Agenda Sistema de Gestión Integral Gestión estratégica

Presentación del tema: "Agenda Sistema de Gestión Integral Gestión estratégica"— Transcripción de la presentación:

1 Agenda Sistema de Gestión Integral Gestión estratégica
Gestion de procesos Gestión de la cultura Sistema de Gestión de Calidad Norma ISO 9000 Versión 2000 Camino hacia la excelencia

2 Sistema de Gestión Integral

3 Orientar la Organización de manera ordenada hacia el futuro
Estructura de la Gestión Organizacional de COOMEVA Gestión de Procesos Gestión de la Cultura Desarrollo Integral Armónico Gestión Estratégica FORMA DE PENSAMIENTO GERENCIAL Es una concepción amplia de gerencia para manejar el cambio y ser partícipes activos de él, logrando así, una mayor competitividad. Gestión Estratégica: Orientar la Organización de manera ordenada hacia el futuro SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Gestión Procesos Gerenciar las actividades repetitivas que representan más del 95% de la rutina Gestión de la cultura Consolidacion de los valores distintivos de la organización. Liderazgo mediante el ejemplo. PRÁCTICAS, TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS GERENCIALES ORGANIZACIÓN QUE APRENDE

4 Gestión Estratégica

5 VISIÓN MISIÓN UNIDAD DE TECNOLOGÍA VISTA DESDE LA ESTRATEGIA TIEMPO
FACTORES VISIÓN VI= Ver SIÓN=Tierra Prometida Razón de Ser MISIÓN AÑO 2006: Planes de Acción: Resultados Concretos AÑO 2008: Estrategias implementadas AÑO 2010: Lograr la Visión TIEMPO

6 Tecnología Informática COOMEVA
Misión: Proveer y administrar productos y servicios de tecnología informática e ingeniería organizacional, para las empresas y unidades de servicio de Coomeva, contribuyendo a la gestión del conocimiento, productividad, competitividad y generando sinergia empresarial. Visión: Ser un referente exitoso Nacional e Internacional, en productos y servicios de tecnología informática y de ingeniería organizacional.

7 Definición del elemento central de la visión
“Productividad”

8 VISION: Ser un referente exitoso Nacional e Internacional, en productos y servicios informáticos y de ingeniería organizacional. FINANCIERO Lograr la sostenibilidad de la unidad CLIENTES Lograr la fidelidad y satisfacción de los clientes Asegurar el crecimiento en Ventas PROCESOS Desarrollar un portafolio competitivo y flexible de productos y servicios Garantizar la disponibilidad y confiabilidad de la tecnologia Mantener y soportar eficientemente la infraestructura y los servicios APRENDIZAJE Contar con colaboradores comprometidos competentes y motivados

9 Cómo se construye el Tablero de Comando del BSC ?
NIVEL ESTRATÉGICO NIVEL OPERATIVO A VISIÓN PROPÓSITO ESTRATÉGICO B1 Inductor B Resultado B2 C Estrategias Prioritarias: Son los grandes temas que permiten respaldar el gran Propósito Estratégico. Define de manera global el cómo se va a llevar la Visión a la acción, y agrupa los objetivos prioritarios Visión: Sueños que se hacen realidad a través de la acción Objetivos Estratégicos Prioritarios: Propósito muy específico al cual se quiere llegar para lograr la gran estrategia KPI - Indicador clave de desempeño: Permite saber cómo voy en el cumplimiento de los objetivos Gran propósito Estratégico: Es el primer paso para lograr la visión Inductor: Son las decisiones que inducen a que el resultado se logre Meta:Es lo que mide el inductor. Iniciativa Estratégica: Plan de acción que permite desarrollar los inductores

10 Política de Calidad Comprometidos con el mejoramiento de la productividad, con soluciones informaticas fiables, practicas e innovadoras

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12 Gestión de Procesos

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14 Cultura de calidad integral
Enfoque de Gestión Integral Cultura de calidad integral Gestión de Procesos Gestión de la Cultura Desarrollo Integral Armónico Gestión Estratégica METODO BASICO PARA LA GERENCIA DE LOS PROCESOS CICLO PHVA Documentación de procesos Análisis y solución de problemas Planes de acción Es la concepción gerencial básica que dinamiza la relación entre el hombre y los Procesos y entre los procesos y los resultados. P PLANEAR H HACER Actuar Correctivamente V VERIFICAR A ACTUAR Definir las Metas Definir los métodos que permitirán alcanzar las metas propuestas Educar y Entrenar Ejecutar la tarea y recoger los datos Verificar los resultados de la tarea ejecutada Gestión de Procesos Gerenciar las actividades repetitivas que representan más del 95% de la rutina Registro de anomalías Auditorías internas

