Pioneers in IT Value Management 1 Proyecto: Tablero de Gestión para RRHH Secretaría de Turismo de la Nación Ministerio de Producción Mayo de 2009.

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1 Pioneers in IT Value Management 1 Proyecto: Tablero de Gestión para RRHH Secretaría de Turismo de la Nación Ministerio de Producción Mayo de 2009

2 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 2 Contenidos  Un ejemplo  Enfoque Conceptual  Introducción  Fases del Proyecto  Indicadores  Objetivos

3 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 3 Objetivos Desarrollar un Modelo de Tablero de Gestión para la Dirección de Recursos Humanos que permita traducir la misión en indicadores claros y un sistema de alerta que facilite la toma de decisiones. Promover una Cultura de la Medición y Seguimiento que permita la comparación con metas establecidas y visualizar los desvíos producidos. Capacitar a la Dirección de Recursos Humanos para un correcto entendimiento de los beneficios de un Tablero de Gestión.

4 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 4 Fases del Proyecto 1 1 2 2 3 3 4 4 Definición del Modelo de Proyecto, detallando el alcance, las funciones y las responsabilidades de los consultores y del personal involucrado de la SECTUR, las actividades y las etapas clave del proyecto. Estudio de la situación actual, la estructura de la Dirección, responsabilidades, procesos claves, controles y necesidades, mediante entrevistas individuales y reuniones del equipo de trabajo. Diseño de un Modelo de Tablero de Gestión que sea útil para el proceso de toma de decisiones y traduzca la misión y los objetivos de la Dirección. Proceso de puesta en marcha del Modelo del Tablero de Gesti ó n capacitando en su uso a todos aquellos miembros de la Direcci ó n involucrados.

5 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 5 Introducción oHoja de ruta evolutiva – Gradualidad oProceso vivencial de uso de Indicadores y Cultura de la Medición – Implicación supervisores oContexto de la actualidad de la Secretaría y la Dirección – Pragmatismo oIncorporación del valor de uso – Nueva cultura oFoco en los procesos operativos – Adaptación a la realidad organizativa y no a la inversa oElaboración de una plataforma simple, fácil de usar y modificable – Aprovechando herramientas existentes o en proceso Enfoque de Nuestro Modelo de Tablero de Gestión:

6 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 6 ¿Qué es un Indicador? Medida utilizada para determinar la eficacia, eficiencia y evaluación de una actividad o proceso crítico “Distinguir es comprender” Cada indicador posee: Estado Umbral / Meta Rango de Gestión Cada indicador es: MEDIBLE cuantificable ENTENDIBLE reconocido fácilmente por aquellos que lo usan CONTROLABLE se puede impactar con acciones correctivas Jacques Maritain Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento

7 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 7 Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento Ejecutar Medir Evaluar Medidas Correctivas / Preventivas Planificar

8 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 8 PlanificarEjecutar Medir Eficiencia Dirigir Seguimiento de Gestión MIDE LA CALIDAD VALOR AGREGADO + DESEMPEÑO Gestión de la Dirección Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento

9 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 9  Ayuda a cumplir los objetivos  Genera productos de mejor calidad  Previene y resuelve problemáticas  Permite mejorar la efectividad y la eficiencia Importancia de la Medición y el Seguimiento: Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento

10 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 10 Desafío de Recursos Humanos Herramienta de Soporte Tablero de Gestión Gestión de Recursos Humanos: Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento Creación de Valor Tablero de Gestión basado en Indicadores claros y alertas que posibiliten la toma de decisiones Ayuda a mostrar por medio de indicadores la marcha de la gestión y el grado de cumplimiento de actividades y procesos internos Nuestro Modelo de Tablero de Gestión considera actividades clave de la Dirección de RRHH que poseen objetivos múltiples

11 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 11  Foco en procesos claves  Involucrar a través del seguimiento  Acercar a Recursos Humanos a las otras Áreas  Aumentar eficiencia y productividad Medir la gestión de Recursos Humanos permite: …”no se puede mejorar lo que no se mide”… Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento

