COLOMBIA Cali, Marzo 17 de 2005 PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SGRI.

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1 COLOMBIA Cali, Marzo 17 de 2005 PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SGRI

2 Página 2 CPG´s Certificación Principios guíasSecurity/VAM SGRI GCMP* Medidas de desempeño Desarrollo Sostenible Iniciativas de investigación Requerimientos regulatorios 1. Alcance SGRI * Global Chemicals Management Policy

3 Página 3 2. Objetivos  Dar respuesta a la directiva mundial de Responsible Care  Mejorar la implementación de los CPG´s en forma alineada con otros sistemas de gestión (ISO 9001 y 14001, OHSAS 18001, SA 8000)  Facilitar el proceso de integración con otros sistemas de gestión.  Desarrollar el proceso de certificación voluntaria de las empresas adherentes para mejorar la credibilidad de RI  Convertir la certificación en un proceso simultaneo para otros sistemas por ejemplo RI-ISO14001 ó RI- OHSAS18001

4 Página 4 3. De qué depende el Éxito de la implementación del SGRI Apoyo de las Entidades Coordinadoras Gerencia de Responsabilidad Integral Compromiso gerencial de las empresas Aceptación, compromiso y cooperación de los Coordinadores Apertura al cambio y flexibilidad Estrategias adecuadas Dedicación de Tiempo de los involucrados Escuchar la Voz del Cliente (interno & externo)

5 Página 5 4. Resultados Planificación de la implementación del SGRI durante la Plenaria de Octubre 2004

6 Página 6 PLAN DE ACTIVIDADES IMPLEMENTACION SGRI DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL FASE 1  Establecimiento de metas estrategicas de transicion  Politica de la gerencia del proceso ri para la transicion FASE 2  Coaching a las empresas durante el proceso de implementacion FASE 3  Redefinicion del sistema de verificacion y auditorias  Preparacion y calificacion de auditores  Establecer un piloto de acuerdo a la actividad economica y al sistema de gestion que tengan FASE 4  Establecer un sistema de medicion para la implementacion y mejoramiento continuo

7 Página 7 PLAN DE ACTIVIDADES IMPLEMENTACION SGRI EN LAS EMPRESAS (1) FASE 1  Establecer objetivos de responsabilidad integral, indicadores y metas FASE 2  Programa de toma de conciencia de todo el personal Toma de conciencia de la direccion Sensibilizacion a toda la organización –Gerencia –Staff –Lideres –Todos los colaboradores  Diagnostico Panorama actual Que hace falta Analisis de brechas (sistema viejo y nuevo) Control de cambios  Revision de requerimientos legales  Revision de documentacion del sistema

8 Página 8 FASE 3  Matriz de impactos  Revision de la estructura y organización Lideres Equipos de trabajo Dueños de proceso  Difusion a los coordinadores de los codigos, el nuevo sistema FASE 4  Equipo de facilitadores Crear grupo de trabajo facilitadores Capacitacion Planificacion SGRI –Conformar nuevo comité de implementacion para el sistema (empresa) (2)

9 Página 9 FASE 5  Definiciòn del plan de accion Actividades Fechas objetivos Responsables Definir plan Actividades Comunicación  Plan y metas de implementaciòn Plan de capacitaciòn y entrenamiento Asignar responsables para cada una de las 5 secciones Identificar las interfases con los sistemas de gestion de las organizaciones Selección de metodologias para los elementos comunes del sistema  Presentar a la alta gerencia sgri (a nivel empresa)  Ajustes procesos y dueños (3)

10 Página 10 FASE 6  Medición de la implementacion  Definir plan de evaluacion y mejormiento continuo (ri - empresa)  Sgri en los procesos FASE 7  Entrenamiento auditores internos  Auditorias internas  Verificacion  Indicadores  Acciones correctivas y preventivas  Analisis de tendencias  Desarrollo y planes de mejora  Revision implementacion y verificacion FASE 8  Revision gerencial y mejora continua  Mejoramiento Evaluacion y desempeño Planificacion de mejoras (4)

11 Página 11 5. Estructura para la implementación del SGRI y Código 7 COMITÉ CONSULTIVO DE PRESIDENTES COORDINACION DE LA IMPLEMENTACION DEL SGRI Ana Elvia Pardo de CastroGerente (10%) Juan Carlos Duque Subgerente (20%) Andrea Acosta Asistente (20%) Equipo de Implementación E.A. Coordinador Miembros Procesos HSEQ Equipo de Implementación E.A. Coordinador Miembros Procesos EHSQ Equipo de Implementación E.A. Coordinador Miembros Procesos HSEQ&S& Relaciones Comunidad COMITÉ PERMANENTE CON LAS ENTIDADES COORDINADORAS Apoyo Internacional Asociaciones Resposible Care