15 Qué es la Gestión de los Procesos del Día a Día?
La gestión de los procesos rutinarios o del día a día, es la implementación de un conjunto de actividades, técnicas y herramientas, encaminada a lograr los objetivos asignados a cada proceso y a la perfección en el trabajo cotidiano de las personas. Establece la identificación, diseño y estandarización de los procesos, definiendo responsabilidades sobre los mismos, evaluando los resultados de los procesos en aras de lograr las metas planeadas, implementando las acciones correctivas necesarias para ofrecer efectiva y eficientemente un valor agregado al cliente. Mantener y mejorar los procesos repetitivos de una organización. Representa el 95% o más de la totalidad de los procesos.

16 Componentes de la Gestión de los procesos del día a día
Análisis y evaluación de procesos Estandarización Plataforma Documental Componentes Caracterización Indicadores Tratamiento de problemas y anomalías Metodología de Análisis y Solución de Problemas

17 Definiciones básicas MACROPROCESO: Conjunto de procesos interrelacionados de la organización que permiten el logro de la misión y la estrategia, rotulados como una unidad por la relación que existe entre ellos. PROCESO: Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas (insumos) para el logro de un resultado (producto o servicio). ACTIVIDAD: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado. TAREA: Conjunto de acciones simples interrelacionadas para lograr una actividad PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

18 Respuestas que suministra la Cadena de Valor
Macroprocesos En dónde intervengo ? Procesos Qué actividades desarrollo ? Actividades Qué hago ? Tareas Cómo lo hago ?

19 9000doc. para la administración de documentos y registros basado en las normas ISO 9000

20 Gestión de la Cultura

21 Cultura de calidad integral
Gestión de la Cultura Gestión de Procesos Gestión de la Cultura Desarrollo Integral Armónico Gestión Estratégica Cultura de calidad integral La personalidad es al individuo lo que la cultura es a la Organización Homologación de los valores corporativos y habilidades con el fin de traducirlos en conductas de los colaboradores - Competencias organizacionales Sistema de comunicación Ejercicio de liderazgo de los directivos

22 Administración del Talento Humano basado en Competencias
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Organigrama de la UTI DESCRIPCION DE CARGOS: Se cuenta con perfiles de los cargos que conforman la Unidad, dentro de los cuales se detallan: áreas de responsabilidad, actividades específicas por área de responsabilidad, indicadores de medición, ubicación organizacional, informes que presentan, perfil y competencias. MATRIZ DE COMPETENCIAS: Permite la verificación de cada uno de los cargos Vs las personas que los ocupan y validar su grado de competencia frente al perfil definido. PLAN MAESTRO DE CAPACITACIÓN: Plan en el cual se detallan las capacitaciones requeridas por cada persona para el cumplimiento de su competencia dentro del cargo que ocupan. Este plan se alimenta de: Matriz de Competencias, Direccionamiento Estratégico y Proyectos.

23 Cultura de calidad integral
Enfoque de Gestión Integral Gestión de Procesos Gestión de la Cultura Desarrollo Integral Armónico Gestión Estratégica Cultura de calidad integral HERRAMIENTAS QUE PERMITEN CONSOLIDAR LA CULTURA Planificación: PHVA Medida y gestión: BSC Análisis: Comités (Calidad, Gestión, otros) Verificación: Auditorias Métodos de trabajo: 5´s