12 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 12  Facilita la información relevante en el momento oportuno  Auspicia una cultura de la medición bajo un método de comparación y análisis de tendencias  Es flexible para responder a los procesos de cambio  Facilita una gestión eficaz, supervisando las decisiones tomadas y acciones acometidas  Mide la contribución de RRHH al desempeño global Beneficios de Nuestro Modelo de Tablero de Gestión Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento

13 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 13 Indicadores: ¿Qué es lo que quiero medir? Atributos del Indicador Orientado a los objetivos Relevante Confiable Claro e inequívoco Comparable BASE DE COMPARACIÓN PUNTOS DE ALERTA TENDENCIAS Y COMPORTAMIENTOS PLANES DE ACCIÓN Un mayor seguimiento de la gestión no siempre es económico / deseable

14 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 14  ¿Qué se realiza?  ¿Qué se debería medir?  ¿Quién utilizará la información?  ¿Cada cuánto tiempo?  ¿Con qué se compara? Indicadores: Metodología de Selección

15 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 15 Indicadores: Metas Las Metas definidas pueden cambiar de valor a lo largo del tiempo Los Tableros de Gesti ó n deben poseer las referencias comparativas que permitan establecer si se est á cumpliendo o no con lo esperado META El valor esperado del indicador al final de un ciclo se llama META

16 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 16 Indicadores: Sistemas de Alertas Tempranas

17 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 17 Indicadores: Cursos de acción El an á lisis previo al establecimiento de acciones correctivas debe cumplir con los siguientes pasos: Ante un desvío con respecto a la meta se deberán tomar acciones que tiendan a devolverle al indicador su estabilidad. 1. Revisar si el valor / rango meta fue establecido correctamente. 2. Evaluar si el valor / rango meta debe ser alterado por algún factor del entorno. 3. Analizar la causa del desvío.

18 Pioneers in IT Value Management 18 Un Ejemplo

19 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 19 Construcción del Tablero: Aspectos a Considerar INDICADORSiglas y denominación DESCRIPCIÓNObjetivo e información que brinda la evolución del indicador. FÓRMULACálculo a utilizar para obtener el indicador RESPONSABLEPersona encargada de l seguimiento del indicador. FRECUENCIAPeríodo de Revisión ORIGEN DE LOS DATOS Área / archivo / sector donde pueden obtenerse los datos necesarios PRESENTACION Períodos que cubre Gráficos auxiliares OBSERVACIONESComentarios o consideraciones

20 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 20 Tableros de Gestión de la Dirección de RRHH y Organización Como producto final del proyecto, se generó un Tablero de Gestión para cada área / departamento. La plataforma técnica seleccionada en este caso es la herramienta de Microsoft, Excel en su versión de 2003, debido a su flexibilidad, bajo costo y familiarización con su uso.

21 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 21 Estructura del Tablero Cada solapa hace referencia a un indicador. Haciendo clic en cada solapa se accede a la Ficha de cada indicador.

22 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 22 Estructura del Tablero En algunos casos, las solapas hacen referencia a un grupo de indicadores. En este caso, los indicadores se agruparon por procesos.

23 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 23 Ficha de Indicador Haciendo clic en las solapas se accede a la Ficha de cada Indicador. Todas las fichas poseen la misma estructura. Haciendo clic en las solapas se accede a la Ficha de cada Indicador. Todas las fichas poseen la misma estructura.

24 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 24 Ficha de Indicador: Contenido Unidad de medida Responsable de realizar el control y seguimiento del Indicador Frecuencia con la que se realizará el control del indicador Forma en la que se obtendrán los datos que alimentan al Indicador Fórmula matemática a través de la cual se obtendrá el valor del indicador. En el sector superior de cada Ficha de Indicador, se encuentra el nombre del indicador y los datos generales del mismo.

25 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 25 Ficha de Indicador: Contenido En este cuadro se ingresarán los datos relevados para cada valor de la fórmula del indicador según indiquen las referencias. En el sector medio de cada Ficha de Indicador, se encuentra el cuadro de Relevamiento de Datos con sus referencias y un gráfico representativo.

