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DOCUMENTO DE MEJORES PRACTICAS LOGISTICAS AREAS DE COMPRAS, INVENTARIOS Y ALMACENES Por: Ing. Luis Anibal Mora Garcia Director High logistics ltda.

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1 DOCUMENTO DE MEJORES PRACTICAS LOGISTICAS AREAS DE COMPRAS, INVENTARIOS Y ALMACENES Por: Ing. Luis Anibal Mora Garcia Director High logistics ltda

2 MEJORES PRACTICAS LOGISTICAS EN COMPRAS, INVENTARIOS Y ALMACENES Las mejores practicas en las operaciones logísticas relacionadas con las áreas de abastecimientos (compras, inventario y almacenes de repuestos) son aquellas practicas e implementaciones que han sido exitosas en empresa lideres y de clase mundial que han implantado con éxito cambios e innovaciones a sus procesos logísticos con el finde optimizar los costos operacionales, reducir los lead times internos y externos y mejorar su posición competida en el mercado Existen muchas acciones de mejoramiento en sus áreas de compras, inventarios y almacenes de acuerdo con los diagnósticos realizados en la fase i y según las visitas y interacción con los encargados de la parte operativa, se relacionan por áreas las mejores practicas a tener en cuenta para su estudio e implantación al interior del grupo para el mejoramiento de los procesos y de esta manera adoptar las mejores practicas mediante la modalidad de benchmarking para poderse comparar con las empresa de cementos de vanguardia a nivel mundial MEJORES PRACTICAS

3 MEJORES PRACTICAS COMPRAS 1. AREA DE COMPRAS En la logística existen principios fundamentales y normas universales de operaciones, las cuales constituyen guías primordiales para las personas que están involucradas en la actividad logística. Los siguientes son algunos de los más importantes principios de operación en el área de compras y abastecimiento: A.Estructura funcional Las áreas de compras, inventarios y almacenes se deben alinear bajo una sola dirección de abastecimientos que regule y establezca parámetros de operación similares e identifique sinergias entre las tres áreas y establezca procedimientos estandarizados para controlar y medir efectivamente las áreas involucradas, implantación y ejecución de los niveles óptimos de compras a proveedores, niveles de inventarios y almacenamiento adecuado del flujo de repuestos. B.Administración del inventario por el proveedor La administración de inventarios por parte del proveedor es una modalidad efectiva para reducir costos de mantenimiento de almacenes dado que el proveedor coloca sus productos o repuestos cerca de los almacenes de las empresas permitiendo el abastecimiento justo a tiempo por la rapidez de aprovisionamientos de productos. Periódicamente se liquidan los consumos con el proveedor, con esto se trasladan los costos de inventarios al proveedor y los costos fijos se vuelven variables, y se considera un servicio de valor agregado del proveedor, especialmente, cuando la empresa este distante del comprador.

4 MEJORES PRACTICAS COMPRAS C.Selección de proveedores Para seleccionar adecuadamente los proveedores de abastecimiento se debe aplicar una metodología estricta, seleccionando los proveedores en forma ponderada y asignando porcentajes a las variables logísticas más importantes establecidas por la empresa y escogiendo al más integral con el fin de minimizar problemas operativos. D. Certificación de proveedores Periódicamente se debe evaluar la gestión de los proveedores actuales en términos de calidad, servicio, niveles de cumplimiento y otras variables para tomar correctivos en función de su mejoramiento continuo de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa. E. Compras globales Aprovechando las nuevas economías de escala y poder de negociación de las empresas con grandes volúmenes de adquisición de productos, es adecuado comprar en bloque entre varias empresas para obtener mejores descuentos y mejores condiciones con los proveedores nacionales e internacionales y así concretar alianzas estratégicas que beneficien la parte operativa y financiera de la empresa. G. Compras por Internet (e-procurement) Con la facilidad que ofrece la Internet para seleccionar y buscar proveedores a nivel mundial de los artículos, las compras actuales de materia prima y repuestos se pueden obtener mejores precios y condiciones de entrega, dada las diferentes alternativas que se encuentran en el mercado virtual de proveedores y la rapidez de entrega que existe actualmente con los operadores logísticos internacionales.

