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Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad GERENCIA DE PROCESOS.

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Presentación del tema: "Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad GERENCIA DE PROCESOS."— Transcripción de la presentación:

1 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad GERENCIA DE PROCESOS

2 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad CALIDAD SEGÚN LOS EXPERTOS LA CALIDAD DEPENDE DE TODOS LOS FACTORES INVOLUCRADOS. INFRAESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, RECURSOS HUMANOS, EQUIPO, INSUMOS, GERENCIA, SISTEMAS DE APOYO, FINANZAS.

3 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

4 Ser integral…………. Ser de Calidad!!!!! Piensa HaceDice Siente

5 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad ¿Qué es un proceso? Una serie de tareas Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto. (Bien o Servicio)

6 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Antecedentes de su empresa….. ¿Cómo es la estructura organizacional en su empresa? ¿Cómo es la estructura organizacional en su empresa? ¿Cómo se formó esa estructura? ¿Cómo se formó esa estructura?

7 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Será que es esta? Ejercito Ejercito

8 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Estructura organizacional por procesos

9 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad ¿Por qué por procesos? Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayoría de organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia. Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayoría de organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia.

10 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Estructura organizacional por procesos

11 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Empresas funcionales vs Empresas por procesos FuncionalesProcesos Los empleados son el problema El proceso es el problema Hacer mi trabajo Ayudar que se hagan las cosas Comprender mi trabajo Saber que lugar ocupa mi trabajo en el proceso Evaluar a los individuos Evaluar el proceso Control de los empleados Desarrollo de las personas ¿Quién cometió el error? ¿Qué permitió el error? Corregir errores Reducir la variación

12 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Estructura organizacional por procesos

13 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Ciclo Deming PHVA ACTUARPLANEAR HACERVERIFICAR SATISFACCION DEL CLIENTE

14 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones

15 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones

16 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Entonces, ¿Qué es un proceso?

17 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Elementos de un proceso

18 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad El modelo de la transformación Toda operación produce servicios y/o productos. Esto se hace por medio del proceso de transformación. Transformación: es el uso de recursos para modificar un estado o condición de algo para obtener un servicio o producto Materiales Información Clientes Recursos Transformados OUTPUTINPUT Proceso Productivo Empleados Equipos / Facilidades Recursos que ayudan a la transformación Productos y servicios Transformación física Cambio de Dueño Cambio de Lugar Acomodación/Almacenamiento

19 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Hay que entender los procesos Macroproceso Procesos Actividades Tareas

20 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad MACROPROCESO INPUTOUTPUT Mapear y entender el macroproceso Mapear y entender el macroproceso Dividir el macroproceso en procesos Dividir el macroproceso en procesos Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4 RECURSOS PRODUCTOS Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso Definir el inicio y fin de cada proceso Definir el inicio y fin de cada proceso

21 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Ejemplos de macroprocesos Faenamiento Productos RecepciónDespachoEmpaque Despresado Pollo Vivo MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES

22 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Macroproceso de comercialización eléctrica Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturación Recaudaciones

23 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Actividades dentro del proceso

24 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad CLIENTECLIENTE NECESIDADESNECESIDADES CLIENTECLIENTE SATISFACCIONSATISFACCION DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Procesos de Apoyo Compras Selección y evaluación de proveedores. Almacenamiento Mantenimiento Transporte COMUNICACIONES Procesos Operativos COMUNICACIONES P-H-V-A GESTION HUMANA Selección del Personal Capacitación Evaluación de Gestión de desempeño. Competencias GESTION LOGISTICA GESTIÓN DE MEJORAMIENTO Control de Documentos. Control de los Registros Audiotorias Internas Control del Producto No Conforme. Acciones Correctiva y Prentivas GESTIÓN COMERCIALBODEGA PRODUCTO TERMINADO Cartera Contabilidad Facturación Costos GESTION FINANCIERA Ventas Servicio al Cliente Cotizaciones Pedidos Facturación GESTION PLANEACIÓN DEL PRODUCTO Programación Cocina Esta Gestión no es Auditable DISTRIBUCIÓN P-H-V-A Planeación Estratégica Planificación del S. G. C Revisión por la Dirección P-H-V-A

25 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Diagramación de procesos Diagrama de Bloques Diagrama de Bloques Diagrama de Flujo de Procesos Diagrama de Flujo de Procesos Diagrama de Flujo Funcional Diagrama de Flujo Funcional Diagrama de Recorrido o de Flujo Geográfico Diagrama de Recorrido o de Flujo Geográfico Técnicas de Diagramación de Procesos

26 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Cadena de valor (Michael Porter) La metodología del análisis de la cadena de valor para crear y sostener la ventaja competitiva de una firma fue desarrollado por Michael Porter. Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se la obtiene al optimizar los principales procesos de la empresa, es decir, aquellos procesos que forman parte de la cadena de valor de la empresa. El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y organiza los procesos del negocio con el propósito de organizar y enfocar los programas de mejoramiento. Los procesos que forman parte de la cadena de valor impactan directamente en los productos y/o servicios que el cliente consume. Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo tienen un efecto indirecto en los clientes.