26 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 26 Ficha de Indicador: Contenido Este dato corresponde al período de evaluación y ya viene dado en el cuadro. Estos datos deberán ser relevados por el responsable. Este valor se calcula automáticamente respondiendo a la fórmula del cuadro de Datos Generales. En este caso: Estos valores pueden modificarse escribiendo sobre ellos. Este valor surge por diferencia entre Verde y Rojo. Cuadro de Relevamiento de Datos

27 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 27 Ficha de Indicador: Contenido Nuevamente, los colores de alerta responden a las referencias ya mencionadas. Los gráficos varían de acuerdo al tipo de indicador buscando la mejor exposición posible. En todos los casos son fácilmente modificables como cualquier gráfico de Excel. Nuevamente, los colores de alerta responden a las referencias ya mencionadas. Los gráficos varían de acuerdo al tipo de indicador buscando la mejor exposición posible. En todos los casos son fácilmente modificables como cualquier gráfico de Excel. Gráfico El gráfico muestra la situación planteada en el cuadro de Relevamiento de Datos de una forma mas visual.

28 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 28 Ficha de Indicador: Contenido Carga de datos A medida que los datos se cargan en el cuadro, la fórmula calcula el Valor Real del Indicador. Este valor se compara contra el valor cargado como meta y automáticamente se le asigna un color a la situación. El gráfico refleja la situación del cuadro mostrando, en este caso, los valores reales como columnas. Las columnas muestran el valor del indicador y el color de fondo indica si se trata de un valor normal o si presenta un desvío. El gráfico refleja la situación del cuadro mostrando, en este caso, los valores reales como columnas. Las columnas muestran el valor del indicador y el color de fondo indica si se trata de un valor normal o si presenta un desvío.

29 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 29 Ficha de Indicador: Contenido Se entiende como cambio a las modificaciones que se realicen en valores o datos fijos de los indicadores (metas, fórmulas, responsables, frecuencia, etc). Esto permitirá obtener un historial rápido de los cambios y sus causas. Se entiende como Acción a toda aquella actividad que se realice para corregir o prevenir un desvío en el Indicador. En el sector inferior de cada Ficha de Indicador, se encuentra una zona de registro de cambios y acciones referidas al indicador que permitirá obtener un historial rápido de lo ocurrido.

30 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 30 Informe de Situación: Hoja Resumen La Hoja de Resumen tiene el objetivo de poder obtener un informe rápido de los indicadores mas críticos del área o departamento. En el cuadro de Observaciones se podrán incluir todas las aclaraciones que se consideren pertinentes para una mejor comprensión de la situación del indicador. El Valor Real se carga automáticamente a medida que se ingresen datos en las Fichas de Indicadores. Sin embargo, la fórmula deberá actualizarse al finalizar cada período de análisis.

31 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 31 El concepto de STATUS se deberá llenar a mano y dependerá del tipo de Indicador. Por ejemplo: En los indicadores de Variación, el status será Constante si el Valor Real es igual a 1 En disminución si el Valor Real es menor a 1 En aumento si el Valor Real es mayor a 1 En los indicadores que poseen un Valor Meta se completará con alguno de los colores según corresponda. Informe de Situación: Hoja Resumen

32 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 32 Informe de Situación: Informe a Dirección El Informe a Dirección tiene el objetivo de poder obtener rápidamente un resumen del comportamiento de los indicadores de gestión más importantes que incluye los valores reales adoptados en periodos anteriores y cuadros que grafican este comportamiento. Los cuadros con los periodos y los valores reales, junto con el gráfico, se actualizan automáticamente al cargar los datos en las Fichas de Indicadores. En el cuadro de Comentarios se podrán incluir todas las aclaraciones que se consideren pertinentes para una mejor comprensión de la situación del indicador. Este informe se utiliza para dar mayor detalle del status del indicador si así se lo requiriese.

33 Independencia Integridad Pragmatismo Foco Alianza 33