III JORNADAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE CIUDADES Y ESTADOS SUBNACIONALES DE IBEROAMÉRICA La estimación de costos en el sector público, una propuesta metodológica Raúl Calle Ramírez Buenos Aíres, mayo del 2013

Principios y definiciones básicas AGENDA Introducción Contexto Principios y definiciones básicas Propuesta metodológica Conclusiones

INTRODUCCIÓN El objetivo de la propuesta de estimación de costos es incorporar elementos orientados a determinar la eficiencia y mejorar la asignación de recursos en el presupuesto. La propuesta se articula a partir de las categorías programáticas asociadas a elementos y conceptos sobre costos. El ámbito de aplicación de la estimación de costos es el sector público no empresarial (gobierno general)

CONTEXTO Las reformas en AFG son el producto de distintas situaciones y han comprendido objetivos comunes. Enfoques integrales de gestión, el desarrollo de la contabilidad pública y el presupuesto por programas. Orientar la gestión de recursos a la administración por objetivos y a la responsabilidad por los resultados. Uso del presupuesto orientado a resultados con énfasis en la evaluación de desempeño. Evaluación para establecer hasta qué punto la política o programa está consiguiendo los objetivos y a que costo se consiguen.

PRINCIPIOS BÁSICOS Eficiencia: logro de los objetivos con el mínimo costo posible o maximización de los beneficios para un costo determinado Eficacia: logro de los objetivos propuestos sin tener en cuenta los costos. Economía : utilización de los recursos con criterios de utilidad y asignación adecuada.

DEFINICIONES BÁSICAS GASTO CONSUMO COSTO CÁLCULO CONTAB. DE COSTOS

DEFINICIONES BÁSICAS GASTO: Bienes y servicios que una institución adquiere y que significa la propiedad sobre un bien o el derecho a un servicio. Toda adquisición de bienes o servicios constituye una compra, implica un gasto y obliga a un pago. CONSUMO: Conjunto de bienes y servicios aplicados al proceso productivo para su transformación en productos . COSTO: Consumo valorado en dinero, de bienes y servicios para la producción (significado económico).

CONTABILIDAD DE COSTOS DEFINICIONES BÁSICAS CALCULO DE COSTOS Se practica a nivel informativo con el fin de comparar, así como para conocer su composición o lograr mayor eficiencia en la asignación de recursos CONTABILIDAD DE COSTOS Implica el registro metódico de los costos y la emisión de informes. Requiere de un ordenamiento sistemático para lograr la recolección de datos, su medición, el registro, el procesamiento y la emisión de informes.

MARCO CONCEPTUAL Centro de costos Categorías programáticas CALCULO DE COSTOS Centro de costos Categorías programáticas Criterios para imputar costos Clasificación de costos

CATEGORÍAS PROGRAMÁTICAS El cálculo de costos requiere contar con categorías programáticas que permitan reflejar el valor de los productos (terminales e intermedios) en función de los objetivos de la institución (para qué se produce). Las categorías programáticas reflejan acciones presupuestarias que tiene como objetivo la obtención de bienes o servicios.

CATEGORÍAS PROGRAMÁTICAS CÓMO SE PRODUCE?? PRODUCCIÓN TERMINAL PROGRAMA SUB PROGRAMA PRODUCCIÓN INTERMEDIA ACTIVIDAD ESPECIFICA ACTIVIDAD COMUN PRODUCCION INTERMEDIA ACTIVIDAD CENTRAL PROYECTO

CENTROS DE COSTOS Los centros de costos son cada uno de los ”lugares” donde se lleva a cabo las actividades necesarias para realizar las funciones que tiene asignada la institución. Un centro de costos generalmente se corresponderá con la división de la estructura organizativa de la institución. (Quién consume???) Características: actividad homogénea, único responsable, ubicación física, objetivos propios y una responsabilidad definida.

CENTRO DE COSTOS QUIÉN CONSUMÉ??

CLASIFICACIÓN CENTROS DE COSTO CENTROS DE COSTO PRINCIPALES. Realizan una o varias actividades destinadas a la producción de bienes y servicios terminales. CENTRO DE COSTO AUXILIARES. Realizan actividades de apoyo a la producción final. CENTROS DE COSTO AUXILIARES-CENTRALES. Realizan actividades de coordinación y supervisión de otros centros de costos son centros de tipo administrativo en general.

CLASIFICACIÓN CENTROS DE COSTO Centro de costos principales Centro de costos auxiliares centrales Centro de costos auxiliares

CLASIFICACIÓN DE COSTOS RENGLONES DE COSTO COSTO DIRECTO COSTOINDIRECTO COSTO FIJO COSTO VARIABLE

RENGLONES DE COSTO Clasificación de los costos por su naturaleza, se refiere a aquellos bienes y servicios consumidos por la institución y agrupados en categorías significativas según su naturaleza. Ejemplo: Personal Bienes y servicios Suministros Costos financieros Depreciación

COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS COSTOS DIRECTOS son aquellos que pueden ser asignados en forma directa a un producto. COSTOS INDIRECTOS no pueden ser asignados de forma directa a estos productos. Para su imputación es necesario utilizar criterios de distribución previamente definidos.

RELACIONES CC 1 CC 1 CC 1 CC 2 CC 1 CC 2 CP 1 CP 1 CP 2 CP 1 CP 1 CP 2 CD CD CP 1 a, b, c,…. CC 1 Renglones de costo CP 1 Educación inicial CI Escuela x a, b, c…. CD CC 1 CP 2 Educación básica CI Renglones de costo Agencia x CC 1 CI CP 1 CD Recaudación de impuestos a, b, c, … Agencia y CI CC 2 Renglones de costo Rectoría Dirección General CP 1 CI CC 1 CI a, b, c, … Aula CP 2 CC 2 Docencia CI Renglones de costo CI

Caso b Caso a Caso c RELACIONES Categoría programática Centro de costo Centro de costos Categoría programática Caso c Centro de costos Categoría programática

CRITERIOS PARA IMPUTAR COSTOS Son instrumentos que facilitan la distribución de los renglones de costo a los centros de costos y categorías programáticas. Están relacionados con el tiempo efectivo de trabajo la superficie, potencia instalada, número de puntos de conexión telefónica, etc. Se debe elegir el criterio que mejor mida el comportamiento del costo. Los criterios deben ser propios de cada institución sin perjuicio de su homogeneización posterior mediante la aplicación de criterios genéricos para casos y situaciones similares.  

CRITERIOS PARA IMPUTAR COSTOS Costo de personal Tiempo efectivo de trabajo Suministros Potencia instalada Punto de luz Número de metros cuadrados Bienes y servicios Tiempo efectivo de trabajo (material de oficina) Número de metros cuadrados (alquileres)

CRITERIOS PARA IMPUTAR COSTO DE PERSONAL No. de días efectivamente trabajados No. de días totales del período TIEMPO EFECTIVO DE TRABAJO

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CALCULO DE COSTOS GESTION DE PERSONAL GESTION DE BIENES GESTION DE ALMACENES SISTEMA DE CONTABILIDAD

CONCLUSIONES Es posible combinar técnicas de presupuesto por programas con técnicas de estimación de costos. La técnica de estimación de costos obliga a una profundización en el uso de la técnica del presupuesto por programas al mismo tiempo que la valida como instrumento de expresión del proceso productivo público. Se hace necesario avanzar en el diseño, desarrollo e implementación de la contabilidad de costos en el marco de los sistemas de información económico financiero.

“ Es fácil vivir con los ojos cerrados interpretando mal todo lo que se ve”. JOHN LENNON MUCHAS GRACIAS