27 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Cadena de valor de una industria Mercadeo Desarrollo de Productos y Servicios Producción de Productos y Servicios Administración De la distribución y la logística Ventas y Servicio al cliente Procesos de Soporte: Mejoramiento de Procesos Administración Ambiental Administración de Relaciones Externas Administración de Servicios Corporativos Planificación Administración Financiera Administración de los Recursos Humanos Administración de los servicios legales Compras Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas Cadena de Valor:

28 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Cadena de valor de un banco Cadena de Valor: 1. Préstamos / Administración de Riesgo Crediticio 2. Administración de Inversiones y Activos 3. Mercados de Capitales 4. Servicios Transaccionales y Pagos Mercadeo y Venta (MV) Mercadeo y Venta (MV) Generación y Monitoreo de Créditos (GC) Generación y Monitoreo de Créditos (GC) Administración de Inversiones (AI) Administración de Inversiones (AI) Mantenimiento y Procesesamiento de Cuentas (MP) Mantenimiento y Procesesamiento de Cuentas (MP) Servicios al Cliente (SC) Servicios al Cliente (SC) Recuperaciones (RP) Recuperaciones (RP) (AR) Administración de Riesgo / Análisis de Portafolio (AF) Administración Financiera (RH)Administración de Recursos Humanos (AL) Administración de los Servicios Legales (PD) Planificación Estratégica (ST) Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas y Tecnología (RE) Administración de Relaciones Externas (MN) Mejoramiento Continuo del Negocio (AI) Administración de las Instalaciones y Servicios Corporativos(CP) Compras / Proveeduría Procesos de Soporte:

29 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Cadena de valor de una ong Elaboración y Aprobación del Workplan Planificación de Actividades Recepción de donaciones Distribución de materiales, donaciones, regalos, etc. Compras Comunicación a C.I. y a Padrinos Identificación de Beneficiarios Planificación de Consultas Atención Médica / Odontológica Entrega de medicinas y vitaminas Realización de Actividades REGALOS ASISTENCIA FAMILIAR JÓVENES EDUCACIÓN SALUD Atención Médica Especializada Captación de Nuevos Recursos Bodegas Sistemas Contabilidad Recursos Humanos Actualización de Apadrinados Procesos de Soporte:

30 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Mapa de procesos

31 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Herramientas para el análisis de procesos Para el análisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas: Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. Eliminación de la duplicación. Evaluación del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor Simplificación. Eliminación de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella

32 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Herramientas para el análisis de procesos - Reducción del tiempo de ciclo del proceso - Prueba de errores - Eficiencia en la utilización de equipos y sistemas - Lenguaje simple. Compresión sencilla en los documentos - Estandarización - Alianzas con los proveedores - Mejoramiento de situaciones importantes - Automatización y/o mecanización - Identificación de los principales problemas y riesgos

33 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Análisis del valor agregado Actividad ¿Necesaria para generar el output? ¿Contribuye a las funciones de la empresa? Sin valor agregado ¿Contribuye a los requerimientos del cliente? Valor Agregado real Valor agregado para la empresa SiNo Si No Registrar la orden Completar la póliza Investigar los datos Registrar la fecha de recibo Formato de pedidos Preparar informes financieros Revisión y aprobación Transporte y movimiento Archivo y almacenamiento Repetición de trabajo Demoras Actividades discrecionale s Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio

34 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Herramientas para reducir el tiempo Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son: Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son: Actividades en serie vs. actividades en paralelo Actividades en serie vs. actividades en paralelo Cambiar la secuencia de las actividades Cambiar la secuencia de las actividades Reducir el número de interrupciones Reducir el número de interrupciones Mejorar políticas de tiempo de procesamiento Mejorar políticas de tiempo de procesamiento Reducir el movimiento del output Reducir el movimiento del output Analizar la localización Analizar la localización Establecer prioridades Establecer prioridades

35 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Análisis de procesos PROCESO DE COMPRAS Requerimiento de Materiales Verificacion de Material en Bodega Aprobacion para compra del Material Compra de Material Recepcion de Materiales Despacho del Material Pago a Proveedores Caraterísticas Generales del Proceso

36 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Análisis de procesos CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO: Solicitud de Crédito Solicitud de Crédito Análisis de Riesgo Análisis de Riesgo Aprobación de Crédito Aprobación de Crédito Administración y Desembolso Administración y Desembolso Macroproceso de Crédito

37 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad La arquitectura de la Gerencia de Procesos

38 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Dentro de 20 años la gran organización tradicional no tendrá más de la mitad de los niveles gerenciales que tiene hoy y no mas de la tercera parte de los gerentes Será una organización basada en Información Requerirá la modificación de: Sus procesos de toma de decisiones Su estructura gerencial Su manera de hace negocios Peter Drucker

39 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Celular:


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