24 Contar con colaboradores comprometidos competentes y motivados
OBJETIVOS ESTRATEGICOS : Contar con colaboradores comprometidos competentes y motivados Garantizar la disponibilidad y confiabilidad de la tecnología Mantener y soportar eficientemente la infraestructura y los servicios Desarrollar un portafolio competitivo y flexible de productos y servicios Lograr la fidelidad y satisfacción de los clientes Asegurar el crecimiento en Ventas Lograr la sostenibilidad de la unidad VISION: Ser un referente exitoso Nacional e Internacional, en productos y servicios de tecnología informática y de ingeniería organizacional. PROPOSITO ESTRATEGICO: Productividad GRANDES ESTRATEGIAS:  Lealtad de los clientes  Excelencia Operacional MISION: Proveer y administrar productos y servicios de tecnología informática e ingeniería organizacional, para las empresas y unidades de servicio de Coomeva, contribuyendo a la gestión del conocimiento, productividad, competitividad y generando sinergia empresarial. CADENA DE VALOR BALANCED SCORECARD GESTIÓN ESTRATÉGICA Orientar la Organización de manera ordenada hacia el futuro GESTIÓN DE LA CULTURA Desarrollo de capacidades distintivas GESTION DE LOS PROCESOS Gerenciar las actividades repetitivas que representan más del 95% de la rutina DESARROLLO INTEGRAL Y ARMONICO Inductores Iniciativas Estratégicas Macroprocesos Gerenciales Gestión Gerencial y Estratégica POLITICA DE CALIDAD Comprometidos con el mejoramiento de la productividad, con soluciones informáticas fiables, prácticas e innovadoras Telecomunicaciones Gestión Infraestructura Gestión Centro de Datos Ingeniería Organizacional Gestión Sistemas Informac Gestión Medios Virtuales Gestión Riesgo Tecnológico Gestión Clienes Macroprocesos Primarios COMPETENCIAS Individuales – Grupal - Corporativa Perfiles de cargo Evaluación de competencias Planes de formación Macroprocesos de Apoyo Gestión de Servicios Administrativos y de apoyo Liderazgo mediante el ejemplo Principios Cooperativos Consolidación de los valores: Solidaridad – Honestidad – Igualdad – Equidad – Democracia – Ayuda Mutua ANÁLISIS Y EVALUACION DE PROCESOS ESTANDARIZACIÓN 9000doc Plataforma Documental Flujogramas Procedimiento Instructivos Anexos Planes de control Caracterización Indicadores COMPONENTES HERRAMIENTAS Planificación: PHVA Medida y gestión: BSC Análisis: Comités (Calidad, Gestión, otros) Verificación: Auditorias Métodos de trabajo: 5´s TRATAMIENTO DE PROBLEMAS Y ANOMALIAS Atentos Metodología de Análisis y Solución de Problemas (MASP)

25 Sistema de Gestión de Calidad

26 Calidad Aptitud de un producto o servicio para satisfacer de manera permanente las exigencias mas las expectativas de los clientes o usuarios. Menor daño que un producto o servicio le hace a una comunidad.

27 P A V H Mejora continua del sistema de gestión de la calidad
Realización del producto Gestión de los recursos Responsabilidad de la Dirección Medición Análisis y mejora Salidas Entradas Modelo de enfoque hacia los procesos Clientes Requisitos Producto Satisfacción Actividades que aportan valor Flujo de información P H V A Compromiso de la dirección Representante de la dirección Política de Calidad Objetivos de Calidad Auditorias Internas Ambiente Laboral Humanos Acciones Correctivas Infraestructura Dinero Acciones preventivas Clima Organizacional Producto no conforme Prestación de Servicios

28 Roles dentro del Sistema

29 RESPONSABLE DEL SISTEMA DE CALIDAD y REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Diana Maria Monsalve V, Jefe Procesos y Productividad Nombramiento Realizado el 3 de octubre de 2005 y divulgado a través de circular de Gerencia (correo electrónico- 17 de enero de 2006) COMITÉ DE GESTIÓN Presentar y Monitorear los resultados de las actividades de cada una de los servicios de la Gerencia de Servicios Informáticos por medio del tablero de Gestión, los planes de Acción derivados del análisis de los problemas o inconvenientes presentados en el logro de los objetivos, y/o las contingencias necesarias para garantizar el cumplimiento de los compromisos. (Oficialmente constituido – Memorando de conformación) COMITÉ DE CALIDAD Monitorear todos los resultados relativos al funcionamiento del sistema de calidad, el desempeño de todos los procesos, seguimiento de los planes de acción orientados al mejoramiento continuo, a la solución de quejas y reclamos y situaciones por resolver dentro de los procesos, definición de políticas, planes y programas enfocados a garantizar la plena satisfacción de los clientes internos y externos, y en general, todos los aspectos relacionados al mejoramiento de la calidad de nuestros servicios. (Oficialmente constituido)

30 COMITÉ DE GESTION Y CALIDAD DE CADA MACROPROCESO
Monitorear todos los resultados relativos al funcionamiento del sistema de calidad y seguimiento a la prestación de los servicios ofrecidos. LIDERES MACROPROCESOS Responsables por el mantenimiento del SGC al interior de su macroproceso, facilitando la mejora continua. LIDER 5’S Desarrollar la metodología necesaria para el planteamiento del programa, Brindar las capacitaciones sobre el programa a todos los colaboradores y llevar los registros de control de asistencia y evaluación de las Capacitaciones, Diseñar, Coordinar y Ejecutar Auditorias internas sobre este programa y llevar los registros necesarios para ello, coordinar y desarrollar el día del Descarte y llevar los registros, Mantenimiento y seguimiento del programa. PERSONAL UTI Personas que garantizan la implementación y mantenimiento del SGC

