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AUDITORIA PASO A PASO SENA: CONOCIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS.

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Presentación del tema: "AUDITORIA PASO A PASO SENA: CONOCIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS."— Transcripción de la presentación:

1 AUDITORIA PASO A PASO SENA: CONOCIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

2 FASE: PLANEACIÓN Desde la Dirección General, la Oficina de Control Interno, con el apoyo del Grupo de Mejora Continua de la Gestión Institucional de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, formula el Programa de las auditorias internas de calidad o de gestión para cada vigencia.

3 FASE: PREPARACION A partir del programa, es necesario elaborar y comunicar el plan de auditorias. El auditor líder debe elaborar el plan de auditorias internas, el cual contiene el detalle de las actividades a desarrollar. Este plan debe ser concertado con el personal a auditar y dado a conocer 8 días antes de la realización de la auditoria in situ. Plan de auditoría Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría

4 FASE: PREPARACION El equipo auditor debe preparar las listas para la verificación de los procesos a auditar y los documentos para registro de la información. Para la auditoria se podrán utilizar técnicas como la observación, inspección, entrevistas u otras técnicas conocidas por el equipo auditor. Para las auditorias internas de calidad el equipo auditor debe utilizar todos los documentos del Modelo de Mejora Continua y los requeridos para verificar los resultados deseables del proceso a auditar, la información que considere necesaria y tener en cuenta el ciclo PHVA.

5 FASE: PREPARACION Se efectúa la reunión de apertura en la que el auditor líder presenta el objetivo y alcance de la auditoria, los participantes, y confirmar la programación descrita en el plan de auditoria, la fecha de cierre de la auditoria, criterios para auditoria y documentación necesaria. Durante la auditoria el líder del equipo comunica periódicamente los progresos e inquietudes al auditado y, cuando sea apropiado, al Subdirector, Director Regional, Director de Área o Jefe de oficina y en caso de presentarse algún inconveniente para la ejecución de una de las actividades planificadas, se deben realizar y aprobar los ajustes correspondientes.

6 En la ejecución de la auditoria, los auditores internos recolectan las evidencias que demuestran la conformidad del Modelo de Mejora Continua o de la gestión institucional frente al proceso, programa o proyecto auditado y documentan los hallazgos (aspectos por mejorar, aspectos relevantes o no conformidades) en los documentos de trabajo elaborados Criterios de auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Criterios de auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Evidencia de la auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. NOTA La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa Evidencia de la auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. NOTA La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa FASE: EJECUCIÓN vs Hallazgos de la auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora.

7 Se procede a notificar las oportunidades de mejora, fortalezas, no conformidades u otras situaciones que afecten la calidad del servicio para su análisis, para lo cual el equipo se consulta periódicamente entre si, e intercambian información para evaluar el progreso de la auditoria y la reasignación de tareas si es necesario. Las no conformidades o situaciones que afecten la calidad del servicio deben ser informadas al auditado para realizar el análisis de las causas y establecer las acciones de mejora correspondientes en el formato Acción Correctiva y Preventiva. FASE: EJECUCIÓN

8 El equipo auditor se reúne antes de la reunión de cierre para revisar los hallazgos e información recopilada frente a los objetivos de la auditoria, acordar las conclusiones y preparar las recomendaciones a través de la elaboración y presentación del informe de auditoria interna de calidad o de gestión. En esta fase se realiza la reunión de cierre y se concerta el intervalo de tiempo que requiere el auditado para presentar el plan de acciones preventivas y correctivas. Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoria o a las conclusiones de la misma entre el equipo auditor y el auditado deben ser argumentadas por ambas partes y en lo posible solucionarse, si no se resuelven las opiniones deben registrarse en el informe. FASE: CIERRE

9 El informe de las auditorias, es entregado máximo 15 días después de la auditoria y se presenta por el auditor líder al directivo correspondiente para su revisión y aprobación. Una vez aprobado, este informe se remite copia al Grupo de Mejora Continua, en el caso de las auditorias al Modelo de Mejora Continua o a la Oficina de Control Interno, en caso de las auditorias de gestión, y debe contener los hallazgos encontrados durante las auditorias, así como las fortalezas y debilidades para el funcionamiento eficaz del Modelo de Mejora Continua o de la gestión institucional y las dificultades y/o conclusiones en el proceso de realización de las auditorias. FASE: CIERRE

10 Posterior a la auditoria es necesario realizar actividades de seguimiento cuando se haya identificado la necesidad que el auditado emprenda acciones preventivas, correctivas o de mejora. En este caso el equipo auditor realiza el seguimiento a la implementación de acciones y verifica la eficacia de las mismas según las fechas acordadas y asegurando la eliminación de las causas de No Conformidades o situaciones que afecten la calidad del servicio registradas en el formato Acción Preventiva y Correctiva. En caso de no registrarse avance en la implementación de las acciones propuestas, se informa por escrito al Subdirector de Centro, Director Regional o Director de área para que tome las medidas pertinentes. FASE: SEGUIMIENTO


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