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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS, PROYECTO PERÚ 2040-MOQUEGUA Ing. Rubén Gómez Sánchez S. (Director Proyecto PERÚ 2040) Lima, 27 de diciembre del 2010.

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1 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS, PROYECTO PERÚ 2040-MOQUEGUA Ing. Rubén Gómez Sánchez S. (Director Proyecto PERÚ 2040) Lima, 27 de diciembre del 2010 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

2 Agenda Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ Introducción 2. Objetivo 3. Desarrollo del modelo de Seguimiento y Control de los Proyectos 4. Peculiaridades del Seguimiento y Control de Proyectos 5. Conclusiones y recomendaciones

3 Seguimiento y Control de proyectos, Proyecto PERÚ 2040-Moquegua Introducción 3 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

4 Introducción El Proyecto PERÚ 2040 requiere sin duda alguna un método de seguimiento y control, la implementación de las reglas generales tienen varios frentes de actuación: 1. El Proyecto PERU 2040, como proyecto macro y que tiene como fin el logro de la Visión al Los proyectos resultantes de las iniciativas resultantes de la aplicación de los mapas estratégicos. 3. El despliegue del Proyecto PERU 2040 en cada uno de los pilotos, siendo el primero en Moquegua. En suma, es necesario implementar el método indicado, para poder verificar el logro de los objetivos y metas. Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

5 Un proyecto exitoso, no es aquel que no tuvo problemas, es aquel en el cual los problemas fueron identificados y solucionados oportunamente Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

6 Círculo de Deming Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

7 Seguimiento y Control de proyectos, Proyecto PERÚ 2040-Moquegua Objetivo 7 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

8 Seguimiento y control de proyectos La presente propuesta tiene por objetivo desarrollar y mostrar un modelo para el seguimiento y control del proyecto, el cual permitirá establecer las pautas específicas para mejorar los resultados de la dirección de los proyectos, y con esto mejorar las probabilidades de lograr proyectos exitosos. Esta propuesta necesariamente debe implementarse como parte del alcance del Proyecto PERÚ 2040, por lo tanto, debe convertirse en competencia básica de los diferentes miembros de los equipos de trabajo. Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

9 Seguimiento y Control de proyectos, Proyecto PERÚ 2040-Moquegua Desarrollo del modelo de Seguimiento y Control de Proyectos 9 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

10 Modelo para el seguimiento y control de proyectos (SyC) Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ Aprobar el desarrollo del proyecto Desarrollar líneas base, según SyC Realizar seguimiento y control Tomar e implementar decisiones Verificar logro objetivos del proyecto

11 Seguimiento y control de proyectos Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

12 Organizar equipo de SyC Diseñar, conformar e integrar a las personas que conformaran el equipo especializado que se hará cargo del SyC. El desempeño será en base a las hojas de funciones definidas y una mejora de competencias permanente. Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

13 Confirmación de necesidad o carencia Validar la carencia o el problema, los datos históricos y las estadísticas aplicables. Este evento es importante debido a que permitirá tener seguridad sobre la consistencia de la validez de la necesidad que dio origen a la idea del proyecto. 13 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ 2040

14 Validación de la idea de proyecto Revisar las opciones e informaciones históricas sobre las alternativas analizadas, y sobre las cuales finalmente se decidió por el proyecto. Es necesario, revisar el objetivo de calidad del proyecto, estar seguros de que las partes interesadas están conformes con su idea central y redacción. También es necesario verificar que los índices de gestión diseñados son consistentes. Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

15 Consolidar bases del proyecto Establecer las bases sobre las cuales se hará el SyC, en este caso se requiere desarrollar las líneas base para cada uno de los factores de éxito: alcance, tiempo, costo y calidad, además de la gestión de riesgos, según los planteamientos del PMBOK Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ 2040

16 Diseñar procesos de seguimiento a la ejecución del proyecto Definir el objetivo, el alcance y otra información que permita a los interesados saber en qué consiste, quién debe hacer qué, cómo lo debe hacer, qué debe medir, qué debería registrar, etc. A continuación se da el listado de los procedimientos tentativos: Administración de proyectos Implementación de las líneas base Gestión de cambios Aplicación del valor ganado Acciones correctivas y preventivas Lineamientos generales para el SyC PC Lecciones aprendidas Historial de proyectos 16 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ 2040

17 Construir sistema de procesamiento de información Diseñar y/o preparar el software aplicativo (de ser necesario), las hojas electrónicas Excel y otras ayudas para poder procesar la información, disponer de reportes, datos e información, consistentes con la rapidez que permita su análisis y toma de decisión. Dentro de las formas y métodos de procesamiento debe considerarse los temas críticos siguientes: Procesar los datos de los informes de rendimiento, Procesar la información sobre los avances, recursos empleados en la ejecución del proyecto, y todos los paquetes de trabajo, Seguimiento general del proyecto y la emisión de los reportes de estatus. Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

18 Construir sistema de procesamiento de información Según los resultados del SyC PC se deberán tomar decisiones de diversas categorías. Definir acciones correctivas para recuperar la línea base de alguno de los factores: alcance, tiempo, costo, calidad, Definir trabajos acelerados para recuperar las brechas, Solicitar cambios en la dirección del proyecto, ya que se observa un bajo desempeño del proyecto, Reprogramar los trabajos según los avances alcanzados, Hacer seguimiento general del proyecto. Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

19 Diseñar métodos de levantamiento de información de campo Levantar la información de campo, sobre los rendimientos reales, y sus posteriores comparaciones con las consideraciones del planeamiento. Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