31 LAS NORMAS ISO 9000: 2000

32 QUÉ ES ISO? MISIÓN: Fundada en Ginebra (Suiza), en 1947
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION ORGANIZACIÓN INTERNACION PARA LA NORMALIZACÓN Fundada en Ginebra (Suiza), en 1947 Está representada en ISO a través del Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC. MISIÓN: Diseñar, desarrollar, promover y mantener normas comunes a nivel mundial

33 Qué es ISO 9000? Una serie de normas internacionales que establecen los requisitos mínimos para garantizar que las operaciones de una organización sean confiables. Busca asegurar el nivel de calidad alcanzado en la empresa mediante el diseño, implementación, mantenimiento Y MEJORA CONTINUA de un modelo administrativo de gestión de la calidad.

34 Certificación de Sistemas de Gestión de la Calidad
Es una actividad que consiste en testificar que un sistema, producto o servicio se ajusta a determinadas especificaciones técnicas y/o normas, con la expedición de un acta en la que se da fe documental del cumplimiento de todos los requisitos exigidos en dichas especificaciones y/o normas.

35 (Eficacia - Eficiencia)
La familia ISO 9000:2000 ISO 9000 2000 ISO 9001 2000 ISO 9004 2000 ISO 19011 2001 Fundamentos Terminología Requisitos (Eficacia - Eficiencia) Directrices Auditorías

36 Principios de Gestión de la Calidad
1. Enfoque al cliente 2. Liderazgo 3. Participación del personal 4. Enfoque basado en procesos 5. Enfoque de sistema para la gestión 6. Mejora continua 7. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor Satisfacción, Requerimientos o necesidades Unidad de propósito Todo el personal, todos los niveles Logro de resultados Procesos hacia resultado Desempeño, eficiencia y eficacia Análisis de información Interdependencia, relaciones gana gana

37 Contenido de la norma ISO 9001/2000
1. Objeto y Campo de Aplicación ISO 9001 2000 5. Responsabilidad de la Dirección 6. Gestión de los Recursos 2. Referencias Normativas 7. Realización del Producto 3. Términos y Definiciones 8. Medición, Análisis y Mejora 4. Sistema de Gestión de Calidad

38 Procedimientos Fundamentales
Sistema de Gestión de Calidad NORMA ISO COOMEVA UTI Control de documentos Control de registros Control producto no conforme Acciones correctivas Acciones preventivas Auditoria de Calidad Control de documentos y registros Tratamiento de producto no conforme, acciones correctivas Acciones preventivas Auditoria de Calidad

39 Camino hacia la excelencia COOMEVA Y SUS EMPRESAS

40 Calidad de la Gestión Sistema integrado de la gestión y la organización Proyección para el desarrollo ESTANDARES A P MODELOS DE EXCELENCIA Reconocimientos a la Gestión V H Sistema de Gestión Pensamiento organizacional Gestión Gestión Estratégica de Procesos Desarrollo integral armónico ACREDITACION Gestión CERTIFICACION Prácticas, técnicas de la Cultura y herramientas gerenciales HABILITACION Organización de Aprendizaje

41 Cuál es la real proyección para el desarrollo de la organización ?
HABILITACION ACREDITACION MODELOS DE EXCELENCIA Reconocimientos a la Gestión ESTANDARES Estructura Resultado Proceso Competitividad Global Integralidad Sostenibilidad 1 2 3 4 Años CERTIFICACION (ISO y otras) 5

42 Etapas para el camino hacia la excelencia
Premio Colombiano a la calidad de la gestión Turismo Corporación Olivos CEM Servicios Administrativos UTI Unidad de Ahorro y crédito Solidaridad y Seguros Medicina Prepagada Fundación EPS Club Campestre Andes Clínica Farallones Multiactiva Grupo Empresarial Coomeva PMI Acreditación Certificación ISO CMMI- UTI Habilitación

43 Plan del Camino hacia la excelencia
Etapas necesarias Premio Colombiano a la calidad de la gestión Mejoramiento Acreditación Certificación ISO Nivel 2 Auditoria de Seguimiento SGC Nivel 3 Auditoria de Seguimiento SGC Nivel 4 Auditoria de Seguimiento SGC CMMI - UTI PMI Nivel 1 Auditoria de Certificación Habilitación Tiempo