ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

TRES COMPONENTES PARA DEFINIR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1. Designa las relaciones formales de mando, niveles jerárquicos y control 2. Identifica los departamentos de la organización total 3. Incluye el diseño de sistemas para asegurar la comunicación, coordinación e integración de los esfuerzos en todos los departamentos.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional se refleja en el organigrama. Sefiplan, contraloria, Transconsult

ORGANIGRAMA La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de comunicación.

ORGANIGRAMA NOS PERMITE Visualización de las diferentes partes de la organización Cómo están agrupados los departamentos Quién reporta a quién Principio de orden Mencionar la nueva administración y las empresas virtuales

La perspectiva de procesamiento de la información en la estructura La organización debe ser diseñada para proveer información tanto información vertical como horizontal.

ENLACES Los enlaces se definen como la medida de comunicación y coordinación que existen entre los elementos de la organización. ENLACES DE INFORMACIÓN VERTICAL ENLACES DE INFORMACIÓN HORIZONTAL

Enlaces de Información Vertical Se utilizan para coordinar las actividades entre las partes superiores e inferiores de una organización. Referencia jerárquica Normatividad y planes Sistemas de Información vertical

Enlaces de Información Vertical Referencia jerárquica También llamada cadena de mando. Si surge un problema que los empleados no puedan resolver, puede enviarse al siguiente nivel superior de la jerarquía. Ejemplo 066 (secuestros)

Enlaces de Información Vertical Normatividad y planes En la medida en que el problemas y decisiones son repetitivos, se puede establecer una norma o procedimiento para que los empleados sepan cómo responder sin necesidad de comunicarse con sus superiores. Ejemplo 066 (accidente)

Enlaces de Información Vertical Sistemas de Información vertical Los sistemas de información hacen que la comunicación suba y baje por la estructura de una manera más eficiente. Estos incluyen: Reportes Información escrita Información verbal Ejemplo 066 (para el Secretario de Gobierno y el Ejecutivo del Estado, así como a otras áreas REIE (coches robados y recuperados)

Enlaces de información Horizontal Se refieren al volumen de comunicación y coordinación horizontal entre los departamentos de la organización. Sistemas de información Fuerzas de tarea Integrador de tiempo completo Equipos Contacto directo

Enlaces de Información Horizontal Sistemas de Información Permiten que los gerentes o trabajadores de línea de toda la organización intercambien información en forma constante sobre: Problemas Oportunidades Actividades decisiones Chrysler (Fast Car) costos, calidad, tiempo, durante las diferentes etapas del proceso de un nuevo modelo de auto (ERP)

Enlaces de Información Horizontal Fuerza de tarea Resuelven problemas mediante la coordinación horizontal directa. Por lo general se desintegran luego de que cumplen sus objetivos.

Enlaces de Información Vertical Integrador de tiempo completo Coordina varios departamentos.

Enlaces de Información Vertical Equipos Son fuerzas de tarea permanentes que a menudo se emplean acompañados por un integrador de tiempo completo. Se utilizan cuando las organizaciones tienen un proyecto a gran escala, gran innovación o una nueva línea de productos.

Enlaces de Información Horizontal Contacto directo Una persona de enlace se ubica en un departamento, pero tiene la responsabilidad de comunicarse y de alcanzar la coordinación con otro. BMW (Serie 300)

Organigrama Horizontal Administrador del proyecto del nuevo producto A Contador Financiero Diseñador de producto Comprador Investigador de mercados

Escala de mecanismos para la conexión y coordinación horizontal Alto Equipos Integradores todo el tiempo Cantidad Fuerzas de tareas Contacto director Bajo Sistemas de Información Bajo Alto Costo

Organigrama Circular y Mixto (otros) Cuando las líneas de autoridad parten del centro hacia la periferia Cuando se hace cualquier combinación de las anteriores presentaciones

Tips para la elaboración de un organigrama 1. Utilizar nomenclatura jerárquica uniforme es decir, a cada nivel de la estructura debe de corresponder igual denominación (todos directores o jefes o supervisores o bien, todos puestos o funciones). 2. No usar diferentes tamaños o formas de las figuras geométricas. 3. Algunas veces, no es recomendable incluir en un solo organigrama todos los niveles de la organización ya que la presentación puede ser confusa, motivo por el cual se recomienda que el organigrama se muestre una presentación general y posteriormente cada una de las áreas administrativas más importantes por separado, y de esta manera simplificar el entendimiento del mismo.

Tips para la elaboración de un organigrama 4. No mezclar estructura con flujos de información dentro de ella. 5. Identificar claramente el organigrama. Esto es, la empresa a la que corresponde y el nombre de la unidad que representa. 6. Establecer el momento de la elaboración y el autor del diseño ya que las estructuras cambian con el tiempo y es conveniente conocer quién lo elaboró para posibles aclaraciones.