20 Diseñar metodologías de las reuniones de proyecto Prever que toda reunión sobre revisión del proyecto, sea muy expeditiva y estará referida a los temas centrales, es decir, evaluar la calidad del planeamiento, resultados de la performance actual, la capacidad de respuesta real de los involucrados y responsables de los paquetes de trabajo, etc. Estas reuniones se harán bajo esquemas de agenda específica y tendrán por objetivo revisar los resultados alcanzados y su comparación contra lo ofrecido por cada responsable. Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

21 Diseñar procesos de toma de decisiones resultantes del SyC PC Establecer una prioridad en la toma de decisiones orientadas a recuperar los avances planeados, en el caso de comprobarse retrasos, pero lo más importante será el análisis de las causas raíz, de cada desviación a las líneas del proyecto. Los responsables del proyecto deberá plantear las acciones correctivas (debe medirse el impacto e indicar quien debe asumir las consecuencias), las acciones preventivas (deberá indicarse los responsables, y los resultados esperados), su orientación, los responsables, etc. Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

22 Organizar cierre del proyecto Verificar el cumplimiento y termino de todas las actividades y entregables de los EDTs aprobados para el proyecto integral y cada uno de los paquetes de trabajo que conforman el proyecto. Requiere revisar el estatus de los resultados de todas las pruebas de control de calidad a los entregables terminados, y el producto del proyecto, finalmente debe contemplar el logro del objetivo de calidad del proyecto. El cierre del proyecto procede siempre y cuando se haya comprobado el cumplimiento del alcance del proyecto y alcance del producto del proyecto. Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

23 Seguimiento y Control de proyectos, Proyecto PERÚ 2040-Moquegua Peculiaridades del Seguimiento y Control de Proyectos 23 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

24 Problemas típicos de los proyectos Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ El equipo no tiene las habilidades necesarias para construir los entregables del proyecto. 2. Los patrocinadores le delegan la responsabilidad al director de proyecto pero no lo apoyan políticamente en la organización. 3. Calendario irreal, imposible hacer el proyecto en las fechas requeridas. 4. Testeo o verificación de los entregables inexistentes o mínimos. 5. Las tareas del proyecto le llevan más tiempo al equipo que el planificado. 6. Recursos retirados para otro proyecto. 7. Presupuesto acortado en la mitad del proyecto. 8. El sponsor desaparece. 9. Los requerimientos son imposibles de definir. 10. Los requerimientos se definen sobre la marcha del proyecto.

25 Problemas típicos de los proyectos Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ A finales del año 2001, Daniel Piorum realizó un estudio con aproximadamente 50 responsables de proyectos, con el objeto de analizar las causas que alimentan los fracasos. En dicho estudio encontró tres principales causas que afectan los proyectos de forma negativa, estas son: 21 % Cambios en los objetivos definidos a nivel estratégico 31 % No utilización, o mala utilización de metodologías de trabajo 48 % Problemas humanos, de conducción, comunicación y conflictos entre las personas.

26 Problemas típicos de los proyectos Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ Piorum afirma que el primer punto es competencia directa de las autoridades de la Institución y que los otros dos puntos es donde centra su atención debido a que son competencia directa del equipo de trabajo. Sin embargo, considero que el segundo punto también debe ser tratado desde la alta gerencia, debido a que en cualquier empresa que utilice la orientación de proyectos para marcar una diferencia competitiva debe existir un nivel de profesionalismo en donde se exija el uso de metodologías.

27 Peculiaridades del Seguimiento y Control de Proyectos El Proyecto PERÚ 2040 requiere ser exitoso necesariamente. Esto requiere de muchas consideraciones debido a las particularidades bajo las cuales se vienen cumpliendo con los cinco grupos de procesos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, finalmente Cierre. Adicionalmente, se suman como posibles riesgos, la ejecución en paralelo en varios lugares del país, incluso fuera del país. Un proyecto de estas características requiere de la toma de una serie de precauciones respecto de los riesgos inherentes. Se invita a todo los interesados en reforzar sus conocimiento en todo lo referente a la Direccion de Proyectos Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

28 Peculiaridades del Seguimiento y Control de Proyectos El estudio titulado The CHAOS Report publicado por Standish Group presenta otra clasificación diferente acerca de las causas de los fracasos de los proyectos, los cuales enumero a continuación: 13,1% Requerimientos Incompletos 12,4% Falta de Involucramiento de Usuarios 10,6% Falta de Recursos 9,9% Expectativas no realistas 9,3% Falta de Soporte Ejecutivo 8,7% Requerimientos Cambiantes Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

29 Peculiaridades del Seguimiento y Control de Proyectos 8,1% Falta de Planificación 7,5% No se necesita mas 6,2% Falta de IT Management 4,3% Desconocimiento Tecnológico 9,9 % Otros Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

30 Peculiaridades del Seguimiento y Control de Proyectos Se recomienda la revisión del modelo por parte de los profesionales que vienen trabajando en la ejecución del Proyecto PERÚ Es posible que encuentren temas interesantes para mejorar su desempeño profesional en sus posiciones de trabajo habitual. Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

31 Valor ganado 31 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ 2040

32 Valor ganado 32 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ 2040

33 Valor ganado 33 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ 2040

34 TALLER DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS, Proyecto PERÚ 2040-Moquegua Conclusiones y recomendaciones 34 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

35 Conclusiones y recomendaciones La aplicación del SyC permitirá mejorar la capacidad de los miembros de los equipos de trabajo del Proyecto PERÚ 2040, hacia el logro de proyectos exitosos. La aplicación del valor ganado es complementario al SyC, y permitirá orientar las proyecciones del proyecto hacia la medición del cumplimiento de las líneas base. 35 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ 2040

36 36

37 Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

38 Decisiones Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ

39 Posición que no puede ser adoptada Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ


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