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Saskia Suárez Salgado Santiago Jácome Flores EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN, DISEÑO, DOCUMENTACIÓN Y MEDICIÓN DE PROCESOS PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTOS DEL.

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1 Saskia Suárez Salgado Santiago Jácome Flores EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN, DISEÑO, DOCUMENTACIÓN Y MEDICIÓN DE PROCESOS PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTOS DEL HOSPITAL ENRIQUE GARCÉS

2 Hospital Enrique Garcés

3 Área de Abastecimientos H.E.G.

4 Área de Abastecimientos

5 Almacenamiento? Recepción? Despacho?

6 Área de Abastecimientos H.E.G. ExternaNúmerom2 InfraestructuraSi-- Área--200 Pisos-2- Oficinas-1- Personal-6-

7 Estructura Organizacional COORDINADOR DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL ABASTECIMIENTOS BODEGA DE INSUMOS ACTIVOS FIJOSREQUISICIONESSECRETARÍA Elaborado: Hospital Enrique Garcés Fuente: Hospital Enrique Garcés

8 Área Abastecimientos Parte de la logística de una institución que realiza actividades desarrolladas a la adquisición, almacenamiento y suministro a los pacientes de un hospital y a sus trabajadores. Suministrando de manera oportuna. Cantidades exactas. Óptima calidad. Lugar apropiado. Colaborando a que el hospital cumpla los objetivos y metas.

9 Metodología cualitativa, descriptiva. Fuente primaria de investigación: observación de campo y encuestas Muestra: no probabilístico ( juicio o de criterio) Método FODA. Diagnóstico Situacional

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14 Propuesta El proceso es la forma natural de organizar el trabajo Pérez, J. 2010

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16 Cadena de Valor

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24 Ventajas de la Gestión por Procesos Mejora continua de las actividades desarrolladas. Reducir la variabilidad innecesaria. Eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad de las actividades. Optimizar el empleo de recursos Orienta a la institución hacia el cliente y sus objetivos

25 Optimiza y racionaliza el uso de los recursos Visión más amplia y global de la organización Reduce costos operativos Ayuda a la toma de decisiones eficaces Facilita la identificación de limitaciones y obstáculos Contribuye a reducir los tiempos de desarrollo Crea una ventaja competitiva Ventajas de la Gestión por Procesos

26 Indicadores Abastecimientos

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33 Ventajas de los Indicadores Satisfacción del cliente. Monitoreo del proceso Ayuda a medir objetivamente la evolución de un proceso. Gerencia de cambio

34 Conclusiones El área de abastecimientos no dispone de área física adecuada y equipada para el correcto funcionamiento del servicio. La adquisición de la mayoría de insumos de la institución está sujeta al proceso gobernante administrativo y financiero lo que dificulta la adecuada programación y control de los suministros en el HEG, sin estar involucrada el área de abastecimientos. No existe una programación técnica cuatrimestral o semestral de adquisiciones. No se dispone de indicadores de abastecimientos para el correcto control, programación y funcionamiento del mismo.

35 Conclusiones El almacenamiento de los suministros de la institución no se realiza de acuerdo a especificaciones técnicas. El despacho a los servicios se realiza sin ninguna planificación y de acuerdo al historial y demanda de cada servicio. La mala planificación institucional hace que el desabastecimiento sea solucionado de una manera frecuente con trámites de ínfima cuantía, provocando un aumento en el costo de los distintos servicios del hospital. La falta de control interno de los diversos suministros en todos los servicios genera un verdadero problema en el uso correcto de los insumos con un evidente perjuicio a la institución.

36 Conclusiones El kárdex en el área de abastecimiento se lleva de manera actualizada, correcta, lo que hace de este una fortaleza del servicio. El despacho de los suministros, cuando hay en stock se realizan de manera oportuna a los distintos clientes del área. El contar con un sistema de procesos aportará al mejoramiento de la atención de salud que el Hospital brinda a sus pacientes.

37 Recomendaciones Implementar procesos en el área de abastecimientos para mejorar la atención de todos los clientes. Realizar una planificación estratégica de acuerdo al modelo de gestión del hospital. Es indispensable la implementación y utilización de indicadores de abastecimientos para el correcto funcionamiento del área. Utilizar el stock máximo y mínimo para mejorar la planificación de los suministros.

38 Recomendaciones Poner en conocimiento de la Dirección Técnica del Hospital la falta de espacio físico para poder asignar los recursos necesarios para la ampliación y mejora del espacio físico del área de abastecimientos. Crear un sistema de control interno para el registro del consumo de los suministros en todos los servicios del hospital, lo que va a permitir el control y el uso adecuado de los insumos en la institución y reducir gastos. Actualizar el sistema informático de la institución en el cual se implemente el sistema de control post-bodega. Programar las necesidades anuales de suministros de acuerdo a los requerimientos técnicos.

39 Recomendaciones Mejorar el proceso de adquisiciones de la institución para evitar desabastecimientos. Informar y capacitar al personal sobre los procesos en la institución para el correcto funcionamiento y obtener una mejora continua. Poner en práctica el mejoramiento continuo no solo a través de los procesos operativos si no también para los procesos gobernantes y de apoyo a través de la implementación de indicadores.

40 Visualizar la industria como un proceso para satisfacer clientes, no como un proceso para la producción. Theodore Levitt


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