12 Página 12 6. Diagrama plan de implementación del SGRI y Código 7 ImplementaciónSGRI Material traducido RCMS Texto SGRI Sistema de Autoevalaución VerificaciónSistemaAuditorias Estrategias de Implementación Programas de Sensibilización y Capacitación Códigos actualizados + Código 7 (Actividades claves) Coaching A las empresas Sistema de Indicadores Indicadores Lista de Chequeo Diagnósticoactual Listado requisitos de documentación del sistema

13 Página 13 7. Cronograma preliminar 2004-2005 11.0403.05 03.0610.05 Diseño y Planeación (DP) Implementación y seguimiento Inicio Finalización Aprobación 02.05 05.05 Prueba Piloto, evaluación, seguimiento y ajuste DP Evaluación - seguimiento mensual Aprobación 12.07.

14 Página 14 Fase 1. Diseño y Planeación  Obtener el texto final del sistema SGRI  Actualizar los Códigos de Prácticas Gerenciales (incluido el código 7)  Actualizar el Sistema de auto evaluación incluido los indicadores  Actualizar el sistema de verificación  Desarrollar el sistema de auditorías  Desarrollar la estrategia de transición e implementación (incluye plan de implementación piloto) Dic.2004 Ene.2005 Feb.2005 Mar.2005 May.2005 Feb.2005

15 Página 15 Fase 2. Prueba Piloto, evaluación, seguimiento y ajuste DP  Capacitar en las estrategias y herramientas del SGRI  Elaborar diagnóstico e Identificar cambios  Planificar y desarrollar el SGRI en las empresas piloto. Designar grupos de implementación (GI) Capacitar los GI´s Diseñar planes de acción Acompañar la implementación de planes de acción  Evaluar resultados empresas piloto  Ajustar estrategias de transicion y herramientas de implementación * RI realizará el seguimiento permante al plan de implementación de cada empresa piloto y compartira los avances y resultados

16 Página 16 Fase 3. Implementación y Seguimiento  Establecer grupos de empresas y fases de implementación  Ajustar plan de implementación  Capacitar en las estrategias y herramientas del SGRI  Implementar planes de acción  Acompañar resultados (reuniones periódicas)  Autoevaluación  Desarrollar auditoría de certificación

17 Página 17 8. Empresas piloto postuladas  ALTE LTDA (Zipaquira)  ARTIQUIM LTDA (Bogotá)  BARPEN INTERNATIONAL S.A. (Bogotá)  BASF QUIMICA COLOMBIANA S.A. (Bogotá)  BAYER CROPSCIENSE S.A. (Cartagena)  BOEHRINGER INGELHEIM S.A. (Bogotá)  BRENNTAG COLOMBIA S.A. (Mosquera)  CARBOQUIMICA S.A. (Bogotá)  COLJAP S.A. (Madrid)  TSE LTDA. (Bogotá)

18 Página 18 9. Plan de Trabajo 2005 (grupo piloto) Estrategia Transicion Verificación Auditorías Sistema de Autoevaluación. Código 7 Implementación Guías de Implementación Mar.05Mar.05Mar.05Abr.05 Mar.05 Jun.05 Abr.05Abr.05May.05Nov.05 Jun.05 Ene.06

19 Página 19 10. Diagrama de Implementación SGRI en las empresas ImplementaciónSGRI Diagnóstico Revisión de la documentación de la empresa Programa de capacitación Desarrollo de Estrategias e Implementación Capacitación y acompañmiento de Responsabilidad Integral Revisión de requerimientos Del Sistema y de losLegales Medición de la implementaciónMejoramientocontinuo Estructura y Organización Matriz de impactos Auto-evalaución del Sistema e Indicadores Auditorias Internas Internas Verificación del SGRI Planes de mejora Plan de implementación CoachingReuniones RevisiónGerencial

20 Página 20 11. Fase de Implementación El plan de implementación se define a partir de: La brecha entre la situación actual y la situación futura. Estructura para la implementación del SGRI. Procesos identificados como críticos Definición de metas de transición Indicadores de Desempeño

21 Página 21 12. Cronograma implementación del SGRI y Código 7 en las empresas 10.05 04.06 10.06 Diagnóstico Medición y Auto-evaluación Inicio Finalización Implementación y seguimiento Mejoramiento continuo 02.06 07.06 02.07 10.06 04.07 10.07 12.06 06.07 12.07

22 Página 22 13. Impacto estimado de la Implementación Fase de Implementación CoordinadoresDueños de Proceso Presidentes Diagnóstico (3 meses) 20% 16 h/mes 5% 8 h/mes 1 % 1,5 h/mes Implementación y seguimiento (8 meses) 10 al 40% 8 a 32 h/mes 5 al 10% 4 a 16 h/mes 1% 1,5 h/mes Medición y Auto- evaluación (2 meses) 10 % 8 h/mes 10 % 8 h/mes 2% 3,5 h/mes