde Identificarlo es necesario pues es importante para el éxito del proyecto Pero lo más difícil es “involucrarlos” en el proyecto. Hacerlos participar como les corresponde Clasificando y Gestionando al Involucrado 4

27 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP No creyentes: -No saben que deben estar en el proyecto. -Debiera ser fácil de manejar -Invitarlos a las reuniones, participarlos de los comunicados Insensibles: -Se dan cuenta libremente que serán impactados -Escogen no involucrarse para no endosar las decisiones -Pueden manejar el derecho a veto Involucradosreacios -Piensan que no tienen ningún rol en el proyecto -Que su involucramiento no es una prioridad dentro de sus ocupaciones -Por política: a conciencia escogen no involucrarse Clasificando y Gestionando al Involucrado …pero a veces se pierde 4

28  Todos quisiéramos que los involucrados sean positivos, entusiastas y que siempre brinden apoyo  Pero no ocurre así en la realidad  Se debe crear un perfil de ellos y así decidir objetivamente cómo gerenciarlos. Escoger la estrategia de gestión que mejor se adapte al proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 4 Clasificando y Gestionando al Involucrado

29 Tienen gran interés en el proyecto Ejercen gran influencia Intentan involucrarse pero no dan el apoyo necesario de acuerdo a las metas Actitud negativa hacia los esfuerzos Destructivos De mediano a bajo interés en el proyecto Influencia mínima Se requiere solo que se involucren moderadamente Actitud positiva hacia el logro de las metas y hacia el esfuerzo Pasivos/Neutrales/Dudosos Tienen gran interés en el proyecto Ejercen gran influencia en el éxito Intentan involucrarse y dan todo el apoyo necesario según las metas Actitud positiva hacia el esfuerzo del equipo Constructivos Categorías para clasificar a los involucrados Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 4 Clasificando y Gestionando al Involucrado

30  ¡De acuerdo a la clasificación anterior hay 2625 permutas!  Cada una trae consigo una estrategia de manejo diferente  Pero solo se necesitan entender dos aspectos básicos:  El grado de influencia (¿poder?) del involucrado  Su intención (¿cómo intenta usar el poder que ostenta? Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 4 Clasificando y Gestionando al Involucrado

31 In volucrados Para entender In In fluencia In In tención Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 4 Clasificando y Gestionando al Involucrado

32 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Grado de: -Influencia -Intención Contenerlo Contenerlo: apoye y sea cordial sabiendo que puede ser destructivo en función de su gran poder Confort Confort: con poco poder pero que se necesitan para que el proyecto sea exitoso. Jefes de línea cuyo trabajo se integra al flujo de trabajo. Tenerlo consistentemente actualizado, algunas reuniones cara-a-cara Acójalo Acójalo: aquellos con gran poder e interés en que el proyecto sea exitoso. Apoyan y tienen una actitud positiva con respecto al esfuerzo. Hay que darles gran atención. Consultarlos frecuentemente por sus ideas e involucralos por su guía para asuntos de índole ejecutivo 4 Clasificando y Gestionando al Involucrado

33 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Acuerdos sobre requerimientos Entregables del proyecto de acuerdo a las expectativas de los involucrados Objetividad sobre donde ocurren los desacuerdos Tener a mano las expectativas Es razonable esperar que emergerán diferencias de opinión 4 Clasificando y Gestionando al Involucrado

34  Lo que es importante es que Ud. esté preparado para comportarse consecuentemente.  Lo más retador de un proyecto no es el presupuesto o las restricciones de tiempo, sino las políticas e intereses en juego. Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 5 Conclusiones

35  Mantener contentos a los involucrados no es fácil y si no lo están, cosas malas le pueden pasar al proyecto, al Director de Proyecto o al equipo del proyecto No lo haga  Algunos Directores de Proyecto los ven como un “mal necesario”. No lo haga Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 5 Conclusiones

36  La gestión será según la forma usada para evaluar el grado en que ejercen influencia en el éxito del proyecto  Al involucrado hay que conocerlo y entenderlo para comprender los vacíos entre lo que se espera, se necesita y lo que se requiere de él y lo que realmente él está pensando con respecto a su proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 5 Conclusiones

37 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP 5 Conclusiones Si hay desacuerdos ¡y los habrá! Negociación en los desacuerdos Las soluciones  Resistir la tentación de ignorarlos.  No hay que ocultarlos.  Enfrentarlos antes de que se origine un mal mayor  Es escencial negociar.  Hay que estar preparado para enfrentar los desacuerdos.  Aunque no sean nuestros problemas, como muchas veces ocurre  Como Director de Proyecto, no tiene las soluciones.  Son los involucrados los que las tienen.  Lo que sí tiene es la habilidad para facilitar la resolución del problema temprano y rápido.

38 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están?

39 LOGO Universidad para la Cooperación Internacional Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Abril 2009