Secretaría General Organización de los Estados Americanos Desarrollo e Implantación de un Sistema de Planificación, Control y Evaluación Presentación del DPCE a la CAAP 29 de Noviembre, 2006

2 Mandato: AG/RES (XXXVI-O/06) 13. Evaluación y control de resultados a.Encomendar al Secretario General que, con el objeto de mejorar la transparencia y eficacia de las operaciones de la Secretaría General, continúe los esfuerzos por establecer sistemas adecuados de planificación, control y evaluación que permitan a los Estados Miembros dar seguimiento a la programación y control presupuestario

3 Departamento de Planificación, Control y Evaluación (DPCE) Funciones: Coordinar los procesos de planificación, control y evaluación de toda la Secretaría General Desarrollar y administrar los instrumentos que permitan una gestión articulada de los procesos de planificación, control y evaluación Gestionar la programación y control presupuestarios en coordinación con la SAF Gestionar información gerencial y estadísticas institucionales necesarias para toma de decisiones Secretaría Técnica de la Comisión de Evaluación de Proyectos

4 Definiciones: 1. Planificación = Proceso de proyección de actividades, de anticipación de resultados y de asignación de recursos 2. Control = Registro sistemático de resultados alcanzados y recursos ejecutados (sirve para determinar si se hizo lo planificado) 3. Evaluación = Proceso de valoración de resultados de acuerdo a parámetros e indicadores preestablecidos (para que sirvió)

5 Desarrollo e Implantación del Sistema Pasos: Desarrollo de instrumentos de planificación y control Formulación de planes operativos y programación presupuestaria Control operativo Evaluación de resultados

6 Sistema de Planificación, Control y Evaluación Planificación Estratégica Planificación y Control Operativo Monitoreo y Evaluación Programación y Control Presupuestario

7 Componentes del Sistema Planificación estratégica: Define objetivos y cursos de acción a seguir, establece prioridades y orienta el uso de recursos Contenidos: Definición de visión y misión institucionales Establecimiento de marco temporal de referencia Identificación de estrategias y líneas de acción Definición de objetivos y metas estratégicas Desarrollo de programas y metas de gestión Formulación de planes de implementación (planificación operativa y programación presupuestaria) Sistema de monitoreo, evaluación y control

8 Componentes del Sistema (cont.) Planificación operativa: Identificación de metas operativas para cada dependencia de la SG y su incorporación en calidad de metas programáticas en la elaboración del presupuesto Metodología: Elaboración de tabla de productos-procesos para la clasificación y administración de metas Elaboración de tabla de recursos para la estimación de costos de las metas Identificación y registro de metas operativas de las dependencias de la SG, en el marco de las metas de gestión Asignación de recursos a cada meta operativa Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) Programación presupuestaria por metas operativas

9 Componentes del Sistema (cont.) Control Operativo: Registro del grado de cumplimiento de las metas operativas para cada dependencia de la SG y de las expectativas de cumplimiento pleno al finalizar el año Metodología: Registro y justificación del cumplimiento de cada meta, en términos físicos y presupuestarios Registro y justificación de la expectativa de cumplimiento hasta fin de año Imputación de recursos presupuestarios a metas ejecutadas

10 Instrumentos de Planificación y Control Ejemplos

11 Tabla Productos-Procesos 1.Productos Externos

13 Tabla Productos-Procesos

14 Productos – Procesos - Subprocesos

15 Ejemplo registro de metas

16 Resumen de Metas – POA 2007

17 Ejemplo costeo de metas – Recursos Humanos

18 Ejemplo costeo de metas – Recursos Materiales

19 Ejemplo de Control Operativo

20 Resultados de Control Operativo

21 Resultados de Control Operativo

22 Resultados de Control Operativo

23 Resultados de Control Operativo

24 Resultados En cumplimiento del mandato de que los Estados Miembros puedan dar seguimiento a la programación y control presupuestario, el sistema de planificación, control y evaluación ofrece información sobre: 1. Identificación de metas 2. Gasto por meta 3. Estado de ejecución de metas 4. Impacto de cambios en metas

25 Próximos Pasos Plan Operativo 2006 (ex-post):  En desarrollo actualmente  Control operativo disponible en marzo 2007 Plan Operativo 2007:  Desarrollado en feb-mar 2006  Primer control trimestral en abril 2007  Tablero de control disponible a partir de marzo Plan Operativo 2008:  En proceso en apoyo a la programación presupuestaria de 2008.