5 MEJORES PRACTICAS INVENTARIOS 2. INVENTARIOS En este contexto, la Gestión de Inventarios se convierte en una variable estratégica que condiciona los niveles de stock que requiere mantener una compañía con el fin de cumplir un nivel servicio previamente definido, acorde con su estructura de costos y la eficiencia en el uso de los recursos comprometidos con esta función logística y los procesos de decisión relacionados con el funcionamiento global del sistema. Afortunadamente, ya existe una mayor conciencia de parte de nuestras empresas en relación con la aplicación del concepto de Gestión de Stocks como una disciplina que contribuye, mediante herramientas y técnicas de administración, a mantener adecuados niveles de inventarios que permitan dar respuesta a las fluctuaciones aleatorias de la demanda y la inestabilidad en los lead time que nos ofrecen nuestros proveedores, y que constituyen las dos grandes vertientes que hacen necesario el mantenimiento de inventarios.

6 A.Inventarios Vs niveles de servicio Si el nivel de servicio está en el 96% y usted tiene 5 millones de dólares en inventario y usted desea estar en un 100% de nivel de servicio (técnicamente imposible) usted debe doblar su inventario a 10 millones, eso indica que obtener un alto nivel de servicio implica un aumento considerable del nivel de existencias, lo cual incrementa el costo de mantener el inventario. B.Costos de manejo del inventario El costo del inventario a veces constituye el 30% de los costos logísticos e incluye lo siguiente: Costo de la plata (capital), Costo del espacio de almacenamiento, Cargos de manejo, Robos, Daños, Depreciación del producto, etc, sin contar con el costo de oportunidad o financiero de tener inmovilizado un capital de trabajo. D.Leyes naturales del inventario: Ley No 1: El inventario tiende a expandirse al espacio disponible Ley No 2: Es más fácil construir una bodega más grande para almacenamiento que reducir el tamaño del inventario y mantenerlo en su tamaño apropiado. E.Inventario Vs Rentabilidad En la mayoría de las compañías como estándar: - El 25% del inventario va perdiendo costo de oportunidad. - 25% del inventario genera rentabilidad, pero es tan bajo que no cubre los costos de capital requerido para financiar los activos. - 30% puede estar en el punto de equilibrio. - 20% representan los que realmente significan ganancia MEJORES PRACTICAS INVENTARIOS

7 F. Categorización ABC de inventarios El sistema de inventarios de la empresa se maneja bajo la metodología ABC de inventarios, categorizando los productos con base en su rotación y salidas e identificando los ítems que más se usan y que contribuyen significativamente a la rentabilidad de la empresa. Otras variables importantes a tener en cuenta en la clasificación ABC son las condiciones internas (criticidad y estratégicos), costos de adquisición y la rentabilidad, para encontrar lo artículos triple AAA. G. Relocalización de inventarios Los almacenes de materia prima y repuestos deben estar unificados y ser ubicados contiguos a la planta de producción, con el fin de reducir desplazamientos y movimientos de materiales, buscando disminuir los espacios existentes y tiempos de movilización dentro de las instalaciones físicas. H. Costos de oportunidad de inventarios Los productos con largos períodos de duración (días de inventario) causan costos de oportunidad, que reflejan el costo financiero que se incurre en el tiempo de inmovilización de la mercancía en un período y lo cual implica un manejo inadecuado de la administración del inventario en la empresa. I. Visibilidad del inventario El manejo de los inventarios debe ser en línea para los diferentes almacenes con el fin de compartir información que les permita intercambio de existencias y balanceo de stocks. MEJORES PRACTICAS INVENTARIOS