Opciones para el diseño de la organización El diseño global de la estructura de la organización indica tres puntos: 1. Actividades de trabajo requeridas 2. Líneas de reporte 3. Agrupamientos departamentales

Opciones para el diseño de la organización 1. Actividades de trabajo requeridas Los departamentos se crean para desempeñar tareas importantes para la compañía, las actividades de trabajo son funciones que ayudan a la compañía a obtener sus objetivos. El departamento de Recursos Humanos, recluta y entrena empleados. El departamento de sistemas desarrolla programas.

Opciones para el diseño de la organización 2. Líneas de reporte También llamadas cadenas de mando, deben ser una línea continua de autoridad que liga todas las personas de una organización y muestra quién reporta a quién.

Opciones para el diseño de la organización 3. Agrupamientos Departamentales Agrupamiento departamental Agrupamiento funcional Agrupamiento divisional Agrupamiento de enfoque multiple Agrupación horizontal Agrupación modular

Opciones para el diseño de la organización Agrupamiento departamental Tiene impacto en los empleados porque comparten un supervisor y recursos comunes, son responsables del desempeño y tienden a identificarse y colaborar.

Opciones para el diseño de la organización Agrupamiento funcional Coloca juntos a los empleados que desempeñan funciones o procesos de trabajo similares o que aportan un conocimiento o habilidades parecidas. El personal del centro de informática de la SEGOB

Opciones para el diseño de la organización Agrupamiento divisional El personal se organiza de acuerdo con la que la organización produce. Toda la gente que se requiere para producir pasta dental incluso mercadotecnia, manufactura y ventas se agrupa bajo un solo ejecutivo. EADS antes MATRA

Opciones para el diseño de la organización Agrupamiento de enfoque múltiple Significa que una organización adopta al mismo tiempo dos posibilidades de agrupamiento: Matricial (más adelante) Híbrida EADS antes MATRA

Opciones para el diseño de la organización Agrupación horizontal Los empleados están organizados alrededor de proceso central de trabajo, la información y el flujo de los materiales que proporcionan valor directamente a los clientes. Todos los empleados que trabajan en el proceso central, son reunidos en un grupo en lugar de ser separados en departamentos. IFE encuestadores

Opciones para el diseño de la organización Agrupación modular Es el más reciente enfoque en el agrupamiento departamental. Con un agrupamiento modular, la organización esta conectada desordenadamente en componentes separados. En esencia, los departamentos son como organizaciones separadas que están electrónicamente unidas para compartir información y para finalizar tareas. Bell Helicopter y Flight Safety, caso Bimbo, Plataformas

Opciones para el diseño de la organización Los dos enfoque más comunes del diseño estructural son: Agrupamiento funcional (Gobierno) Agrupamiento divisional (caso Microsoft)

Opciones para el diseño de la organización Agrupamiento de enfoque múltiple Matricial (supongamos que esta estructura se refiere aun fabricante de ropa. El producto A es calcetines, el B es ropa de vestir, C es pijamas y así sucesivamente. Cada línea de productos sirve a mercados y clientes diferentes. (Caso Nestle, Kelvin C.) Hibrida (combinación de funciones, divisiones, modulares, geográficas y horizontales) caso Ford 12,000 empleados sirviendo a casi 15,000 distribuidores.

Aplicación del Diseño Estructural Cada tipo de estructura es aplicada en diferentes situaciones y desarrolla diferentes necesidades. Cada tipo de estructura, representa una herramienta que puede ayudar al director a lograr que la compañía sea más efectiva, dependiendo de la situación.

Síntomas de Deficiencia Estructural Los principales gerentes evalúan cada determinado tiempo la estructura organizacional para determinar si es adecuada a las necesidades cambiantes de la organización. Muchas compañías prueban una estructura organizacional, luego se reorganizan en otra con la finalidad de encontrar el reajuste correcto entre las relaciones de reportes internos y las necesidades del entorno externo. Ejemplo: Compaq Computer cambio de una estructura funcional a una estructura divisional. Caso H.P. (Leer)

Síntomas de Deficiencia Estructural 1. La toma de decisiones se demora o carece de calidad Las personas que toman decisiones pueden estar sobrecargadas porque la jerarquía les envía demasiados problemas y decisiones. La delegación de autoridad puede ser insuficiente. La información no llegue a las personas correctas.

Síntomas de Deficiencia Estructural 2. La organización no responde en forma innovadora a un entorno cambiante La estructura organizacional también tiene que especificar la responsabilidad departamental, que incluye la supervisión del entorno y la innovación. 3. Es evidente que hay muchos conflictos

Conclusión Un organigrama es sólo líneas y cuadros en una hoja de papel o electrónica. Su propósito es estimular y dirigir a los empleados en actividades y comunicaciones que permitan que la compañía alcance sus objetivos. El organigrama aporta la estructura, pero los empleados proporcionan el comportamiento. Es una directriz que estimula a las personas a trabajar juntas, pero la administración debe implementar y llevar a cabo estructuras.

Ejemplo