8 3. AREA DE ALMACENES A. Definición de bodega El bodegaje es llamado en algunas partes el transporte a cero kilómetros por hora, por lo tanto es una área que implica un sobrecosto para el costo de los productos y se debe optimizar su espacio al máximo y aumentar la rotación y salida de artículos para evitar incurrir en los costos de mantener el inventario y los costos de oportunidad de tener los productos susceptibles a perdidas y obsolescencia. B. Productividad Maneras de mejorar la productividad en una bodega: -Asignar a los artículos mas rotados la localización de almacenamiento mas accesible.(Almacenamiento por ABC). -Balancear las actividades de despacho a través de todo la bodega, equilibrando cargas de trabajo. -Establecer pedidos en batch (consolidados) con el fin de reducir el tiempo de recogida. -Seleccionar la mejor mezcla combinando las necesidades de equipo para los requerimientos del sistema de despacho. C. Costos de manejo de materiales Estos costos están en función del volumen físico del producto que se mueve o almacena y no tiene relación con el valor o costo de la mercancía, lo que implica que la planeacion de las operaciones internas se desarrolla con base en los atributos logísticos de los productos (peso y volumen). MEJORES PRACTICAS ALMACENES

9 D. Depreciación programada para equipos de bodega EQUIPODEPRECIACIÓN (años) Montacargas10 Tractores10 Trailer (camiones) nuevos 10 Trailers usados5 Banda transportadora15 Equipos de computador 5 Software3 MEJORES PRACTICAS ALMACENES

10 E. Capacidad de almacenamiento Una bodega deberá tener ocupada su capacidad de almacenamiento en un 85% a 90%, cualquier valor que esté sobrepasando este promedio comienza a tener un efecto negativo en la productividad, como daños y errores, cualquier valor por debajo indica que se tiene más espacio del que realmente se necesita, se estima que la productividad decrece en un 25%. F. Movimientos de artículos (Filosofía ABC) Más del 50% de los artículos representan el 18.5% del movimiento de los productos y menos del 50% de los artículos solo representan el 1,5% de los movimientos en bodega. G. Pasillos Nunca se debe tener un pasillo contra la pared, cada pasillo debería tener acceso por ambos lados del pasillo para una mayor productividad. H. Tres grandes preguntas de la operación en un almacén Qué se ha recibido y qué esta por recibirse? Qué se ha despachado y qué esta a punto de ser despachado? Qué queda en el inventario? MEJORES PRACTICAS ALMACENES

11 I. Manejo de información Las operaciones de los almacenes deben ser en la medida de las posibilidades automatizadas para tener un mejor control del inventario y trazabilidad de las actividades internas aumentando la confiabilidad y exactitud de la captura y procesamiento de información a nivel interno y externo. J. Procedimientos de Calidad de los procesos Los procesos internos deben estar documentados y medidos, el personal actualizado para su ejecución y habilitados para una posterior implantación de la norma ISO 9000 y así poder acceder a una certificación del almacén. K. Programas de productividad Al interior del almacén se debe implantar programas de mejoramiento continuo y basados en indicadores de gestión que midan el desempeño de los recurso y personal involucrado con el fin de tomar decisiones acertadas sobre los problemas cotidianos del almacén involucrando el personal operativo dentro de las metas u objetivos a lograr periódicamente. L. Estanterías flexibles Para el almacenamiento de la mercancía se deben tener estanterías con diseño flexible en el material que se fabrique de manera que se puedan adaptar a las necesidades de espacio y altura que requieran los artículos almacenados de acuerdo con su rotación y perfil logístico.

12 MEJORES PRACTICAS ALMACENES M. Entrenamiento del personal en competencias laborales El personal operativo y administrativo debe tener competencias laborales para el desempeño donde el perfil de los cargos definen el recurso humano adecuado para esa función. N. Equipos de manejo de materiales En la medida de las posibilidades del almacén se deben tener equipos de manejo de materiales como estibadores y dollies para el traslado de los productos al interior del almacén y disminuir de esta manera los daños y deterioro de la mercancía por excesiva manipulación O. Riesgos del personal y dotación personal El personal de operarios al interior del almacén debe usar los recursos necesarios para su protección y facilidad ergonómica del manejo de productos dentro del almacén y así cumplir con las normas de salud ocupacional y seguridad industrial


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